【フォーマット例付き】議事録に入れるべき項目や作成ポイントなどを紹介
業務効率化
議事録の作成は、初めてやると意外に手間のかかる作業です。しかし、正しいフォーマットを用意しておくことで素早く適切な議事録を作成することができます。また、ツールを利用することで、より効率的かつ正確に議事録を作成し、共有することが可能です。
ここでは、議事録の正しいフォーマットの作り方と、議事録作成にツールを使う利点などについて紹介します。
そもそも議事録とは？
議事録とは、会議や打ち合わせの内容や決定事項をまとめたものです。一般的に、その場の出席者のひとりが作成し、会議の出席者および関係者に共有します。
議事録作成の目的は、大きく分けて、次の2つです。
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会議の内容について記録を残すこと
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出席者および出席していない関係者に会議の内容を共有すること
そのため、議事録を作成するときには、必要事項を抜け漏れなく伝えることと会議が終わったらできるだけ早く作成して配布することが重要になります。議事録は、勉強を兼ねて若手が作成することも多いようです。
多くの企業では議事録の文書の形式や共有方法に決まった方式があるため、毎回一から作成するよりも、フォーマットを作成して利用するのが効率的です。
作成時に必要な項目の抜けや漏れを防ぐことにつながりますし、文書作成の手間を省いてスピーディーに議事録を作成することもできます。さらには、毎回同じ形式の文書が作成されるため、どこに何が書いてあるのかが分かりやすく、読み手が読みやすいといった利点もあります。
議事録の作成について詳しくは、「「備忘録」だけではない！活かせる議事録の作り方」もご参照ください。
議事録のフォーマットの作り方
議事録を作成する際、WordやExcelなどすでに社内でファイル形式が決まっている場合は、それにのっとって作成します。議事録に入れるべき項目や例を以下に紹介します。
議事録のフォーマットに入れるべき項目
議事録のフォーマットには、あらかじめ必要な項目を入れておきます。入れておくことで、必要な項目の抜けや漏れを防ぐことができます。
ただし、連絡会議や企画会議など、会議の内容によって議事録のスタイルも異なります。フォーマットは何通りか作成しておくとよいでしょう。
一般的には以下のような項目が入ります。
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会議名
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日時
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開催場所
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参加者、議事録作成者
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議題、その背景
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議事内容、決定事項とその理由
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今後の課題やアクション
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次回の会議の日時、議題
場合により、次のような項目が追加されます。
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主な賛成意見や反対意見、その経緯
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誰がどんな発言をしたのか
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質疑応答
議事録のフォーマット例
議事録のフォーマット例を紹介します。
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作成日：2022年1月20日（木）13時～14時
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会議名：新商品Aの公式Webサイト
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場所：B社会議室1
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出席者：A社 C部長、D課長、E氏
当社 F部長、G、H、I（議事録作成者) -
欠席者：A社 J氏、当社 K氏
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議題：新商品Aの公式Webサイトの仕様決定
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決定事項
1.Webサイト作成の目的は新商品に関する情報提供、販促
2.開発スケジュールは…
3.サイトマップとワイヤーフレームを2月末までに作成 -
参考資料：資料1
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今後の課題：次回までにワイヤーフレームのたたき台を作成すること
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保留・検討事項：コンセプトカラー、キャッチコピーについては保留
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次回会議の日時：2月21日（月）16時30分～17時30分
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次回会議の議題：Webサイトの構成について
議事録作成のポイント
次のようなポイントを押さえると、誤りがなく、読みやすい議事録になるでしょう。
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会議の議題や目的を明確に記載する
主題をはっきりさせることで、議論の方向性や結論、決定事項なども分かりやすく明確になります。 -
決定事項を明確に記述する
議事録で最も重要な内容は、会議で何が決まったか、これから何をしなければならないかということです。この部分を明確に記述し、議論の経緯は必要ならば後述します。 -
一文を簡潔にする
議事録は長時間かけて読むものではありません。ひとつの文は短く簡潔に、一読しただけで内容が分かりやすいように書きます。 -
会議中は会議に集中し、議事録はあとでまとめる
議事録作成に意識が向くことで肝心の会議の内容に集中できず、重要な部分を聞き逃す場合もあります。会議中はメモ程度に抑え、終了後にきちんとした形でまとめる方がいいでしょう。 -
メモと録音を併用する
パソコンや手書きでメモを取るだけでなく、ボイスレコーダーで会議の内容を録音しておくと、抜けや漏れを低減できます。
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以前の議事録への上書きを避ける
議事録作成の際、以前に作成した議事録のファイルに上書きする人も見られますが、修正漏れや必要な文書の削除などのミスが発生しやすい方法なので、避けた方が無難です。
議事録は作成だけでなく管理も重要
議事録は手書きやWord、Excelなどのアプリケーションで作成できますが、管理するのは意外と大変です。ドキュメント管理ツールなどを利用すると、より効率的に管理できます。
ドキュメント管理ツールは、共有もできるとビジネス全般で幅広く使えるため、おすすめです。
ドキュメント管理ツールがあればこんなに便利
ドキュメント管理ツールは、次のような点で議事録に関わる業務の効率化が実現できます。
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議事録と関連資料を統括的に管理できる
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新規に文書が作成されたり更新されたりすると通知を送ることができる
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文書の未読・既読を管理できる
ドキュメント管理ツールがあれば、個人が単独で文書を作成・保存するだけでなく、チームで文書と情報を共有することができます。それによって、より効率的にビジネスを進めることが可能です。
議事録作成・管理にはツールの利用がおすすめ
必要な項目を入れた適切なフォーマットを用意し、議事録作成をサポートするツールを活用することは、効率的な議事録作成に役立ちます。例えば、作成した議事録を共有フォルダに保存したときに、予め登録されたメンバーに通知が飛ぶような仕組みがあるといいでしょう。
また、議事録はミーティングごとに作成されるため、週次ミーティングなどが行われている場合などでは、増えていく議事録を整理して管理する業務負担も増えていきます。そのような場面で活用したいツールがドキュメント管理ツールです。
RICOH Desk Naviもドキュメント管理ツールのひとつで、業務に関わるあらゆるデータを一元的に管理することができます。例えば、議事録自体は本コラムで紹介しているようなフォーマット例を参考にExcelやWordなどのアプリケーションで作成。「おしごとルーム」に議事録を会議で利用した資料とあわせて格納します。「おしごとルーム」には格納した議事録の日付などを都度追記できますので、過去の議事録を含めて整理した状態で管理できます。また、「おしごとルーム」毎に作成するフォーマットは複数用意されているので、初めて利用する方にも、安心してお使いいただけます。
【サンプルタスク】会議議事録管理｜RICOH Desk Navi
RICOH Desk Naviには、議事録だけでなく多様な用途のフォーマットが用意されているため、オフィスで必要なさまざまな文書の管理が容易にできます。また、強力な検索機能や共有機能など、チームでのビジネス活動を効率化するための機能も多く搭載されています。
RICOH Desk Naviには半年間の無料トライアル期間があります。先の議事録管理のフォーマットもダウンロードしていただくだけで利用できますので、まずはお気軽にその便利さを体感してみてください。