案件管理をエクセルで行う場合の問題点とは?成果に結びつく管理法を考える

案件管理をエクセルで行う場合の問題点とは?成果に結びつく管理法を考える

業務効率化

オフィスソフトの定番であるエクセルは、多様な業務に対応する汎用性の高さが魅力です。案件の管理に活用している企業も多いのではないでしょうか。しかし、いくらエクセルが便利なソフトであっても、案件管理を行ううえでは不都合もあります。

今回は、案件管理をエクセルで行う場合にありがちなマイナス点を見ながら、より成果に結びつけるための方法を解説していきます。

エクセルで案件管理を行う際の要素と注意点

初めにエクセルで案件管理を実施する場合に対象となる基本的な要素と、知っておくべき注意点を確認します。

案件管理の基本的要素

案件管理で必要となる基本的要素には以下の3つの項目があります。

  • 顧客情報管理:顧客の基本的な情報で、案件管理のベースとなる要素です。具体的には会社名、顧客企業の担当者名、メールアドレス、住所、電話/FAX番号、会社URL、所属業界など、取引において必要となる情報を収集、記載します。
  • 進捗管理:営業フローにおけるステータスを表記します。進捗状況をいかに正確に把握するかにより、次へのアプローチやステップが決定される重要な要素です。
  • アクション管理:案件に対して行った行動と結果を記録し、今後の予定などを記載します。

エクセルで案件管理を行う際の注意点

エクセルの基本機能は表計算ソフトであり、セルの操作によってすべての機能が成立する仕組みです。エクセルには例えば、入力方法が違うと正しく計算ができない、セル内で使用できない記号があるといった特有のルールがあるため、案件管理ツールとしては限界があることを理解しておく必要があるでしょう。

エクセルで案件管理を設計する場合、基本的には前出の3要素ごとにシートにまとめます。各顧客に固有の顧客IDを付与することで、要素を互いに結びつけることが可能です。さらに必要に応じて関連項目をリンクさせながら、顧客IDの情報を膨らませていくことができます。

なお、エクセルの基本は広大なセルの集まりに過ぎません。一から案件管理設計を行うのは非常に手間がかかるため、テンプレートの利用が一般的です。企業によっては、歴代使用している自社仕様のフォーマットを活用しているケースも多く見られます。

エクセルでの案件管理を効率的に機能させるためには、各項目に適した入力規則の適用やリスト化などルールを設定することが必要です。また常に最新の情報となるよう情報が入り次第適宜更新することに留意し、必要に応じて更新日時を記録しておくことで、情報が前後するといった混乱を避けられます。

契約書の保管方法について詳しくは、「契約書の保管方法はどうするのが適切?アナログの場合と電子文書の場合」をご参照ください。

エクセルでの案件管理にありがちな課題

上記で確認したようにエクセルでの案件管理は、基本的には自動化できる箇所が少なく、更新や修正についてはコメント機能を利用するなどして明示する必要があります。エクセルはさまざまな業務に対応可能で汎用性が高くカスタマイズ性に優れる一方で、案件管理に特化したツールではありません。

エクセルのみではリアルタイムでの情報更新が難しく、また手動での保存を忘れると更新が反映されないままデータが残ります。さらに作業履歴が明確ではないため、時系列での混乱が生じるリスクがあります。

もっとも課題となるのが、チームでの共有がしにくいという点です。例えばクラウド上から開くようにしても、各担当者のシートに分かれるため、確認するのには都度開いて見る必要があります。

オンラインで利用可能なGoogleのスプレッドシートを使う手もありますが、タスクが多く複雑化しやすい案件管理には不向きです。作業フロー、優先順位をつけるなどができず、基本的には行動記録という領域に制限されます。

顧客を抱える担当者全員分の一元的な管理が困難なうえ、進捗の可視化ができないためタスクの遅れに対してアラートを出すなどの注意喚起ができません。

条件付けの方法によりますが、ブックやシートをまたいだ過去の案件情報の検索が容易はでないことも、作業負担となります。

基本機能での分析方法が限られており、収集されたデータを活用して次の行動につなげるためにはいくつもの工程が必要です。分析ツールをアドインすることもできますが、エクセルに精通していないと使いこなせないのが難点です。

