業務効率向上を目指す企業にとって不可欠となるのが、業務管理です。業務管理では、多岐にわたる社内の業務の把握が求められ、それにかかわるデータの管理は煩雑な作業となります。そこで活用したいのが、業務管理ツールです。しかし、業務管理ツールにはさまざまな種類があり、選択に迷うという場合もあるでしょう。

ここでは業務管理ツールの基本情報や主な種類を紹介しながら、導入に向けて参考となる情報をお伝えします。

なお、業務管理について詳しくは「業務管理で生産性の向上を目指す！基礎知識から進め方、実施ポイントまで解説」でも紹介しています。業務管理の基本的な考え方や実施手順などについて知りたい方は是非ご覧ください。

業務管理ツールとは

業務管理ツールの概要と導入のメリットを解説します。

業務管理ツールの概要

業務管理ツールとは、企業運営を適切かつ円滑にするために行う「業務管理」をサポートするシステムです。業務管理ツールを活用することで、企業の多角的な業務の管理を容易にし、業務効率の改善を目指すことができます。

企業業務は多岐にわたるため、それぞれに特化したシステムを使うのが一般的です。業務管理ツールを選定する際は、自社の業務に適していることがもっとも重要な条件となります。

業務管理ツールを導入するメリット

業務管理ツールには、手作業では実施が難しい機能が搭載されています。業務管理ツールを導入する主なメリットとしては、以下があげられます。

• 業務の進捗状況が可視化される：

各プロジェクトの進行や、チームで推進している業務の進捗状況を画面上で確認できるようになり、現時点での段階が可視化されます。スケジュールとの比較表示をすることで、遅れが出ていないかを早期に確認できるようになります。

• タスク管理が容易になる：

スケジュールと同様に、各部署・各社員のタスク状況がひと目でわかるようになります。優先されるタスクの見落としが回避され、全体業務への支障が低減されます。

• ツール・システムの連携：

ツール同士の連携により、他部署との協働がしやすくなります。データの共有や情報の提供が容易になり、社内での業務に関する認識のすり合わせに役立ちます。

• 業務管理の一元化：

煩雑になりがちな業務管理を、全社的に一元化できるようになります。ワークフローやプロジェクト、タスク、勤怠などの統括的な管理が可能となります。

• セキュリティ対策の強化

暗号化によるデータのやりとりや適切なバックアップ、外部からの不正アクセスの遮断、アクセス権限の付与などの機能により、セキュリティ対策が強化できます。

業務管理ツールの主な種類

業務管理ツールの主な種類を紹介します。

• 営業管理システム（SFA・CRM）：営業支援・顧客管理

営業支援システムとも呼ばれ、営業活動の管理・支援をします。顧客情報管理、営業日報の作成、ToDoリスト、営業スケジュール管理など、営業活動に関連する機能が搭載されています。

• 販売管理システム：見積書・請求書の作成、受発注の管理

商品受注後の出荷、請求などの一連の流れを管理します。在庫管理システムの機能も搭載している場合があります。

• 購買（発注）管理システム：備品や部材の購入を一元化

発注から納入までの業務フローを自動化し、データ管理や伝票作成も可能なシステムです。企業で必要な多種多様な物品を一元管理し、処理負担を軽減できます。

• 在庫管理システム：在庫情報や入出庫情報の管理

入出庫の管理を行い、在庫情報を正確に記録します。ハンディターミナルや物流ロボットと連動し、ピックアップ業務をサポートする場合もあります。

• 生産管理システム：計画、生産、販売、在庫、原価計算、品質などを統合的に管理

生産に関する業務を統合的に管理するシステムです。主に製造業の工場で導入されています。

• 会計管理システム：企業活動における会計処理のすべてを記録・管理

会計処理に関する業務を支援するシステムです。主に経理部門で利用され、煩雑な処理を効率化するのに貢献します。また法規改正などの際にも、迅速に対応することが可能となります。

