ワークフローの改善を実現するワークフローシステムとは？

ワークフローの改善を実現するワークフローシステムとは？

働き方改革

国が主導となって進めている働き方改革。その中でも大きな柱としてあるのが「長時間労働の是正」です。長時間労働を是正する方法は決してひとつではありませんが、無駄なく効率よく働くためには、業務プロセスの改善が欠かせません。そこで重要となるのがワークフローの見直し。今回はワークフローとは何なのかということをはじめ、ビジネスプロセスマネジメントとの違いや、ワークフローシステムを導入するメリット・デメリットなどについて詳しくご紹介します。

 

1.そもそもワークフローとはどういったものなのか

従業員の長時間労働を是正する目的は、企業のコスト削減はもちろん、従業員の健康の確保、仕事と家庭生活の両立、男性の家事参加の推進、女性のキャリアアップなどさまざまです。しかし、業務の見直し等を行わずに単純にノー残業デーをつくるだけでは、ほかの日にしわ寄せがくるだけで何の解決にもなりません。長時間労働を是正するためには、業務の効率化などの根本的な改善が求められます。ワークフローの見直しは、その第一歩となるでしょう。

そもそもワークフローとは、業務の一連の流れ、もしくは業務手続の流れを図式化したものです。業務の流れを図式で表して可視化することで、改めて自分たちがどういった流れで業務を行っているのかわかり、その中の無駄が明確になります。普段、当たり前に行っていても、ワークフローで確認したら実は必要のない業務であることも珍しくありません。作業効率を妨げている箇所がわかる、ミスが起きたときに原因究明がしやすい、業務処理に必要な書類が明確になるといったこともワークフローのメリットです。ワークフローを作成し、これまでの業務を見直すことは、業務効率を上げ、無駄な長時間労働を削減するために欠かすことのできない行為なのです。

ワークフローとビジネスプロセスマネジメントとの違い

ワークフローと混同しがちなものとして、「ビジネスプロセスマネジメント（BPM）」というものがあります。ワークフローとは、業務の一連の流れを図式化したものと先述しましたが、ビジネスプロセスマネジメントは、業務を管理して無駄を省き、改善することをいいます。いわゆるPDCA（計画、行動、確認、改善）のサイクルを回して業務を改善していくことが、ビジネスプロセスマネジメントです。改善の計画を立てるためには、現在の業務の流れを把握しなくてはなりません。つまり、いきなりビジネスプロセスマネジメントを行うことはできないのです。まずはワークフローを作成することで現状の業務の流れを把握し、そのうえで改善計画を立てることが、理想的な長時間労働是正のプロセスです。

2.ワークフローシステムの機能とは？

ワークフローを作成し、運用するには問題点がひとつあります。それは紙文書の扱いです。これまで多くの企業で業務手続に紙文書が利用されてきました。稟議、経理処理、受発注処理などを進めるためには、紙文書を作成し、承認者の承認を得る必要があります。紙文書でのやりとりは、古くからあるビジネス慣習のため、承認証憑として証拠能力を持たせやすい、一覧性が高いといったメリットがあります。その反面、承認者が不在の場合は承認を得るための時間がかかる、後から探すのが困難、そもそも保管場所が必要になり、そのコストもかかるといったデメリットがあります。実はワークフローの中で効率化を妨げることの要因のひとつとして、よく挙げられるのが、この紙文書の扱いです。そこで、この紙文書のデメリットを補い、ワークフローの効率化を進めるためのツールとして登場したのが、「ワークフローシステム」です。

ワークフローシステムとは、図式化された業務手続の流れをコンピュータに組み込んだものです。これにより一連の業務手続が自動化され、圧倒的に業務の効率化が進みました。ワークフローシステムが登場したのは、企業でPCを一人一台持つことが当たり前となった2000年代です。ただしその当時はまだ導入コストが高く、一般的なビジネスツールにはなりえませんでした。クラウドサービスが本格化し、低コストで導入が可能になった2010年代あたりから、ワークフローシステムが本格的に普及しだしました。スマートフォンの普及が進み、クラウドのワークフローシステムを使えば社外から承認作業ができるようになったことも、ワークフローシステムの普及に拍車をかける要因となりました。

2-1.ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能として、以下のようなものが挙げられます。

  • ワークフローの作成・管理

現在の業務を基に、ワークフローを作成します。多くの場合、フォーマットが用意されているため、それをコピー＆ドロップすることで簡単に業務の流れを図式化することができます。

  • 電子申請書の作成機能

ワークフローシステムでは、基本的にこれまで紙で作成してきた文書をすべて電子化します。受発注、経費請求書、稟議書などの文書をフォーマット化し、簡単に電子申請書の作成を実現します。

