営業日報の作成・管理にテンプレートを使って有効活用しよう
業務効率化
営業担当者が毎日営業日報を作成し、管理職がそれを確認している企業は少なくないでしょう。
営業日報は作成にも確認にも手間と時間がかかるため、営業担当者や管理職のなかにはその作業に労力を費やしてしまい、日々の営業活動に生かせていないといったケースもあるようです。
営業日報を作成して得られるメリットや、作成方法をあらためて確認し、より有効的に活用するためのアイデアを紹介します。
営業日報を作成して得られるメリット
営業日報とは、担当者がその日の営業活動について報告するための書類です。一般的に次のような内容を記録します。
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営業活動の内容と結果
どこでだれに何を行ったか、案件にどう対応したのか、どういう結果を得られたのか、次はどう対応するのか -
営業活動で得られた情報
業界のトレンド、顧客の課題などの最新情報
担当者が作成した営業日報は管理職に提出され、管理職やチームと現在の状況を共有するために使われます。
営業日報は、作成側、確認側のどちらにとっても時間がかかる作業です。しかし、営業日報をうまく運用・活用することで、担当者・管理職双方に次のような効果やメリットがあります。
営業担当者が得られるメリット
営業日報を作成する担当者には、次のようなメリットがあります。
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管理職への業務報告（報告・連絡・相談）を習慣づける
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1日の営業活動を振り返ることで、成長につながる
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管理職やチームのメンバーからのフィードバックを受けられ、スキル向上や案件獲得につながる
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活動を記録することで行動記録や備忘録、証拠にもなる
管理職が得られるメリット
営業日報を確認する管理職には、次のようなメリットがあります。
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担当者の稼働管理ができる
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案件について、担当者の進捗状況を把握できる
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必要に応じて担当者にアドバイスをしたり、相談に乗ったりできる
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顧客のニーズの変化や市場の動向などの情報を収集できる
なぜ営業日報を有効活用できないのか
もし既述のようなメリットを感じられない場合は、営業日報を有効活用できていない可能性があります。原因は、次のようなところにあるのではないでしょうか。
営業日報が日記化している
担当者が漫然と「今日したこと」「今日あったこと」を記載している場合です。これは、営業日報の意義や基本的な書き方が理解されていないためといえるでしょう。
管理職と担当者は、「営業日報は現在の状況分析や将来の予測などを可視化し、情報共有するためのもの」という認識をあらためて確認しなければいけません。
日報の役割を再確認し、営業日報に対する意識を変える必要があります。
営業日報の作成に手間がかかり、振り返りまで行えていない
担当者が、次のような理由から営業日報の作成を煩わしく感じている場合があります。
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営業日報に書くことが多い
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テンプレートがなく毎回白紙から作成するのが面倒
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オフィスのパソコンからしか作成できないため、必ずオフィスに戻る必要がある
このような理由で営業日報の作成に手間がかかると、日報を作成することが目的となり、本来の目的を見失う可能性があります。そうならないためには、ツールを導入して出先からでも営業日報を作成できるようにしたり、テンプレートを活用して担当者の負荷を軽減したりすることが大切です。
管理職が反応しない
作成した営業日報に管理職からの反応がないと、作成者本人のモチベーションが下がるおそれがあります。無反応が続くと、日報作成に力が入らなくなり、さらなるモチベーション低下という悪循環につながります。
管理職が、日報の内容に関して適切なアドバイスや激励などのフォローを行うことが大切です。
効果的な営業日報の作成方法と管理方法
上述した内容を踏まえて、効果的な営業日報の作成方法と管理方法を紹介します。
担当者と管理職双方がそれぞれ明確な目的を持つこと
営業日報を活用するためには、まずは営業日報を作成するメリットを、担当者と管理職が理解することが大切です。メリットを理解していれば、「自己の成長につなげる」「部下の弱みを把握しフォローする」などのように、営業日報の作成・確認に対して明確な目的を持つことができます。目的が明確であれば、作成・確認へのモチベーションが向上するでしょう。
営業日報の意味や内容については、「賢い日報管理が、目標達成の秘けつになる！」をご参照ください。
営業日報の作成・管理を効率化すること
担当者が営業日報を作成したり、管理職が営業日報を確認・管理したりするのには、ある程度の時間が必要です。しかし、その作業に時間がかかりすぎて、本来の業務に支障をきたすようでは本末転倒です。
テンプレートや例文を利用したり、管理をシステム化したりするなど、可能なところは積極的に効率化していきましょう。
営業日報の作成・管理方法
営業日報は、次のような方法で作成することができます。
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紙に手書きで作成する
紙に手書きで営業日報を作成すると、作成に時間がかかったり、保管場所が必要で管理が大変になったりします。さらに、過去の日報を検索しにくいため、あとから備忘録を探したり振り返ったりすることが難しく、手書きでの作成はおすすめしません。 -
WordやExcelで作成する
WordやExcelなどであれば、営業日報用の各種テンプレートが配布されており、目的や必要な項目に合わせて自由に選択できます。しかしWordやExcelのみでは、管理や情報共有が難しいため、ドキュメント管理ツールとの併用がおすすめです。 -
営業日報作成ツールを利用する
専用ツールなので、作成は大きく効率化できます。さらに、営業日報をもとにしたコミュニケーションが取れるようになっていたり、モバイル端末からも利用できたりするツールも多く、営業日報を作成する負荷の軽減が期待できます。
しかし、ファイル形式によっては関係資料を添付できず、添付できない文書は別に管理する必要があります。
また作成した営業日報は、次のような方法で管理することができます。
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ドキュメント管理ツールを利用する
ドキュメントの管理や情報共有に向いているため、共有した文書をもとにしたコミュニケーションをとりやすい特徴があります。また、ファイル形式の異なる関連資料を営業日報と合わせて管理できるので、管理職は営業の商談の進行状況を把握し、適切なアドバイスに生かせます。
このあと、ツールの一例を紹介します。
営業日報の作成・管理を効率化するツールとは？
営業日報の作成・管理を効率化するツールの例として、「RICOH Desk Navi」を紹介します。
「RICOH Desk Navi」は、業務のあらゆるファイルやタスクを一元管理できるツールです。そのため、担当者と管理職の双方に次のようなメリットがあります。
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担当者
・営業日報だけでなく、商談の関連資料も合わせて管理できるため、後日の振り返りに役立つ
・お客様ごとの情報も一元管理できるため、引き継ぎもスムーズに行える
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管理職
・部下の商談状況を正確に把握できる
・日報が新規作成・更新されたら通知が届くため、迅速に内容の確認ができる
また、RICOH Desk Naviでは営業日報管理のサンプルタスク（テンプレート）が用意されているため、営業日報の作成も容易です。
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さらに、ドキュメント管理ツールとしての機能もあり、現在WordやExcelで作成した営業日報がある場合も、そのまま管理・運用することができます。
営業日報を活用するためにテンプレートの利用やツールの導入を検討しよう
営業日報の作成は、担当者にとって負担になりがちな業務です。それは、日報を確認する管理職にとっても同じこと。営業日報を上手に活用するためには、作成・管理にかかる作業の負担を減らすことがポイントです。
営業日報の作成や管理の負担を減らすには、ツールの導入がおすすめです。本文で紹介したように、「RICOH Desk Navi」には、営業日報の作成に役立つテンプレートがあり、日報の共有・管理ができる機能も搭載されています。詳しい内容は下記よりご覧いただけます。無料トライアル期間がありますので、まずはお気軽にお試しください。