オフィス業務の効率化の実現 文書管理システムの特徴と選び方
業務効率化
今オフィスにいらっしゃる方は、自分のデスク周りを見渡してみてください。外出中の方は、ご自身のオフィスを思い出してみてください。見積書やサプライヤーからの提案書、経費精算などの申請書類などで埋もれていないでしょうか。
どのような仕事においても、紙の文書や電子ドキュメントは必ず作られるものであり、上手く付き合っていく必要があります。そのためにぜひ活用したいのが、文書管理システムです。文書管理システムはオフィスをどのように変えていくのでしょうか。
1.文書管理の意味と、その目的
そもそも文書管理とは、何を指す言葉なのでしょうか。文書には、誰かの手によって作成され、書類の目的に応じて活用され、必要な期間保管された後に廃棄される、という一連のサイクルがあります。この作成→活用→保管→廃棄のそれぞれのステージに応じて、文書を適切に扱うことを文書管理と呼びます。
文書管理の目的のひとつは、業務の効率を上げることです。例えば、ある文書が作成された後、適切な保管がなされていないと、再び活用しようと思っても文書をなかなか見つけ出せないという事態が多発し、業務効率が下がってしまうことが考えられます。特にチーム内で文書を共有しているような場合は、文書管理のルール(どこに保管しておくか、紙文書の場合はインデックスをどのようにつけるか、デジタル文書の場合はどのようなファイル名にするかなど)を決め運用しなければ、チームメンバーが作った書類を見つけるだけで一苦労、といったことになりかねません。
文書を適切な相手のみに開示できるようにすることも、文書管理の大切な役割です。社内でも一部の人しか関わらない機密プロジェクトの書類などは、プロジェクトメンバーの間のみでしか閲覧できないように処理しなければなりません。人事考課の結果や個人情報などは、それらを扱う部署と本人の間のみでやり取りすることが求められます。文書管理がずさんだと、機密書類を全社員が見られる状態になったり、使用が終わって廃棄すべき個人情報の書類が放置されたり、といったことが起こり得ます。
また、何かのはずみで文書が社外に流出してしまった場合、会社にとって大きな損害となる可能性があります。社内の技術的な文書や新製品の計画書などが外部に漏れ、競合会社の手に渡ってしまうと、企業の競争優位性が下がるおそれもあるでしょう。流出した書類が個人情報を含んでいた場合は、企業への信頼を失墜することにもつながり、事業の継続に悪影響を及ぼすことも考えられます。
文書管理は、社員の生産性を向上させるのはもちろんのこと、会社のコンプライアンスを強化し、情報流出といったリスクを低減するためにも非常に重要なことなのです。
2.ペーパーレスのメリット・デメリットとは
IT機器の進化により、紙を使わずに業務を遂行するペーパーレスも少しずつ浸透してきました。働き方改革の一環として、オフィスでのペーパーレス化をさらに推し進めようと考えている方も、少なくないでしょう。ここでは改めてペーパーレス化のメリットとデメリット、さらに実現を阻むハードルについて見てみましょう。
2-1.ペーパーレスのメリット
- 紙代・印刷代といったコストの低減
ペーパーレス化の最も分かりやすいメリットが、コストの低減です。紙代や印刷代といった直接的なコストはもちろんのこと、ペーパーレス化を推し進めることでプリンターの数を減らすことができれば、プリンターや複合機のリース代・購入代、メンテナンスにかかる費用なども削減することができるでしょう。また、書類用のフォルダーといった、書類を整理するために必要な事務用品の購入も削減できます。 - 書類の保管スペースの削減
一枚一枚は薄くとも、束になると紙はかなりかさむもの。書類を収納するために、オフィスの壁一面がすべて収納棚で占拠されているという会社も、少なくないのではないでしょうか。ペーパーレス化が進めば、書類用の保管スペースをなくし、貴重なオフィスのスペースを他の用途に回すことができます。書類棚が置かれていた場所を、ちょっとした会議スペースや休憩スペースに変えることで、社員の生産性向上を期待できるかもしれません。 - 印刷、保管にかかる工数の削減
