電子契約へ移行するメリットは？移行方法と実施のポイントもあわせて解説

業務効率化

2022.03.04

働き方改革や脱ハンコへの動きが加速するなか、契約の在り方にも変化が見られます。紙の契約書に当事者同士が押印する形から、オンラインで契約が締結できる電子契約への移行を検討している企業も多いのではないでしょうか。国でも電子契約を積極的に推奨し、浸透を図っています。

ここでは電子契約への移行検討の参考となる、実施方法やポイントなど必要な情報をお伝えします。

なお、電子契約サービスについては、別途「電子契約サービスとは？主な機能とおすすめのサービスを紹介」で紹介しています。ぜひ、参照ください。

電子契約とは

ペーパーレス化、非対面での対応が浸透するなか、電子契約という言葉も頻繁に聞かれるようになってきました。しかし詳細がよく分からないという声も聞かれます。最初に、電子契約の基本的な情報を解説します。

電子契約の定義

電子契約はその名称どおり、紙ではなく電子的な技術を活用して契約を結ぶことを指します。

契約書とは、当事者同士の合意内容の証拠としての効力を持つ書類です。書類に契約内容を記載し、双方が押印することにより、契約が締結されます。

また、いわゆる「電子契約サービス」を「電子契約」とよぶ場合もあり、国土交通省電子契約システムのポータルサイトでは、電子契約について「従来の紙による契約手続の一連の行為と制度的に同じことを手元のパソコンからインターネットを介して行います」と記載されています。

電子契約の有効性

日本では、印鑑の効力を長く採用してきた文化背景により、電子契約の有効性に懸念を覚えるという人も少なくありません。

しかし、電子契約は押印のある契約書による契約と同等の法的効力を持ちます。電子署名法の要件を満たすことにより、押印された紙の契約書と同等の「真正な成立」が認められています。

電子契約の有効性を担保する、主な要件は以下のとおりです。

電子文書（電子契約書）には、電子署名法第3条に規定する電子署名が付与されている必要があります。このとき、利用者と電子署名のサービス提供事業者間で交わされる処理のプロセスが適切であり、電子署名サービス自体が十分に信頼に足るものであることが求められます。
電子署名が、電子契約を行う本人の意思に基づいて付与されたものである必要があります。

参照：利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ＆A（電子署名法第3条関係）（PDF)｜総務省

電子契約に移行するメリット

紙の契約書類による契約から電子契約に移行するメリットとしては、以下のようなものがあります。

印紙税不要：印紙税法の課税物件が存在しないため、印紙を貼る必要がなく印紙代が発生しません。
押印不要：法令で義務のある一部の例外を除き、電子署名のみで契約が成立するため、物理的な押印が不要となります。これにより遠隔地同士であっても契約成立が可能となり、事業のスピード化が図られます。
事務作業・郵送コストの削減：紙の書類作成・整備や郵送にかかる作業および費用が不要となるため、人件費や作業にかかるコストが軽減されます。
書類保管費の削減：物理的な書類がないため、バインダーや書棚、管理維持費などの負担が削減されます。
契約締結までの時間短縮：印刷・製本・郵送の時間が不要。またクラウド上でのデータ確認が可能となるため、担当者不在による確認の遅れがありません。ビジネスチャンスを逃さず、適切なタイミングでの契約処理が実現します。

電子契約への移行により、各段階での処理における省人化、作業の省略化が進み、業務効率の向上やコスト削減に結びつくことが期待できます。

電子契約への移行方法

電子契約に移行する方法は主に以下の3つがあります。

自社で電子契約を結べる環境を整備する

自社負担で一から電子契約を結べる環境を作ろうとすると、システムの導入やセキュリティなど、相当額の整備費用がかかります。また、運用負担も発生するため合理的な方法であるとは言えません。

WordやExcelで電子契約書を作成しPDFに変換・電子署名を付与する

一般的なオフィスソフトで電子契約書を作成することは可能です。しかし「真正な成立」とするためには、法令への理解、保存管理などハードルが高いと言えるでしょう。

電子契約サービスを利用する

電子契約サービスを専門とする事業者の活用は、最も一般的な方法です。あらゆる契約に関してのテンプレートが提供されており、紙の書類と変わらない感覚での利用が可能。クラウド上でやりとりができるため、自社での環境整備の負担が発生せず、すべての書類を一元管理できます。

契約に特化しているサービスを活用すれば、安全性・法令遵守が担保されるのも大きなメリットです。

電子契約に移行する際のポイント

電子契約に移行する際、押さえておきたいポイントがあります。

電子化できない契約書もあることに留意しておく

電子契約は紙での契約と同等の効力を持ちますが、すべての契約で電子化が認められているわけではありません。電子化できない契約の種類の例は、以下の通りです。

定期借地契約（借地借家法22条）
定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
投資信託契約の約款（投資信託及び投資法人に関する法律5条）
訪問販売における契約書（特定商品取引法4条）

電子化に当たり契約書の文言を精査する

電子契約による契約書は既存の契約書の文言を活用して作成できますが、電子化するに当たって表現の変更や削除が必要となる箇所があります。例えば、「記名捺印」という言葉は電子契約では使用できないため、電子署名に置き換えるといった作業が必要です。

電子契約の形態に即している内容であることを、精査しておく必要があります。

取引先の同意を得る

契約は、双方同意の下で締結されるものです。契約の形態についても、取引先の同意を得ることで変更が可能となります。

電子契約に移行可能な案件の割合を把握しておく

電子契約の導入を検討する際には、自社で扱う電子契約書に移行可能な案件がどの程度の割合なのか、把握することが重要です。電子契約できない場合には既存の契約方法と併用しなければならないため、事務処理をはじめとするさまざまな負担を考慮しておく必要があります。

電子契約サービスの選択を慎重に行う

現在、数多くの電子契約サービスが提供されていますが、信頼性が高く、使いやすいサービスを選択することが大切です。

なかでもおすすめなのが、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス「クラウドサイン」です。国内での知名度が高く、多くの有名企業や各自治体などでも導入されています。契約締結から契約書管理まで、クラウド上で完結できるため、契約処理にかかる負担の大幅な軽減が実現できます。

さらに業務効率を上げたい場合には、新しいワークスタイルの支援サービス「RICOH Desk Navi」を活用してみてはいかがでしょうか。「RICOH Desk Navi」では、クラウドサインと連携しており、電子契約から契約書の管理までシームレスに行えるので、シンプルに電子契約サービスを利用するより業務効率の向上が見込めます。

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