案件管理を効率化する ツールの活用

案件管理の効率化に向けて、どのような対策ができるのでしょうか。

課題の解決ポイント

エクセルだけでは不足する機能を補えるのが、案件管理ツールの活用です。

使い慣れたエクセルと連動性のあるツールを活用することで、不足する機能を満たすことができ、手元のデータをムダにせず活用できます。

ツールを導入する際のポイントとしては、現行のエクセルによる管理で利便性に欠ける点をピックアップし、解決が図れるサービスを選択することです。

エクセルからのデータ移行が容易で、場合によってはデータを連携させられるようであれば、担当者の抵抗や不安が軽減されます。

案件管理に特化したツールとしては、特に情報共有と進捗状況の可視化が重要です。一見して状況が把握でき、関係者すべてがリアルタイムで情報にアプローチできるという点がツール導入の大きなメリットであるといえるでしょう。

ツールの一例-RICOH Desk Navi導入で変わること

ツールの一例としてRICOH Desk Naviを活用した場合を参考に、導入メリットを確認していきましょう。

  • 協同作業がしやすくなる

共有・共同作業の効率化を進めるおしごとルームを使うことで、タスクごとのあらゆるデータの一元管理が可能です。

例えば必要な文書や情報へのリンク、あるいは文書自体を添付しての共有が可能。それに対してリーダーが指示文書を書き込むこともできます。また、エクセルを使ったフォルダ管理では個々のファイルの関係性の可視化は困難ですが、おしごとルームでは、リンクや文書を貼りつけることで、それが可能です。

以上のような機能からから、一つの案件に対して複数人が協働するプロジェクトでも対応が容易になります。

  • 必要な情報の抽出が容易になる

メール本文や添付ファイル内の情報を容易に抽出できるため、作業負担が大幅に軽減されます。

また、必要な情報を瞬時に探せる横串検索機能により、過去案件のデータ活用も容易です。担当者名や案件名が不明な場合でも、キーワードによって欲しい情報をピックアップできます。

文書管理システムについて詳しくは、「文書管理システムがあれば文書管理が楽になる!システム比較5選 」をご覧ください。

  • 責任の所在が明確になる

さらに案件ごとに担当セールスと支援者が明示され、責任が明確化されます。担当者とコンタクトを取る必要が生じた場合でも、相手を間違えずに相談できます。

  • 人為的ミスの低減ができる

通知プログラムによるタスク文書の監視で関係者に注意喚起を行う機能があるため、案件に関する重要な連絡でも見逃しや見落としがなく、人為的なミスが回避されます。

  • 業務の効率化が図れる

RICOH Desk Naviの画面は、特別なIT知識がなくても扱えるシンプルなインターフェース。誰でも直感的に使いこなすことができ、操作に悩んで業務が滞ることもありません。エクセルシートをいくつも並べて作業するのに比べて、業務効率が格段に向上することが期待できます。

RICOH Desk Naviについての詳細は下記よりご覧いただけますので、ぜひ一度ご確認ください。

RICOH Desk Navi -特長

また、半年間の無料トライアル期間がありますので、お気軽にお試しいただくことも可能です。

RICOH Desk Navi ダウンロードフォーム(半年間無料)

 

適切な案件管理にはエクセルだけでなくツールの活用を

案件管理は営業をはじめとして、さまざまな分野の業務で必要とされます。円滑に管理を行うためには、個別のエクセルによる管理だけでは不十分。ツールの活用が有効です。

紹介したように、例えばRICOH Desk Naviの導入により、チームでの案件管理が容易になり情報共有と一元化が実現します。そのため進捗状況をリアルタイムで確認でき、処理忘れやデータの見落としといったミスの防止につながります。

自社にあったツールを導入して、管理の手法をエクセル偏重から一歩進め、効率化に向けた見直しを図ってみてはいかがでしょうか。