法に則した電子契約を実施するうえでは、電子契約サービスの活用が有効策となります。現在数多くのサービスが提供されていますが、導入に際しては電子契約サービスに関する理解を深めておく必要があります。

ここでは電子契約サービスの基本知識と主な機能について確認し、おすすめの電子契約サービスの紹介をしていきます。

電子契約については、別途「電子契約へ移行するメリットは？移行方法と実施のポイントもあわせて解説」で紹介しています。ぜひ、ご参照ください。

電子契約サービスとは

初めに電子契約サービスの概要とその仕組みについて解説します。

電子契約サービスの概要

電子契約サービスとは、電子契約をスムーズかつ安全に行うために専門的な事業者によって提供されるサービスです。契約において、契約書をはじめとした従来の書面を取り交わす際に必要とされていたすべてのプロセスを、クラウド上で行うことを可能とするシステムを運用しています。

ペーパーレス化や脱ハンコ化への動きに伴い、電子契約についての認知度は高まりつつありますが、実際の利用率はいまだに高いとは言えません。ただ、すでに利用している企業で実感されている効果としては、テレワーク対応やコスト削減、セキュリティ強化などの企業運営に対する好影響が見られます。

国では内閣府をはじめとする契約形態を電子契約に移行しており、各企業に向けても電子契約を推奨しています。そのため、電子契約サービスの利用についても今後さらに増加していくと予測されます。

電子契約の仕組み

電子契約では契約の正当性を担保するために、書面形式とは異なる要素が求められています。電子データとして電子契約書が作成されると、電子署名、電子証明書、タイムスタンプなどを付与することで、本人証明、非改ざん性の証明、存在証明などが行われます。

電子証明書は、第三者機関である電子認証局によって発行されるため、容易に偽造はできません。電子契約で用いられる電子署名は「印鑑」、電子証明書は「印鑑証明書」の役割を果たしています。

電子契約には、以下の2つの種類があります。

• 当事者型：契約の当事者が作成した書類に対し、電子証明書を利用して電子署名を行う契約方法

• 立会型（事業者署名型）：電子契約サービスを経由して行う方法

電子契約サービスの多くは、書類作成から契約、書類管理まで一括で提供しており、契約における安全性と利便性が確保されています。

電子契約サービスの機能

電子契約サービスとひと口に言っても、提供する事業者や料金などによって搭載される機能は異なります。電子契約サービスで提供されている、一般的な機能には以下のようなものがあります。

安全性に関わる機能

• 電子署名付与：押印に代わるものとして、契約当事者の本人証明を行います。

• 電子証明書発行：印鑑証明に代わるものとして、署名が契約当事者本人のものであることを証明します。

• タイムスタンプ付与：署名時刻や契約書の作成日時を記録し、書類内容の改ざんを防止します。

業務効率化に関わる機能

• テンプレートの提供：書類のひな型を提供することで、必要事項の入力のみで書類作成ができます。

• ワークフロー機能：申請や稟議などでの承認ルート設定ができます。申請書類を電子化し、処理状況の可視化が可能になります。

• タスク管理機能：業務関係者に依頼した案件の処理状況を確認できる機能です。遅延が発生した場合に、アラートを発動できる機能もあります。

関連記事：知っていますか？ 稟議と決裁の違い。稟議の申請と承認にかかわる負担を減らすワークフローシステム

コンプライアンス強化

• 各種セキュリティ：データアクセス制限機能、データ閲覧ログ機能など、改ざんや消失のリスクを回避します。

• 原本保管機能：締結済みの書類を、クラウド上に保管・管理します。

• 検索機能：過去の書類をキーワードや日時、担当者などで検索。外部監査で開示請求があった場合にも、迅速に対応できます。

• 案件一括管理・進捗管理：ルールからの逸脱や、承認の停滞が回避されます。

電子契約サービスと連携してさらなる効率化に役立つサービスもある

電子契約サービスだけでは不十分な機能については、電子契約サービスと連携し、電子契約に関連する作業をより効率化できるサービスを活用する方法もあります。

例えば「RICOH Desk Navi」では、代表的な電子契約サービスであるクラウドサインと連携。契約書ファイルをクリックひとつでPDF変換したあと、クラウドサインへアップロードすることが可能です。先方によってサインされた契約書ファイルはRICOH Desk Naviが自動的に引き取りを行い、契約までに至った情報（ファイル）と合わせて、一元管理が可能となります。