• 勤怠管理システム：社員の勤怠を記録・管理

主に社員の出退勤管理を行います。タイムカードやパソコンからのログイン、グループウェアとの連動により、自動で記録が可能です。

• 人事管理システム：労務・人事情報・評価管理など人事関連の情報を総合管理

社員の個人情報とひも付け、給与・経費・休暇取得などの管理を自動化します。勤怠管理システムや目標管理ツールと連動する、または機能が搭載されている場合があります。

業務管理ツール導入の際のポイント

業務管理ツール導入を検討する際に、押さえるべきポイントを解説します。

自社業務とのマッチング

基本的には自社業務の管理をすべて、ひとつで完結できるツールはないと考えるのが妥当です。そのため、もっとも必要とされるツール導入の優先順位を決定しておく必要があります。

また、ツールを選ぶ際に重視する条件をリスト化していきます。例えば、いくつかのツールを組み合わせる場合の相性や連携の状況、カスタマイズの柔軟性など、業務ごとの最適化を図るうえで必要と思われる条件を確定します。

自社業務とのマッチングを高めるためには、各業務の課題を抽出し、解決への期待度が高いツールを選定するのがおすすめです。

現場での使いやすさを重視する

業務に使うツールは、多機能であればよいというものではありません。どれほど機能がそろっていても、使いこなせなければ意味がないことに留意します。

重要なのは現場での使いやすさです。ある程度マニュアルなしでも使用可能な、直感的な操作ができるインターフェイスであることが大切です。

費用対効果の予測

業務管理ツールにも多様なプランがあります。有料・無料・機能追加によるコスト負担など、導入前によく確認し、導入効果とのバランスを検討します。導入時だけではなく、長期的な視野で、メンテナンスを含めたランニングコストも考慮に入れておくことが大切です。

導入時には必要がなくても、今後人員が増加する予定がある、将来的に機能追加の必要性が予測されるということもあります。ユーザー数の拡大や機能の追加に伴う料金についても、忘れずに確認します。

業務管理ツールには数多くの種類があり、使い勝手もさまざまです。トライアル期間がある場合は、複数の社員が実際に試してみることをおすすめします。

おすすめの業務管理ツール紹介

おすすめできる業務管理ツールをいくつか紹介します。

• RICOH Desk Navi：

電子契約・情報共有などの、オフィスで求められる業務を総合的に管理できる業務ポータル的なシステムです。業務にかかわるさまざまなデータの一元管理が可能で、購買管理や生産管理、人事管理などをサポートするツールとしても利用できます。

さらにRICOH Desk Naviは半年間無料でお試しいただけます。RICOH Desk Naviの詳細はこちらからご覧ください。

• 業務管理システム「Claris FileMaker」：

在庫・見積・顧客管理ツール。Apple社の子会社の製品であるため、iOS製品との親和性が高いのが特徴です。販売関連の業務支援ツールとして活用できます。

• クラウド型業務・経営管理システム「board」：

中小企業の販売管理・経営管理を中心としたシステムです。請求書や見積書、送付状などビジネスで必要とされる文書の作成支援も可能です。

• クラウド型業務管理システム「アイピア」：

成長企業のノウハウが詰まった建築業向け施行管理システムです。見積作成、原価管理、入金管理、労務日報管理、工程管理、支払管理、写真管理といったさまざまな情報をクラウドで一元管理します。

• コミュニケーション＆タスク管理ツール「Chatwork」：

ビジネスコミュニケーションおよびタスク管理が可能なシステムです。社内SNSとしての活用方法もあります。

自社に適切な業務管理ツール導入で業務の円滑な推進を図る

社内の複雑な業務を適切に管理するためには、業務管理ツールの導入が有効策となります。しかし、目的を明確にし、自社業務とのマッチングを確認しておかないと十分な結果が得られません。大切なのは導入することではなく、ツールを活用して業務効率の向上を果たすことです。導入予定の業務管理ツールによって、業務がどのように効率化できるのかを、事前にしっかりと検討・精査していくことが大切です。

文中でも紹介したように、リコーでは企業業務を一元的に管理できる、「RICOH Desk Navi」を提供しています。管理したい業務に合わせてアプリケーションのデザインをカスタマイズできるので、貴社のニーズに適応させられます。半年間無料ですので、まずはお気軽にお試しください。

サービス内容についての詳細は、下記ページよりご覧いただけます。

RICOH Desk Navi－特長

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