契約書の保管方法はどうするのが適切？紙の文書の場合と電子文書の場合
業務効率化
契約書は、企業が扱う文書のなかでも極めて重要な文書の一つです。契約書には取引先と自社との間に結ばれた契約の内容や遵守すべき義務と正当な権利などが記載されています。その扱い方次第では、契約相手とトラブルになったり不利益が起こったりする可能性もあります。そのため、普段は契約書を厳重に保管（保存）しておき、必要なときにはすぐに取り出せる状態にしておかなくてはなりません。
ここでは、契約書の保管（保存）方法や紙の契約書の取り扱い、また契約書の電子化などについて紹介します。
契約書の管理とは
契約書は、事業活動のうえで非常に重要な書類であるため、適切な管理が求められます。
しかし実際は、営業担当者が個人で管理していたり誰でもすぐに持ち出せるようになっていたりと、適切に管理できていないケースもみられます。
なお、契約書は特に慎重に扱う必要がありますが、社内で扱う文書はいずれも適切に管理をしなければなりません。文書管理全般についての基礎知識は、「文書管理はなにのために行う？その目的と効率的なやり方を紹介」をご参照ください。また、社内で取り扱う文書の種類は、「社内文書の種類を把握し文書管理の最適化に役立てよう」でご確認いただけます。
なぜ契約書の管理が重要なのか
ではなぜ、契約書の管理が特に重要なのでしょうか？ 契約書の管理が適切になされていなければ、次のようなトラブルが生じる可能性があるからです。
- 契約書紛失 契約書を紛失すると、契約内容がわからず取引先に適切な対応ができなくなります。
また、取引先が自社との契約内容に違反していないかを把握することや、自社が契約内容に違反していないかを管理することもできません。
トラブルがあっても契約書に基づいた損害賠償請求も行えず、契約解除の正当性も証明できなくなります。
さらに契約期限が切れていても気づくことができません。場合によっては情報漏えいのリスクもあります。 - 契約書がなかなか見つからない
契約書を見つけるのに時間がかかると、契約内容の確認に必要以上に時間がかかります。
更新終了の契約をなかなか把握できず、本来は不要な業務を続けてしまう可能性も考えられます。
また、なかなか過去の契約を参照することもできないため、業務が非効率的になってしまうことも考えられます。
以上のようなトラブルが生じると、非常に非効率で業務の遂行を妨げる恐れがあります。
あるいは、コンプライアンスやガバナンスの面で評価が落ち、自社の社会的信用が大きく損なわれてしまうこともあり得ます。最悪の場合、取引先との契約が停止することもあるでしょう。
そういったトラブルを避けてさまざまなリスクを低減するため、契約書の適切な管理が重要になるのです。
契約書の適切な管理とは
では、契約書が適切に管理されている状態とはどのようなものでしょうか。主に次のようなポイントがあります。
- 契約書が集中的に一元管理されていること
- 契約書が関係者に共有されつつ、閲覧権限が制御されていること
- 契約期限の管理が行われていること
契約書の保存期間
契約書には、法律によって保存期間が決められています。保存期間は、契約書の種類により以下のように異なります。
- 10年：会社法関連の契約書（契約期間が終了してから）
- 5～10年：経理関連の契約書（法人税の申告期限から）
- 2～4年：人事・総務関連の契約書
保存期間が過ぎたものは、自社の文書管理規程に従って適切に処理する必要があります。文書管理規程について詳しくは、「文書管理規程とは？ルール決めの方法と策定の際のポイントを解説」をご参照ください。
紙の契約書の保管（保存）
紙の契約書を適切に保管（保存）するためには、誰がどこでどのように管理するのかを規定しておかなければなりません。具体的に見ていきましょう。
紙の契約書の適切な保管（保存）とは
紙の契約書は、契約書をファイリングし、次のようなポイントに従って管理します。
- 必要なときに取り出しやすい、見やすい、戻しやすい状態にすること
取引先や時期などで分類し、台帳を作成して一元管理します。
書類をファイリングするときには、探しやすく、取り出しやすい形で保管（保存）します。 - 契約書からの情報漏えいを防ぐこと
契約書のアクセス管理を厳正に行います。 - 十分で安全な保管（保存）スペースを確保すること きちんと整理して管理するため、十分なスペースを確保します。
また、水害や火災など、災害時の安全性や対応も確認する必要があります。 - 担当者を確保すること
紙の契約書の場合、期限や分類場所の管理、取り出した契約書の返却など、適切に管理するための担当者も必要です。