また、文書を一括管理できる「おしごとルーム」では、契約書を含めたビジネスに必要な情報をひとつに統合・管理。社内外での情報共有について、さらなる円滑化が実現されます。

法務部との共同作業となる契約書作成にも、おしごとルームが有効に働きます。例えば、契約業務に欠かせない、相談元と法務部門の担当者が無駄なくやりとりできるようになったり、契約書の文言の修正作業が行えたりするなど、効率良く契約業務を遂行できます。

おしごとルームを初めてお使いになる方のために、「サンプルタスク文書」をご用意しています。おしごとルームの利用者にしかご利用いただけませんが、契約業務で利用できるサンプルタスク文書の概要を以下からご覧いただけます。

【法務】法務相談・アドバイス　サンプルタスク文書

RICOH Desk Naviは契約に関する業務をはじめ、さまざまな業務の円滑な遂行をサポートします。半年間の無料期間があり、自社への適合性を見たいという場合にはお試しが可能です。

RICOH Desk Navi の特長

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おすすめの電子契約サービスの紹介

現在、さまざまな電子契約サービスがありますが、導入に際しては信頼性が高く、自社ニーズに合う機能を提供するサービスを選ぶ必要があります。おすすめの電子契約サービスをご紹介します。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は弁護士ドットコムが運営する、日本の法律に特化した電子契約サービスです。市場認知度および国内シェアNo.1で、大手企業や自治体が多数導入済みという点からも信頼性の高さがうかがえます。何といっても弁護士監修であり、法令遵守が担保されている安心感があるのが人気の高さの理由でしょう。

スタンダードなプランにはテンプレート、権限管理、API連携などが付帯しており、ユーザー数、契約送信数無制限。

RICOH Desk Naviと連携すれば、電子契約書に付帯する情報（資料）や、作成から管理までのプロセスなどのすべてを一元管理できるので、効率的に業務が進められます。

BtoBプラットフォーム 契約書

「BtoBプラットフォーム 契約書」は株式会社インフォマートが提供する、BtoBプラットフォームシリーズのひとつです。

契約締結・文書管理・ワークフロー（社内稟議）をまとめて一元管理可能。ワークフロー機能は、オプションで選ぶことができます。

自社を含めた、最大5社間契約まで実施可能です。

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」はGMOインターネット株式会社が提供しており、旧「Agree」の後継です。

導入件数は40万件以上。細かい権限管理や閲覧制限、社内承認フローなど、ガバナンス強化に役立つ機能が標準で搭載されています。また、導入支援や電話サポートが充実しているのも特徴と言えるでしょう。

株式会社レコモット提供のモバイル向けテレワークプラットフォーム、「moconavi」との連携が可能です。

電子契約サービスは法令・セキュリティ・業務効率化がポイント

電子契約に移行する理由は主に契約業務の簡略化・スピード化であり、この点についてはいずれのサービスも、カバーしていると考えられます。実際に運用する際には、加えて法的観点からの整合性、セキュリティリスクの排除、企業運営全体の業務効率化への貢献などの点も、重要なポイントとなります。さらには、各社員の業務タスクや各種書類データとひもづけられ、ほかのサービスとも連携できる拡張性があれば、業務効率の大幅な向上も期待されます。電子契約サービス選定に当たっては、自社業務に照らし合わせ、十分な検討を重ねていきましょう。