紙の書類を扱うためには、まず出力する必要があります。書類を保管するためには、オフィス内でのルールにのっとってフォルダーなどに格納した後に、保管スペースまで運ばなければなりません。プリンターが社員のデスクから離れている場合、席を立ってプリンターのところへ行き来する時間がかかりますし、社外に送る際や別の建物に入っている部署の人に書類を送る際にも、細々とした事務作業が発生します。書類を保管スペースに保管する場合の作業も当然必要です。ペーパーレス化が進めば、このような「塵も積もれば山となる」作業の時間を削減することができるでしょう。 - テキスト化により検索が可能になる
どの書類のどのページにどんなことが書いてあるか、完璧に覚えられるような記憶力のいい人であればいざ知らず、通常は書類の内容の一部分を探す時には「確かあのページにこんなことが書いてあったような…」とあちこち探し回る羽目になるでしょう。ペーパーレス化を推し進め、紙の文書も適切にPDF化すれば、キーワード検索で目的の部分を一瞬で探し出せます。PDFデータであれば、他の書類やメールへのコピー＆ペーストもできるため、書類の活用効率を上げることができるでしょう。 - 紙・インク等を使用しないためエコロジー
環境への意識の高まりにより、オフィス内でも無駄な電気や水を使わないようにしたり、ごみをできるだけ出さないようしたりとエコロジー活動が浸透しています。ペーパーレス化で文書を印刷する際の紙やインクの使用が抑えられるため、オフィスでのエコ活動に貢献することができます。
2-2.ペーパーレスのデメリット・実現を阻むハードル
- デジタル文書に扱いづらさを感じる
ペーパーレス化が実現した暁には、文書は基本的にIT機器のスクリーン上で閲覧することになります。小さいころからIT機器に慣れ親しんでいるデジタルネイティブであれば問題は起こりづらいと思われますが、社員の中にはデジタル文書の取り扱いに慣れていない人もいるでしょう。デジタル文書をプリンターで出力して、作業した後にデジタル文書を更新するという、紙を使った仕事の仕方から離れられないという人もいるかもしれません。個々人の嗜好によるところも大きいため万能の解決方法はありませんが、ペーパーレス化を推進すると同時に、IT機器に苦手意識を持つ社員に対する教育を行うと、抵抗感の軽減に効果的でしょう。 - デジタル文書では再現しづらい作業がある
デジタル機器がどれだけ使いやすくなったといっても、扱いやすさの観点では、紙に軍配が上がるケースが少なくありません。その最たるものが、文書への手書きによるメモです。キーボード入力や図形の描画機能は、美しい文書を作成するために大変便利ですが、まだ整理されていないアイデアや、概念図をさっと書きたいときには、手書きがしっくりくることもあるでしょう。しかし、IT機器も日進月歩。タッチパネル搭載・ペンを用いた入力が可能なパソコンや、タッチ・専用ペンによる入力でメモが取りやすく最適化されたソフトなども登場しています。ペーパーレス化に合わせて、このような最新機器の導入も検討するとよいでしょう。 - 仕事のプロセスにおいて紙ベースで業務改革が必要になる
紙の申請書を使った申請・承認作業や、会議資料に特定のフォーマットがあるなど、紙の書類が仕事のプロセスに深く結びついている場合は、簡単にペーパーレス化は実現できません。承認のやり方を変えたり、会議の開催方法を考え直したりするなど、仕事のプロセスそのものを改革しなければならないでしょう。しかし、ペーパーレス化のメリットが大きいことが分かっていても、慣れ親しんだ仕事のやり方を変えることに抵抗感を持つ人が少なくないのも事実。結果として紙の書類が減ることはなかった、ということは往々にして起こり得ます。そのため、ペーパーレス化を検討する際は、どの業務を改善しなければならないのか、どうしたら社員に納得してもらえるのか考える必要があります。 - ペーパーレス化に大きな労力がかかる
