社内文書の種類を把握し文書管理の最適化に役立てよう
業務効率化
円滑な企業活動と法令遵守の観点から、適切な文書管理が求められます。特に社内文書は非常に種類が多く、ルールを策定する際にはしっかりと分類をしながら処理方法を定めていく必要があります。
ここでは社内文書の種類や文書管理を行ううえでの分類方法など、整理の際に役立つ情報をご紹介していきます。
社内文書の主な種類
初めに一般的に企業で扱われる社内文書を主な種類別にご紹介します。
上層部への提案・意見書
- 上申書
- 提案書
- 稟議書
- 計画書
一般社員から上司や上層部に対して、意見を上げる、提案する、プロジェクトの許可を得るなどの場合に作成される文書です。業務や事業の起点となる役割を持ちます。
報告関連
- 定期・臨時
- 一般報告
- 成果報告
- 異常時の報告・始末書など
業務に関する通常報告や成果が得られた時の内容説明、何らかの事態が起きた場合に詳細を報告する文書です。特にトラブル・クレームの報告書は、事後の対策やその後の結果に大きな影響を及ぼす可能性があるため、報告内容の正確性が一層問われます。
届出・申請
- 勤怠関連：欠勤、遅刻、早退、休暇届け
- 業務関連：出張・イベント開催申請など
社員が企業に対して行う届出や申請のための文書です。個人的なもの、業務上必要とされるものなど、内容はその時々によって異なります。
通達・連絡
- 決定事項の通知・回覧
- 各種イベント案内
- 指示書など
- 問合せに対する回答書
主に上層部や担当者から、一般社員に向けて出される文書です。情報共有、業務指示や質問への回答などがあります。
記録物
- 議事録
- 人事記録
- 業務実施記録
企業が保有する記録文書には、会議や打ち合わせ、ミーティングの内容をまとめた記録、社員に関する個別情報、さまざまな業務の実施内容をまとめた記録などがあります。なお、業務実施記録は監査や何らかの問題が発生した際に、適正に業務を遂行したことの証拠にもなる重要な文書です。
上記以外にも事業内容や業態によって企業ごとの文書が発生し、その種類は非常に多岐にわたると考えられます。
社内文書管理における分類方法
企業において社内文書も事業活動を支える大切な資産の一部となります。文書管理を適切に行うことで、企業運営の円滑化に寄与します。一般的な文書管理の分類方法には、大きく以下の3つがあります。
ワリツケ方式
ワリツケ方式とは、総務部といった総合管理部署が社内の文書を一括管理する手法で、トップダウン的な分類ルールを用いる方法です。
例えば大分類を社内・社外に分け、そこからさらに事業内容による中分類、各セクトによる小分類といったように仕分けしていきます。
ワリツケ方式のメリットとしては、社内全体で統制が取りやすく、適切な分類方法によりスピーディーな処理が可能となることが挙げられます。
一方デメリットは、分類に当てはまらない文書が出てくる可能性があり、その場合には次第に分類が複雑化してしまう恐れがあることです。また総合的立場で管理をするため、日々現場で処理される細かな作業までサポートできない場合も考えられます。
ツミアゲ方式
ツミアゲ方式はトップダウンの逆で、実務担当者が小分類から中分類、大分類と昇順にグループ分けを行って整理する方法です。
ツミアゲ方式のメリットは現場の状況に合わせて分類できるため、業務実態との乖離が起こりにくく、細部にわたる分類が可能となる点です。分類上収まらない文書が発生しづらく、現場の業務に合った管理ができます。
デメリットとしては、全社的なルールの統一化がされにくく、属人化または部署ごとのルールとなりやすいことが挙げられます。また細かく分類してしまうことが多くなり、処理に時間がかかる傾向があります。
多少のデメリットはあるもののツミアゲ方式は実用に即しているため、現在多くの企業や機関が取り入れています。
ハイブリッド方式
ハイブリッド方式は、ワリツケ方式とツミアゲ方式の両方のメリットを活かした文書の分類方法です。
一定の階層（ディレクトリ）まではワリツケ方式により分類のルールを固定化し、それ以降の階層についてはツミアゲ式を採用して現場の状況に合わせて分類します。
両方の方式の優れた点を採用するため、ツミアゲ方式のように担当者の感覚に依存しすぎることなく、ワリツケ方式よりも細部について柔軟に対応することが可能となります。
全社的な処理方法のばらつきの幅が軽減し、処理スピードを一定に保つことが可能です。
文書管理の詳細は、「文書管理はなにのために行う？その目的と効率的なやり方を紹介」をご覧ください。
社内文書を分類する際のポイント
社内文書を分類する際のポイントを確認します。
- 分類基準の明確化
基準の明確化は社内文書の分類のベースとなる重要なポイントです。カテゴリ分けの基準となる条件を項目ごとに設定し、そこから逸脱のないよう仕分けることで正確な分類が可能となります。
顧客情報に関する文書を例にした場合では、商品/サービス名、対応エリア、初回コンタクト年月や進捗度・状況など、情報活用のしやすさを念頭にした条件付けをしておくと後から必要な情報を引き出しやすくなります。
一般的な分類基準例としては、業務プロセスにおける手順別、文書が作成・活用された発生日別、営業における顧客別、先に紹介したような書類の種類別、各地で事業を展開している場合の地域別などがあります。
基準となる分類条件にダブりやあいまいさがないかを精査することも重要です。例えば、「若手」と「20～30代」といった表記が入り混じると分類の精度が低下してしまい、明確な基準とはいえなくなります。
- 表記ルールの徹底
通し番号・ID・タイトルなど、表記方法を社内で統一することで部署をまたいでも混乱なく文書を活用できるようになります。通し番号と部署別IDを組み合わせるなど、同時期に文書が発生しても問題がないよう工夫をしていきます。
- 保存期間の基準を決定する
文書管理においては、文書の発生・活用・保管（保存）・廃棄という文書の「ライフサイクル」を基本ルールに乗っ取って処理していく必要があります。文書をどのくらいの期間保存するのか、廃棄処理を行う文書の基準や永年保存が必要な文書、またサスペンド（保留）案件文書の取り扱いなどについても、種類別に基準を設けて分類・対応していくことが大切です。
- 柔軟性を持たせる
職種や部署、業務内容によっては、全社的な統一ルールがそぐわないケースも出てきます。文書の種類や分類にこだわるあまり、現場の業務進行に支障が出るようでは本末転倒です。分類方法の項でも解説したように、現場の状況に合わせるため、一定のルールから逸脱のない範囲での分類ルールを認めるといった柔軟性のある体制づくりを行う必要があります。
文書管理システムについての詳細は「文書管理システムがあれば文書管理が楽になる！システム比較5選」をご覧ください。
社内文書の種類の把握は適切な文書管理のベースとなる
文書に限りませんが、物事を正しく管理するためには、現状と実態の把握がベースとなります。どのような種類の文書があるのかがわからなければ、正しく分類できず、文書管理もおろそかになります。自社で取り扱う文書の種類を知ることは、自社業務の実情を知ることにもつながります。どのような種類の文書がどの程度発生し、どのように処理されているのかをすべて明確化することが重要です。
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