文書管理規程とは？ルール決めの方法と策定の際のポイントを解説

業務効率化

2022.06.06

顧客や取引先関係とのやり取り、社内での取り決めなど、企業活動では日々大量の文書を取り扱います。企業の文書に関連する法令の改正もたびたび行われており、また現在ではデジタル化された業務も多く存在するため、過去の慣例に従った文書管理の方法では実情に合わなくなってきている可能性があります。自社の文書管理を正しく行ううえでは、どのようなポイントに注目していけばよいのでしょうか。

そこで今回は、文書管理規程について具体的な作成の進め方と留意すべき点を解説します。

文書管理規程の基礎知識

文書管理規程とは、顧客や取引先とのやり取り上で作成された社外文書、業務上必要となり社内で作成した文書など、企業活動に関わる文書を管理するルールのことです。

文書管理規程の策定は、企業内での文書の取り扱いの統一化を図り、必要に応じて文書内容の確認・開示が迅速にできるようにすることを目的とします。

混同されがちな言葉に、文書管理マニュアルがあります。文書管理規程と文書管理マニュアルには、適用される範囲やその位置づけに大きな違いがあります。

文書管理規程は社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を示しており、全社的な文書の扱いを定義するものです。一方、文書管理マニュアルは組織や部署・業務内容に沿った具体的なルールです。文書管理規程は、どの局面においても大きく変わることがありませんが、文書管理マニュアルは現場に合わせて内容が最適化されます。

文書管理規程は企業活動の軸となるルールの一つであり、個人情報保護規程や情報セキュリティ保護規程などの他の主要な規程とも関連しています。文書管理規程を策定する際には、社内の運用体制に齟齬が発生しないよう、他規程との整合性を取りながら整備していく必要があります。

文書管理そのものの概要については、「文書管理はなにのために行う？その目的と効率的なやり方を紹介」で紹介していますので、ご覧ください。

文書管理規程の必要性

文書管理規程は現代の企業活動において重要度が増しています。文書管理についてのルールが徹底されていなければ、以下のような問題が発生する恐れがあります。

利害関係者への説明責任の根拠が失われる

企業で取り扱われる文書は、事業運営をするプロセスにおいて企業の行動やその結果を記録するものであり、活動の証拠となります。必要とされる文書を明示することで、利害関係者に対する説明の根拠が得られます。文書管理規程による的確な文書の取り扱いが、社会的信用低下のリスク回避につながります。

情報漏えい、改ざんなど不正の原因となる

文書管理規程の大きな役割が、リスクマネジメントです。文書管理規程には、業務上の利便性を高める効果が期待されますが、同時に情報漏えいや文書改ざんなどセキュリティリスクを防止する効果もあります。各文書の責任所在が明らかとなり内部不正対策となるほか、個人情報や機密情報のアクセス権を規定することで、情報漏えいリスクが軽減します。

社内の情報共有が円滑になされない

文書管理は、社内の情報共有にも大きく関係します。閲覧するべき文書が途中で紛失・散逸すると、情報伝達に支障がでます。文書管理規程の不備が、業務上の効率性・生産性にも影響しかねません。

不要な文書が増え続ける

文書管理規程では、取り扱いや保管（保存）だけではなく廃棄に関してもルール付けされます。日々の企業活動で作成される文書のなかには、適時処分する必要があるものも少なくありません。文書の要・不要を適切に仕分ける規程がされていないと、管理コストの浪費を招きます。

文書管理規程策定の方法

文書管理規程の策定では、ルール決めと運用の2つのポイントで考えるのが効果的です。

文書管理に関するルールの策定

文書管理に関するルールを策定する際には、最初に作成～使用（伝達）～保管（保存）～廃棄までの一連のプロセスを明確化し、各段階での取り扱いを定めていきます。

文書の種類によっては使用後直ちに処分をするものもあれば、一定期間保存してから廃棄する場合、永年保存が必要なものに分かれます。文書の役割が確実に果たせること、役目を果たし終えた文書を誰もが適切に処理できることを念頭に、ルール決めを行います。

さらに文書管理規程に盛り込むべき内容を細部まで検討し、決定することで例外の発生を抑制できます。文書管理規程に含まれる要点としては、一般的に以下のようなものが挙げられます。

責任者・責任部署：文書の最終的な責任所在を明確化し、ルール通りに保管（保存）・廃棄します。
規程の適用範囲：対象となる文書の範囲を定めます。特に個人が作成した文書、業務で付帯的に発生した文書をどのラインまで公的に扱うのかを決めることで、余剰な保管（保存）文書を減らし、情報管理の厳格化に貢献します。
文書の定義づけ：管理規程で管理される文書を定義づけし、紙文書・デジタル文書の扱いを明確にします。
禁止事項：持ち出し・コピー・編集など具体的な禁止事項を記載します。
保管（保存）・管理方法の明確化：なにをどこでいつまで保管（保存）し、誰が管理（更新作業・許可など）を行うのかを明確にします。
アクセス権限の付与：倉庫やキャビネットといった保管（保存）場所の施錠管理や、データへのアクセス権制限など、文書へのアクセスについて定めます。
廃棄方法：裁断・溶解処理などの方法、依頼する事業者、またデータの削除とその確認方法などを定めます。
規程に反した場合の罰則：文書管理規程は企業運営を円滑に行うための重要なルールです。違反者に対する罰則を明確にし、逸脱行為がでないように図っていきます。

文書管理規程の運用

ルール策定後には、以下のような点に留意しながら運用を進めていきます。

社内への周知：どのように優れた内容の規程であっても、機能しなければ意味がありません。十分な周知を図り、文書管理規程の存在がすべての現場で認識されるよう促します。
教育と浸透：周知するだけでは不足と見られる場合には、文書管理規程に関する勉強会を開催するといった施策も必要です。
運用状況の確認：文書管理規程においてもっとも重要なのは、現場でルールが守られることです。定期的に文書の保管（保存）の状態や廃棄に至る流れなどを、部署ごとにチェックしながら運用状況を確認していきます。
意見の吸い上げと対応：ルールに乗っ取った文書管理がさらに円滑に進められるよう、現場からの意見を集め、文書管理規程の修正・追加などに活用していきます。