文書管理システムがあれば文書管理が楽になる！システム比較5選

業務効率化

2022.06.06

文書管理システムを導入すると文書管理が容易になるだけでなく、コスト削減やペーパーレス化促進、バージョン管理、テレワーク対応など、さまざまなメリットがあります。しかし、自社に合った文書管理システムを選ばなければ、十分な効果を発揮することができません。

ここでは、文書管理システムの概要や選ぶ際のチェックポイントと、おすすめの文書管理システム5種類を紹介します。

文書管理システムとは

文書管理システム（文書管理ツール、ドキュメント管理ツール）とは、社内の電子文書を一括管理できるシステムです。検索により必要な文書を必要なときに取り出すことができ、用途に合わせて活用することができます。また、社内の文書管理規程と文書のライフサイクルに従って、さまざまな文書を適切に保管（保存）することが可能です。

文書管理システムで管理する文書には、社内でWordやExcelで作成したもの、取引先から受け取ったもの、スキャンして電子化したものなどがあります。

文書管理の基本的な知識については、「文書管理はなにのために行う？その目的と効率的なやり方を紹介」を、社内で扱う文書の種類については、「社内文書の種類を把握し文書管理の最適化に役立てよう」をご覧ください。

文書管理システムの主な機能とメリットと注意点

文書管理システムの機能やメリットと注意点、選び方を説明します。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、一般的に次のような機能があります。

文書登録機能
WordやExcel、その他の業務システムなどで作成した電子文書を保管（保存）します。
また、紙の文書をスキャンして電子化した電子文書も管理できます。
文書検索機能
タグ検索、全文検索、複数のファイルの横断検索、あいまい検索、完全一致検索など、さまざまな検索方法で必要な文書を発見できます。
バージョン管理機能
保管（保存）されている文書を修正・更新した場合、間違えて旧版を参考にすることがないよう、旧版と最新版を明確に分けて管理できます。
ワークフロー機能
文書による申請・承認・公開などのフローを自動化することができ、業務を効率化できます。
セキュリティ機能
セキュリティ対策を実行して文書の流出を防ぎます。
具体的には、ファイルへのアクセス権限設定、アクセスログの管理、フォルダやファイルごとの暗号化、出力した文書への透かし文字や日時の挿入などを行います。
ライフサイクル管理
文書の種類ごとに保存期限を設定し、近くなったら通知したり、自動的に更新・削除したりします。文書に更新があれば、更新日を基準に管理することも可能です。
電子帳簿保存法への対応
文書管理システムの種類によっては、電子帳簿保存法にも対応しています。
電子帳簿保存法の規程に従い、文書ごとにタイムスタンプや電子署名を付与することが可能です。

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

文書検索が容易
文書登録機能と検索機能により、必要な文書をすぐに見つけられます。
これは、業務効率化や生産性の向上につながります。
また、これまで蓄積したデータや知見を参照することも容易です。
文書の回覧・決裁の迅速化
文書管理システムにより、容易にデータ共有ができます。また、ワークフロー機能によって容易かつ迅速な書類の決裁が可能です。それにより、業務効率化や生産性の向上につながります。
ペーパーレス化
文書管理システムを導入して文書を電子化することで、ペーパーレス化が進みます。これは文書管理に必要な人手や手間、スペースを削減し、コスト削減につながります。
古い文書の参照を防止
バージョン管理機能により、更新前のファイルから古い情報を利用してしまうというミスを防ぎます。それにより信頼性の向上につながります。
文書のライフサイクル管理が容易
文書の種類によっては、保存期間が決まっています。また、保存期間が過ぎた文書は適切に廃棄しなくてはなりません。文書管理システムがあれば、自動的に文書のライフサイクルに従った保管（保存）や廃棄が可能です。
セキュリティ強化
文書管理システムでは、フォルダやファイルごとにセキュリティ対策を行うことが可能です。これはセキュリティ強化、コンプライアンス、内部統制につながります。
テレワーク対応
多くの文書管理システムはモバイル端末や社内ネットワークの外部からのアクセスにも対応しています。それによって、テレワークでもオフィス同様に文書を利用し、業務を行うことが可能です。

文書管理システムの注意点

文書管理システムには、次のような注意点もあります。

導入・運用コストがかかる
文書管理システムを新たに導入する際には、ある程度の初期費用がかかります。また、利用料金やサポート料金など、月額料金も必要です。
一方で文書管理業務における業務効率化やコスト削減が実現できるため、トータルではコストの縮小につながることも少なくありません。
社内ルールがあいまいでは活用しにくい
文書管理システムを十分に活用するためには、全社で統一した文書管理規程が必要です。個人や部署ごとに文書の分類・保管（保存）のルールが異なれば非常に検索・共有しにくく、文書管理システムの機能を活かすことができません。
まずは社内の文書管理規程を整備し、それに従って文書を管理する必要があります。

文書管理規程についての詳細は「文書管理規程とは？ルール決めの方法と策定の際のポイントを解説」をご覧ください。

文書管理システムで管理することができないケースもある
経理関係の書類では、電子帳簿保存法の要件を満たさず、電子化しても捨てられない文書がまだ存在します。その場合は、例外的に紙で管理しなくてはなりません。

文書管理システムを選ぶ際のチェックポイント

文書管理システムを導入する際のチェックポイントを紹介します。

機能
必要な検索機能があるか、電子帳簿保存法への対応はどうか、マルチデバイス対応かどうかなど、自社に必要な機能があるかどうかをチェックします。そのため、事前に自社に必要な機能を明確にしておくことが大切です。
運用形態
文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。現在多くはクラウド型ですが、自社のセキュリティポリシーによってはオンプレミス型が適している場合もあるでしょう。
セキュリティ
文書管理システムでは機密性の高い文書も取り扱うため、セキュリティは重要です。どのような対策があるかをチェックしましょう。
サポート
導入時のサポート体制やトラブル発生時の対応はどのようになっているのかを、チェックしましょう。

文書を厳密かつ容易に管理するなら文書管理システムを導入しよう

企業で扱う文書は多岐にわたり、適切に管理するには大きな手間と労力が必要です。そのため担当者に多大な負担がかかっていたり、適切な管理ができていなかったりする企業もあるかもしれません。

そこで検討したいのが、文書管理システムの導入です。文書管理システムを活用すれば管理が格段に容易になるだけでなく、今回紹介したような多くのメリットがあります。

ただし、利用する文書管理システムにより細かな機能は異なります。例えば既出の「RICOH Desk Navi」では、全社の情報をまとめて一元管理ができ、ライフサイクルに沿った文書管理が容易です。検索機能も多彩で、セキュリティに関しても安心してご利用いただけます。RICOH Desk Naviについて詳しくは下記よりご覧いただけます。

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