マニュアル作成を効率化！テンプレートやツールの活用方法を紹介
業務効率化
業務マニュアルがあると業務を覚えるのも教えるのもとても楽になりますが、マニュアルの作成には手間も時間もかかります。
そこでおすすめなのが、テンプレートを用意しておくことです。テンプレートがあればマニュアル作成が楽になるだけでなく、抜けや漏れがない正確なマニュアルを作成することができます。さらに、ツールを利用することで、作業負担の軽減も可能です。
ここでは、テンプレートを利用したマニュアル作成と、作成を効率化できるツールについて紹介します。
業務マニュアルを作成するメリット
業務マニュアルとは、ビジネスの現場で使われる業務の手順書、説明書のことです。一般的には業務の内容や手順などを図表入りで分かりやすく解説したもので、新人教育や異動時の引き継ぎなどに使用されます。
以前は紙の書類が一般的でしたが、最近はWord文書やPDFファイルなどで作成し、電子データで共有されることが増えてきました。もちろん、紙に印刷することもできます。
業務マニュアルの整備には、次のようなメリットがあります。
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業務の標準化
全員に同じ手順を教えることで、業務の標準化を行うことができます。それによって品質の均一化や、業務属人化の回避が期待できます。 -
業務の効率化
業務標準化により、全員の作業を最も効率的な手順に統一することができます。それによって作業時間が短くなり、業務効率化につながります。 -
教育コストの削減
業務マニュアルがあることで、教育にかける時間や手間を減らすことができます。また、研修後に分からないことがあっても業務マニュアルを参照できるため、上司の時間的コスト削減にもつながります。 -
引き継ぎしやすくなる
異動時には引き継ぎの時間が取れないこともあります。しかし業務マニュアルがあれば、引き継ぎ時の時間を削減することが可能です。 -
ミスを削減できる
業務マニュアルにより、最も効率的な手順が標準化されます。それは作業時のミスを減らすことにもつながります。
以上のように多くのメリットがあるため、多くの企業では業務マニュアルを作成して、教育や研修に活かしています。
業務マニュアル作成のポイント
誰にでも分かりやすく使いやすい業務マニュアルを作成するには、次のようなポイントがあります。
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デザインよりも内容重視
業務マニュアルに最も重要なのは内容です。デザインはシンプルに、伝えたい内容が明確に伝わることを重視しましょう。 -
5W1Hを意識して、明確で簡潔な文章で
短く簡潔な文章で、誤読されないように明確に記述します。
Who（誰が）、When（いつ）、Where（どこで）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どうやって）の6つの要素を意識すると分かりやすい文章になります。 -
適度にイラストや画像を入れる
操作や手順は、文章だけでは分かりにくいものです。図やイラスト、表、スクリーンショットなどを適度に織り交ぜると、操作方法や手順がより分かりやすくなります。 -
分かりやすい言葉で記述
読み手のレベルに合わせて、分かりやすく記述します。専門用語や略語を使わず、その分野の初心者に合わせて書くとよいでしょう。中級者以上に向けた業務マニュアルの場合は、対象によって記述レベルを調節します。
業務マニュアル作成にはテンプレートを利用すると効率的
分かりやすいマニュアルを作るためには、業務を理解していなくてはなりません。そのため、業務マニュアルを作成するには、ある程度の業務経験が必要です。しかし業務マニュアルを作成できるような社員は、主戦力としてほかにも多くの業務を抱えていることが多いでしょう。
業務マニュアルの作成は重要ですが、本来業務ではなく付随的な業務です。できるだけ手間を省き、効率化したいところです。
テンプレートを利用すれば業務マニュアル作成の作業を効率化できます。
マニュアル作成にテンプレートを使うメリット
業務マニュアル作成によく使われるWord文書、PDFファイルのいずれも、テンプレートを使ってマニュアルを作成することが可能です。
テンプレートを使うことには、次のようなメリットがあります。
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内容作成に専念できる
テンプレートがあれば、書式を細かく調整したりする必要はありません。
内容や本文だけを考えればよくなるので、素早く効率的にマニュアルを作成できます。 -
一定の品質を実現できる
テンプレートでは、すでに見やすいデザインが完成されています。それを使えばすべての業務マニュアルのフォーマットを統一できます。また、効果的に図表や画像などを挿入できます。
それによって、一定の品質や分かりやすさを担保できます。 -
必要な項目の抜け漏れを防止できる
テンプレートには最低限必要な項目が用意されています。それによって、必要な項目の抜けや漏れを防ぐことができます。
マニュアル作成に利用するテンプレートを選ぶポイント
適切なテンプレートを選ぶには、次のようなポイントがあります。
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業種や業務内容に合わせて選ぶ
必要な業務マニュアルには、業務の手順を示すもの、操作の手順を解説するものなど、さまざまなものがあるでしょう。マニュアルを作成したい業務内容に合ったテンプレートを選びましょう。 -
できるだけ視覚的に分かりやすいものを選ぶ
テンプレートの多くは、画像や動画、図表などを任意の場所に入れる方法を用意しています。できるだけ視覚的に分かりやすいものがいいでしょう。そのなかでも図をたくさん入れたい、数は少なくても動画を入れたいなど、用途に合ったものを選ぶことが大切です。
マニュアル作成にはツールを使うとより効率的で便利
マニュアル作成には、ドキュメント共有ツールの利用をおすすめします。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、業務の手順が修正されたり業務に使用するツールが変更されたりするたびに、随時更新する必要があります。
そのためマニュアルは、必要とする社員が常に最新のものにアクセスしやすい状態にしておく必要があります。それにはドキュメントの共有と運用管理が重要になり、誤りのないようバージョン管理も欠かせません。
ドキュメント共有ツールを使えば、マニュアルの作成だけでなく、共有・運用・管理が楽になります。
ドキュメント共有ツールの機能
ドキュメント共有ツールには、次のようにマニュアル作成や運用が楽になるような機能があります。
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テンプレートやフォーマットを利用して効率的にマニュアルを作成できる
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マニュアルと関連資料を統括的に管理できる
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新規に文書が作成されたり更新されたりすると通知を送ることができる
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画面で閲覧するだけでなく、紙での出力もできる
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マニュアルそのものだけでなく、改定に至ったプロセスも記録できる
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文書の未読・既読を管理できる
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付箋形式でメモを残すことができる
マニュアルは作成して終わりではなく継続的な運用管理が重要
マニュアルの作成は、テンプレートの利用で大きく効率化できます。しかし、マニュアルは作成だけでなく、発行してからの運用管理も重要です。
業務マニュアルは、頻繁に更新されます。きちんとした運用管理ができていなければ、知らないうちに古い情報を参考にしてしまうこともあるでしょう。それでは、マニュアル通りに業務を遂行しているにもかかわらず、ミスが発生することにもなりかねません。
マニュアルの正しい運用管理には、ドキュメント共有ツールなどの利用をおすすめします。
例えばRICOH Desk Naviでは、業務マニュアルを業務に関わるデータや付随する情報と合わせて一元管理することが可能です。さまざまな用途のテンプレートがそろっており、マニュアルの作成も容易です。また、強力な検索機能があるため、マニュアルを使う社員にも便利です。文書共有やアクセス制限など運用管理に必要な機能も多く用意されています。その他詳細は、以下からご確認ください。
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