「集中管理」と「分散管理」のどちらにするか
契約書の管理方法には、集中管理と分散管理の二種類があります。
- 集中管理
本社の文書管理部門でまとめて管理します。紙の文書はかさばるため、企業の規模によっては集中管理ができないことも少なくありません。しかし、集中管理は必要な文書をすぐに取り出すことができ、紛失のリスクも小さくなるメリットがあります。
一方で、十分なスペースが必要でコストもかかる点がデメリットです。 - 分散管理
文書をいくつかに分散して管理します。分散の仕方は、部署ごと・事業所ごとに分散して管理する方法、いくつかの外部倉庫で管理する方法、専門業者に委託する方法など、企業によりさまざまです。
どの場合でも、原本をすぐに確認できるようにしておくことが大切です。
なお、分散管理といっても、通常営業担当者が個人的に管理することはありません。
紙の契約書の分類方法
紙の契約書は電子契約書のように検索することはできません。必要な契約書を素早く探し出すためには、一定の方法で分類する必要があります。
分類方法には、例えば以下のようなものがありますが、どの方法にも分類しきれない契約書や検索しにくい契約書が存在するため、すべての契約書に合うような分類方法はありません。
- 取引先名の50音順での分類
- テーマ・ジャンル別の分類
- プロジェクト名順での分類
- 年度順、日付順での分類
紙の契約書には管理上の課題が少なからずあります。そのため、近年は契約書の電子化が進んでいます。
契約書の電子化
契約書を検索・閲覧・共有・管理しやすくするため、契約書の電子化が進んでいます。契約書の電子化には、この後紹介するように、紙の契約書の電子化（スキャナ保存）と電子契約書の作成（電子取引）の2通りがあります。
いずれも条件が細かく、誤りなく条件をすべてクリアするのは困難で負担が大きいため、電子契約サービスを利用する企業が多いようです。
電子契約書
電子契約書とは、電子上で交わされる契約書です。紙の契約書と同等の効力があり、契約書の原本として扱うことができます。紙の契約書を電子化するのではなく最初から電子契約書を作成するため、紙の契約書を作成する手間も紛失のリスクもなく、紙の契約書の保管（保存）場所の確保も必要なくなります。
ただし、電子契約書として認められるためには、電子帳簿保存法や施行規則で定められた条件を満たす必要があります。条件は詳細に定められており、ここでの説明は困難ですが、大まかに言うと以下のような内容になります。
- 真実性の確保：改ざん防止のタイムスタンプがあることなど
- 関係書類の備付：利用するシステムのマニュアルが整備されていることなど
- 検索性の確保：データの検索がしやすいこと
- 見読性の確保：内容が画面や紙で確認できること
なお、これまで紙の契約書で行ってきた契約を電子契約書に変更する際には、契約相手の理解を得ることが重要です。また、セキュリティ対策にも注意しなければなりません。
紙の契約書の電子化
紙の契約書をスキャンすれば、電子文書として管理することができます。ただし、単純にスキャンしただけの電子文書は契約書原本ではなく、コピーとして扱われます。
電子化した契約書を原本とするには、電子契約書と同様電子帳簿保存法や施行規則で定められた細かな条件を満たさなければなりません。
電子契約書と共通の条件もありますが、スキャンする際に利用する機器の種類や解像度などについても事細かに定められている点が異なります。
いずれも文書管理システムの併用がおすすめ
電子契約書を作成する場合も紙の契約書を電子化する場合も文書管理システムを併用すれば、検索や閲覧、ライフサイクルに従った管理が容易です。期限に従って自動的に廃棄することもできます。その他にも業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットがあり、紙の契約書にある課題の多くが解消できます。
文書管理システムについて詳しくは、「文書管理システムがあれば文書管理が楽になる！システム比較5選」をご覧ください。
契約書の保管にはさまざまな規程があるができるだけ電子化するのがおすすめ
紙の契約書の保管は課題も多く、どうしても非効率になりがちです。紙の契約書をスキャンして電子文書にするか、最初から電子契約書にすると、多くの課題が解決します。ただし電子帳簿保存法に定められた条件を満たさなければいけません。条件が細かく、対応するには時間と手間がかかるため、多くの企業では何らかのサービスを利用しています。
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