会社によっては、すでにオフィスに紙の書類が山積しており、保管スペースが書類でいっぱいになっていることがあります。ペーパーレス化はコスト削減に大きなメリットがあるものの、紙の書類を最初にデジタル化するためには、やはり大きな労力とコストがかかります。少しずつ文書のデジタル化を進めていけばいいと思っていても、時間が経つにつれてペーパーレス化プロジェクトへの熱量が下がっていくと、いつの間にか誰もデジタル化作業を行っていない、ということにもなりかねません。そのため、ペーパーレス化の実現には、必要な労力を確保し、決められた期限内で行えるように計画することが大切です。 - 顧客が紙を使った仕事スタイルである
ペーパーレス化を阻む壁の中で、最も高い壁が顧客が紙を使った仕事スタイルを継続している場合かもしれません。会議の資料をすべて印刷して用意しなければならなかったり、見積書や発注書はFAXでやり取りする必要があったり、といったこともあるのではないでしょうか。そのため、社内でペーパーレス化を実現できたとしても、思ったより効果が上がらないことがあります。そうした場合には、顧客の仕事のプロセスを変えることは難しいものの、たとえば紙を使わずにFAXできるペーパーレスFAX機能を搭載した複合機など、機器をうまく活用すれば、紙文書を減らすことにつながります。
3.文書管理システムによってできることとは？
ペーパーレス化によるメリットを最大限に享受するためには、文書管理システムの導入をぜひとも検討したいところです。文書管理システムを使えば、紙の文書を単にデジタル文書に置き換える以上の効果を得ることができます。では、文書管理システム導入のメリットはどのようなところにあるのでしょうか。下記に代表的なメリットをご紹介します。
3-1.他のユーザーとの文書の共有がより簡単に
専用のシステムがない場合のデジタル文書の共有は、メールでファイルを送付し合う形が一般的でしょう。しかし、容量が大きいファイルをやり取りするとき、相手のメールボックスの容量によっては受信が拒否されてしまうことも。結果としてDVDなどに保存した上で郵送するといった、アナログな手段に頼らざるを得なくなってしまいます。
多くの文書管理システムには文書の共有機能が搭載されており、容量の上限さえ許せば大きなファイルでも共有することができます。システムによっては社外の人とも簡単にファイル共有できる機能があるので、取引先に大きなファイルを送る際にも大いに活躍します。使い方も非常に簡単で、特別な操作をしなくても共有設定されたフォルダーにファイルを保存しておくだけで、社内の特定のユーザーとのみファイルを共有することができます。ファイルやフォルダーの共有の期限を決めておくこともでき、共有設定の変更を忘れていつまでもファイルが共有されていた、といったミスを防ぐことができます。
3-2.オフィス外からファイルへのアクセスが可能
オフィス外にいるときに共有サーバーに保存されたファイルにアクセスするためには、一度戻って共有サーバーを開くか、社内の誰かにお願いしてメールでファイルを送ってもらうしか方法がありませんでした。オフィス外で仕事をする時間の長い営業部員にとっては、オフィス外から社内のファイルにアクセスできないことが、業務効率を下げる要因となることもあるでしょう。また、働き方改革の一環として、オフィスを離れたリモートワークの導入を検討する会社が増えつつあります。リモートワークを実現するために突破しなければならない壁のひとつが、オフィスの外からどのように社内のファイルにアクセスするか、という点でしょう。
文書管理システムを利用すると、チーム内で共有されたファイルに社外からのアクセスが可能になります。重要なファイルを自身のパソコンにダウンロードし忘れた場合でも、オフィス外からファイルを取り出すことができます。家庭の都合などで、在宅で仕事をすることになっても、オフィスにいるときと変わらずファイルにアクセスすることができ、効率よくリモートワークに取り組むことができます。
3-3.ユーザーごとのアクセス権限を設定
