工事物件管理

サンプルタスク文書名

1-2-1　工事物件　汐見台建売住宅

 

背景

建設業様では、工事現場ごとに図面や写真など、様々な書類を利用したり管理する必要があります。その一方、現場事務所はスペースが限られており、書類の保管場所も限りがあります。また工事の途中では、施主の希望や施工の都合で、当初の図面や仕様と異なる工事を強いられることもありますが、それらの情報を現場できっちり記録を残すには限界があります。　

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの方には、サンプルタスク文書「工事物件 汐見台建売住宅」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は、建設様が工事現場ごとに発生する様々な書類や図面を、一か所にまとめて管理することができます。狭い現場事務所でも、長期にわたる工事で大量に発生する書類を、スペースをとらずに安全に保管することができます。

 

サンプルタスク文書「1-2-1　工事物件　汐見台建売住宅」のイメージ 

•タイトル：工事物件名が入力されています。
•依頼者：施主の企業名が入力されています。
•タグ：検索に使う物件のカテゴリ（木造、鉄筋など）が付与されています。
•本文：建築計画概要や協力企業の連絡先は決められたフォーマットで表になっています。工程表はEXCELで作成されたものがファイルで添付されています。
1-2-1-a.png
1-2-1-b.png
1-2-1-c.png
 

1-2-1　工事物件　汐見台建売住宅の構成

 

項目

内容

使う人
•建築物件の元請け企業の現場監督などが作成し、工事に関わる関係者と情報を共有します。

利用範囲
•複数の人が共同利用

おしごとルームの作成単位
•施工年度ごとにおしごとルームを作成

タスク文書の作成単位
•工事物件（現場）ごとにタスク文書を作成

タグの使い方
•工事物件の分類カテゴリ（住居、事務所など）を付与します。

主な検索方法
•物件名で簡易検索、過去の物件をカテゴリごとに詳細検索。
 

特長１　決まった項目を記載する場合は表でわかりやすく整理

使用する機能：表作成

建築物件のサマリ情報は、ひと目でわかりやすいように表形式で掲載しています。【画面①】

1-2-1-d.png

【画面①】

特長2　協力企業の担当者や連絡先も表にまとめて見やすく管理

使用する機能：表作成

協力パートナー会社の担当者や連絡先の一覧も表形式にして掲載すると見やすいでしょう。EXCELファイルにまとめられた情報をすでにお持ちの場合は、そのファイルを添付したり、保存場所のリンクを貼っても良いでしょう。【画面②】

1-2-1-e.png

【画面②】

特長3　図面や写真も電子化して管理

使用する機能：折りたたみブロック、ファイル添付

図面や写真などのかさ張る書類もタスク文書に貼り付けて管理できますので、狭い現場事務書のスペースを有効に活用できます。

図面や写真が増えてきたら、折りたたみブロックの機能を使って貼り付けたファイルを必要な時だけ展開して閲覧することもできます。【画面③】

1-2-1-f.png

【画面③】

 

特長４　過去の工事物件から探したい特長を持った物件を検索できます。

使用する機能：フリー検索

タグに物件の特長、分類などを付与することで、過去に施工した大量の物件の中から、必要な物件情報だけを絞り込み検索ができます。

おしごとルームは施工年度別に分類されていますが、フリー検索で「おしごとルーム」全体から「オール電化」仕様の住宅（物件）のタスク文書だけを絞り込むというようなことができます。【画面④】

 1-2-1-g.png

【画面④】

 

特長５　施工年度がわかれば更に詳細な
検索も可能に

使用する機能：タグ、詳細検索

おしごとルーム（施工年度）を指定すれば更に詳細な検索が可能になります。

詳細検索画面で検索キーワード（タグ名）に「オール電化」「改築」「バリアフリー」と入力すれば、すべての条件を満たした物件のタスク文書が検索できます。【画面⑤】

1-2-1-h.png

【画面⑤】

運用

1.まずIT担当の方が、工事現場向けの情報共有ツールとして、おしごとルームを年度別に共有ルームを共有フォルダー上に作成します。
2.次に、サンプル文書を参考にして自社向けのタスク文書のフォーマットを決めます。
3.フォーマットが決まったら、作成したおしごとルームの中に、実際の工事現場で使用したドキュメントや情報を入力したタスク文書をいくつか作成します。
4.説明用のサンプルがいくつかできたら、社内で説明会を開くなどして運用方法を周知します。
5.周知が完了したら社内（外）に公開します。
6.現場監督の方は新たな工事が始まる前に、対象となる現場の情報をサンプルタスク文書を参考にして入力しておきます。（図面や協力会社の担当者の連絡先など）
7.工事に関係するメンバーに対象のおしごとルームを監視先に設定するよう指示します。
8.施工方法や工事日程が変更になったら、現場監督はタスク文書内の記載内容をすぐに修正します。タスク文書が修正されると、関係するメンバーに通知が届きますので内容を確認します。
9.工事が無事完了したら、ヘッダーの「状態」を「実施中」から「完了」に切り替えます。

効用

1.工事現場ごとに発生する書類が、ひとつのタスク文書にまとめられていますので、書類の紛失防止に役立ちます。
2.新たに発生した書類は、その都度タスク文書に登録しておけば、完成図書作成時の効率アップにも役立ちます。
3.掲示板方式で情報を共有し情報の更新が行われると通知が飛びますので、情報の伝達漏れが防止できます。
4.現場事務所の限られたスペースの中で、大量の書類や図面を管理することができます。

 

このサンプルタスクをダウンロードする