業務管理で生産性の向上を目指す!基礎知識から進め方、実施ポイントまで解説

業務管理で生産性の向上を目指す!基礎知識から進め方、実施ポイントまで解説

業務効率化

日本企業の生産性の低さが課題として挙げられるなか、各企業はいかにして自社運営を改善していくかを考えていかなければなりません。業務管理はその柱となる手法のひとつです。しかし、具体的な進め方がわからず、着手に至らないケースもあるようです。

業務管理の基本的な考え方と内容、実施の手順などを紹介します。

なお、業務管理ツールのおすすめやその選び方については、「業務管理ツールを選ぶポイントは?機能ごとの種類とおすすめサービスを紹介」をご覧ください。

業務管理とは

企業の利益を最大限に追求するためには、自社が保有するさまざまな経営資源を適切に活用していく必要があります。業務管理は、それを実現するために必要不可欠な手法です。

まずは、業務管理の基本的な考え方とその内容を見ていきましょう。

業務管理の基本的な考え方

業務管理とは、業務の効率化を図り能率的に実施することで、その作業効果を最大化するための管理です。

ヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源を適切にコントロールし、少ない時間で最大の業務効果を得られるようになれば、企業全体の生産性が向上し、より高い利益獲得につながります。

業務管理においては、業務内の作業の要・不要を切り分け、工数管理と時間管理を徹底していくことが求められます。企業の運営上、ムダな部分をそぎ落とし、人材の配置やかける費用、時間配分を最適化するのが業務管理の基本です。

しかし、社内の業務は多岐にわたり、複雑な関連性を持っています。そのため業務管理は一分野だけを見て実施しても、有効性が限られます。企業の内部統制の観点からも、全体を統括する意識を持って業務管理を行う必要があるのです。

業務管理の具体的な内容

業務管理の主な項目は、以下のとおりです。

  • 時間管理:プロジェクトごとのスケジュール、各工程における時間配分も業務管理の対象です。各社員の個人業務・タスクにかかる時間についても、それぞれが把握するだけではなく、全体管理のなかに繰り入れます。それによって、互いの業務の遅れを補完し、プロジェクト進行の遅延を回避できます。

  • タスク管理:企業の業務では、細分化されたタスクが積み重なって大きな事業をつくり上げます。部署・個人のタスク管理を徹底することが、プロジェクト全体を成功に導きます。ToDoリストの作成、優先すべきタスクの確認、タスクの進捗状況など、適切な管理が業務遂行の効果を上げるとともに、オーバーワークや過度な重責への気づきをもたらす役割を果たすのです。

  • 勤怠管理:出社・遅刻・休憩時間・時間外労働・有給消化率などの勤怠管理は、社員への公正な評価と健全な勤務体制構築の要となります。特に働き方改革が進行する今、有給休暇の消化や残業時間には十分に目を配らなければなりません。

  • 健康管理:職場環境を含めた社員の健康管理も、業務管理の一環です。社員は企業の最重要リソースであり、心身の健康が各社員のパフォーマンスに大きく影響します。社員の健康管理を経営的な視点で考え、戦略的に行う「健康経営」が企業力強化につながります。

  • 顧客管理:顧客情報の管理・顧客に関連する案件の管理を適正化できれば、各業務の結びつきがスムーズになり、業務効率の向上が実現できます。例えば営業、カスタマーサポート、マーケティングの各部門が共通の顧客データを活用し、各方面からの情報を追加していくことで、それぞれが現時点での最適な施策を打ち出していけるようになります。

  • 経営管理:企業目標を達成するために、計画策定から実施中の評価、改善といった一連のプロセスを体系的に管理する手法です。一般的には企業組織、あるいは事業部単位で実施されます。この経営管理を業務管理のなかに組み込み、ほかの管理項目と統括管理することで、組織の方向性の浸透や各プロジェクトの連携、社員との意識の統一化などの効果が期待できます。

業務管理の必要性

近年、業務管理が注目されている背景には、企業が置かれている厳しい状況があります。社会が複雑化・多様化し、先が見通しにくい現状にあって、散漫な経営体制では生き残っていくのが難しいと考えられます。

生産性を上げて市場競争力を高めるためには、企業全体で統率を取り、方向性を一致させることが必要です。そのためには、全社的な業務の見える化とマネジメント強化が重要です。

業務管理によって業務プロセスやフローを見直し、個々の社員がどのような働き方をしているのかを把握できれば、企業の課題を見出して、改善策が実行しやすくなります。

また、企業利益に直結するコアとなる業務を中心・優先とし、ムダな作業や重複を排除しながら、企業としての集中力を高められます。

業務管理で目指す目的としては、主に以下のようなことが挙げられます。

  • 部署ごとにバラバラに行われている業務の一元管理

データの共有、部署同士の協働により、合理的な業務遂行を可能にします。

  • 業務効率の向上

不要な会議の削減、ムダな資料作成の排除、ワークフローの最適化などにより、業務スピードの向上を図ります。

  • 業務の適正化による内部統制強化

専有化・属人化されている業務をなくし、透明性を図ることで、不正を生み出しやすいブラックボックス的な要素を排除していきます。現場の状況に合った一律のルールのもと、全体目標に対して足並みをそろえた業務遂行を実現します。

業務管理実施の手順

業務管理を実施する際の一般的な流れは以下のとおりです。

  1. 業務の整理:現状の業務を、不足や過剰の観点から整理します。業務をさらにカテゴリーに分類し、責任の所在を明確化します。

  2. 業務の精査:企業経営への貢献度、事業に対しての重要性、重複の有無といった点から精査します。

  3. 業務時間の計測:タスクおよびスケジュール適正化のために、各業務にかかる時間を計測します。

  4. 分析:業務内容とかかる時間・人員配置を検討します。

各段階において必要に応じ、まとめる業務や細分化する業務を見極め、再編成を実施していきます。

業務管理のポイント

業務管理を実施する際に、押さえておきたいポイントを解説します。

  • PDCAサイクルを回す:

業務管理は継続しながら改善を重ねることで、自社にもっとも適した姿が見えてきます。管理が不足している部分や、より新たな視点・方法が必要な部分など、実施してみなければわからないことも多いはずです。Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のサイクルに従って、効果の高い業務管理を極めていく必要があります。

  • 評価基準の数値化:

正しい評価がなされていないと、効果的な改善につながりません。評価基準を明確に定めることで、業務管理自体が目的となる、管理担当者の自己満足で終わるといった結果を避けられます。各項目で業務管理の実施効果を判断できるよう、数値を用いた定量的な基準を設定して管理します。

  • ITの活用:

全社的な業務管理では、膨大な管理項目が幅広く存在するため、業務内容に合わせたシステム・ツールの導入が現実的な解決方法となります。各業務に特化した管理システムを導入する場合には、システム間の連携を重視して選択することが大切です。

着実な業務効率化に向けた業務管理を実施しよう

企業全体での生産性を高めていくためには、自社内で行われている業務についての把握と、的確な運用が重要です。業務管理を適切に実施することで、ムダのない合理的な業務遂行が実現します。業務管理が的確でないと、主要業務へ回す人的リソースの不足、作業の遅れによる事業損失などの課題発生のリスクがあります。

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