社内で運用されているファイルの中には、特定のユーザーのみが編集でき、その他のユーザーは閲覧のみ、といったアクセス権限を設定する必要のあるものがあります。そのような場合、ファイルの原本は別の場所に保存しておき、他の社員に閲覧してもらうためにPDF化して配布する、といった形で運用している人も多いのではないでしょうか。こうすれば特定の人には閲覧のみという要件は達成することができますが、ファイルを更新するたびにいちいちPDF出力して特定の場所に保存、というのも面倒な作業です。また原本のファイルからPDFを出力し忘れてしまうと、閲覧用PDFと編集用の原本ファイルとの内容が異なってしまい、大きな事故につながる可能性もあるでしょう。文書管理システムでは、特定のファイルを閲覧のみにする、あるユーザーにはそもそもファイルを参照不可の状態にするなど、きめ細かな権限設定を行うことができます。
3-4.ファイルの回覧、承認フローも作成可能
チームで働いている場合、部下が作ったファイルを上司が確認し、問題なければ承認、指摘事項があればコメントを付けて送り返す、といった承認フローが日常的に行われているでしょう。チームメンバーがすぐ隣に座っているような仕事環境であれば、ファイルの承認を依頼は一声かければ済みますが、離れた場所で仕事をする場合はそうはいきません。ファイルを共有スペース上にアップロードした後に、メールなどで閲覧者全員に承認依頼する必要があります。メールの中にファイルの保存場所を書くのは案外手のかかる作業ですし、承認が下りたかどうかは上司のメールと突き合せて判断しなければならず、ファイルが多くなればどのファイルが承認済みでどれが済んでいないのか分かりづらくなります。
文書管理システムを使うと、承認依頼を出したいファイルをシステム上で登録すれば、自動的に承認者に承認依頼メールが送信されます。メールを受け取った人が内容を確認して承認すれば、システム上でどのファイルが誰によって承認されたかが表示されます。修正の必要がある場合には、システム上でコメントを付けることができ、速やかに修正指示を受け取ることが可能です。チーム内の承認やレビュー作業が捗るでしょう。
3-5.複合機との連携でFAXデータやスキャンデータを自動保存
取引先によっては、紙を使って業務を行う必要がある点を前述しました。顧客から電子データではなく紙で情報を受け取ることもあるでしょう。これらのデータをスキャンして取り込み、特定のフォルダーに保存するといった作業は、日々多くの紙情報を扱う場合にはかなり面倒です。
文書管理システムの中には複合機との連携機能を持っているものがあります。スキャンしたデータを特定のフォルダーに自動的に保存するという機能を提供しているものもあり、複合機がFAX受信した際に、FAX内容を電子データとしてフォルダーに保存することもできます。設定次第では、相手の発信者番号に基づいて担当者別のフォルダーに振り分ける、といったことも可能です。
4.文書管理システムを導入する際に、最も大切なこと
いざペーパーレス化を推進しようとプロジェクトを立ち上げたときに、まず気になるのがどのシステムを選べばいいのか、ということでしょう。文書管理システムは世の中に数多く存在し、比較的安価で基本的機能を押さえたものから、独自の機能を持ったシステムまであるため、ついついシステムの比較検討に気を取られてしまいがちです。
しかし、システム導入の際に必ず考えなくてはならないのは、どの文書管理システムを選ぶかではなく、文書管理システムを導入して何を達成したいのか、という点です。当たり前の話に聞こえるかもしれませんが、文書管理システムは導入そのものが目的ではなく、ひとつのツールに過ぎません。それによって何を実現したいのかが最も重要です。文書管理システムを導入することで「何を達成したいのか」をまず明確にし、社内で共通意識を持っておきましょう。チーム内、社外の人とのファイル共有をより便利にするために導入したいのか、コンプライアンスをより強化するためにファイルへのアクセス権限を厳格に運用したいのか、目的によって重視する機能や導入の仕方が大きく変わってきます。また、FAXの取り扱いをより便利にしたいということであれば、現在運用している複合機との相性も考える必要が出てくるため、導入できる文書管理システムも限られます。
文書管理システムは前述の通り、場合によっては社内の業務プロセスを大きく改革する必要が出てくることがあります。そのため、システム導入前に社内でシステム導入の目的を共有しておかないと、導入してから「こんな大変な手間がかかるなら入れたくなかった」「システム導入に協力したくない」と言った反対意見が噴出しかねません。最悪の場合、とりあえずシステムは導入したけれど、いまひとつ活用がなされずに無駄に終わってしまった、といったことも起こり得るでしょう。そのため、文書管理システムの導入目的、得られる効果、起こり得る追加作業や反対意見への対応方法などを事前にしっかり議論した上で、システム導入へと進むことが大切です。
5.代表的な文書管理システム
最後に、最大手のベンダーとして検討に上ることの多い有料の文書管理システムと、フリーで使用できる文書管理システムをご紹介いたします。
日立ソリューションズ「活文 Contents Lifecycle Manager」
日立ソリューションズ「活文 Contents Lifecycle Manager」については、文書管理システムとしての基本的な機能はもちろんのこと、Windowsの操作ができる人であれば迷わず使える、使いやすい操作画面(ユーザーインターフェース)が用意されています。文書管理システムは多くの社員が使用するため、中には新しいシステムの使い方を習得することに抵抗感を示す人がいるかも知れません。しかし日立ソリューションズ「活文 Contents Lifecycle Manager」であれば、使い方を簡単に覚えることができるために、多くの人に活用いただけるようになっています。
富士通「FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal」
富士通「FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal」は、クラウドサービスの一種である「SaaS」という形式でサービスを提供しています。文書管理システムの中には、システム以外にも専用のサーバーといった高価な機材を購入しなければならない場合もありますが、富士通「FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal」でのクラウドサービスであればその必要がないため、初期投資を抑えることができます。またユーザー数やディスク容量についても、会社の成長や使用度合いに応じて柔軟に変更することができ、お得に運用することができます。
リコー「Ridoc Smart Navigator V2」
リコー「Ridoc Smart Navigator V2」は、文書の版管理、全文検索、アーカイブなどの機能が利用できます。すでに同社のドキュメント・ポータル・ソフトウェア「Ridoc Desk Navigator V4」を採用されている企業であれば、使い慣れた操作感のまま導入することが可能です。またWebブラウザ版も用意されていて、導入、管理コストを最小限に抑えつつ、面倒な手間のかからない簡単操作を実現しています。ほかにも業務効率化や情報共有を可能にする一括印刷、メール文書通知機能など多彩な機能を有しています。
KnowledgeTree
KnowledgeTreeは、オープンソースプログラムのため、システム構築の基礎的な知識さえあれば無料で利用できる文書管理システムです。アカウントの権限設定や文書ファイルのバージョン管理、ワークフローの設定と言った、文書管理システムの基本的な機能はすべて搭載しています。またオープンソースプログラムは、プログラミングの知識があれば新たな機能を追加することもできますので、自社の使い方に合わせたシステムにカスタマイズすることも可能です。
Alfresco Communityエディション
Alfresco Communityエディションも、KnowledgeTreeと同様オープンソースのため、無料で利用することができます。有料版と比較するとコンテンツの暗号化や保存ポリシーを適用できないといった制限がありますが、チーム内でのドキュメント共有が中心のライトユーズには十分な機能を提供しています。またiOS向け・Android向けのモバイルアプリも無料のCommunityエディションで利用できるため、外出先でもスマホから快適にファイルを参照することができるのも嬉しいポイントです。
様々な機能を実現し、業務改革を実現する文書管理システム。賢く選んで、生産性を改善させてください。