  • 電子申請書の回覧機能

作成した電子申請書を、ワークフローに沿って承認者に回覧してもらう機能です。承認者は電子申請書を確認し、電子印鑑などを使って紙文書同様にシステム上で承認作業を行います。この回覧機能では、誰の承認を得ていないか、電子申請書がどこで滞っているかがすぐにわかるため、業務効率を落としてしまうことがありません。

  • 申請書以外の文書管理機能

ワークフローシステムには、勤怠管理、クレーム対応管理、備品購入管理といった申請書以外の文書、データの管理機能等がついているものもあります。また、工場などで製品の製作を行う際の工程、資材管理などの視覚化を実現する機能も有しているものもあります。

2-2.ワークフローシステムとグループウェアの違い

最近のグループウェアには、ワークフローシステムの機能である電子申請書の作成や管理機能を有しているものもあるため、グループウェアをワークフローシステムだと勘違いされている方も少なくありません。しかし、グループウェアに含まれているワークフローシステムの機能は、基本的なものだけである場合がほとんどです。そもそもグループウェアとは、社内の情報共有を強化することが大きな目的としています。申請や承認を自動化し、業務効率を上げることが目的のワークフローシステムとは根本が違います。業務効率化を主目的としている場合は、機能が豊富な単体のワークフローシステムを選ぶことをおすすめします。

3.ワークフローシステム導入のメリット・デメリット

効果的に活用することで業務効率のアップを実現するのがワークフローシステムです。しかし、ワークフローシステムのメリットはそれだけではありません。ここではワークフローシステムの主なメリット、そしてデメリットをご説明します。

3-1.ワークフローシステムのメリット

  • ペーパーレス化

ワークフローシステムのメリットは多々ありますが、その中でも大きなものはペーパーレス化です。申請書類のほとんどが電子化されることで、紙文書を大幅削減が見込めます。これにより紙代、印刷代、保管するための棚、フォルダー、ファイルといった備品を購入する経費が削減でき、紙文書でありがちな、ほかの書類に紛れて紛失してしまうといったリスクもなくなるでしょう。電子化により検索性も上がるため、欲しい書類がすぐに見つかります。紙文書を保管する場所も必要なくなるため、オフィスの省スペース化を図ることができます。

ペーパーレス化のメリットとしては、社内にいなくとも承認作業ができるようになることも挙げられるでしょう。クラウドでつながっていれば、自宅、営業先、出張先など、どこにいてもリアルタイムで情報が伝達され、書類の確認ができます。承認作業がスピードアップすることで、業務の効率化につながります。

  • 業務の可視化

ワークフローシステムにより業務の流れが整理されると、それまで曖昧だった承認作業の手順や流れが明確になります。その結果、業務のミスを減らすことができ、仮にミスがあったとしても、どこでミスをしたのかが可視化できるため、リカバリーにかかる時間が短縮されるでしょう。また、作業の進捗状況や停滞している部分がリアルタイムで確認できるので、常に効率的に業務を遂行できることもメリットのひとつです。

3-2.ワークフローシステムのデメリット

  • 柔軟性が損なわれる可能性がある

業務にシステムを導入することで、柔軟性が損なわれ、かえって業務効率が落ちてしまう可能性があります。例えば、これまで独自のフォーマットをつくっていた帳票があった場合、電子化されることで帳票が使えなくなれば、改めてフォーマットをつくり直さなければなりません。承認経路を図式化し固定することで、組織変更や人員の移動、退職があるたびにシステムの変更が必要になることもあります。そうなれば、システム管理者の負担が大幅に増えてしまいます。

  • 承認者の負担が増える

ワークフローシステムはクラウドが進化したことで、いつでもどこでも確認・承認作業が行えるようになりました。これは業務効率をアップさせるうえで非常に大きなメリットですが、反面、承認者は常に確認業務を迫られることになり、いつでも（場合によってはプライベートな時間でも）承認作業を行わなくてはならなくなる可能性があります。

  • 紙文書と電子文書が混在する

ワークフローシステムを導入することでペーパーレス化は進みますが、書類の中には原則として一部原本保管しなければならないものもあります。そうした書類が紙文書と電子文書で同時に存在することで、管理が煩雑になることも想像に難くありません。

ここまでワークフローシステムのメリットとデメリットの代表的なものを挙げてきましたが、デメリットはあらかじめシステムを導入することを前提として、ルールを決めておくことで解決するものがほとんどです。また、免許証や許可証などの現物確認の必要性が極めて高いもの、条約による制約があるものといった特定の文書でない限り、基本的には会社関係書類のほとんどが電子保存可能になっています。そういった意味でもしっかりとした活用ルールを定め、ある程度の余裕を持って柔軟に対応するようにすれば、企業にとってワークフローシステムの導入はメリットのほうが多いといえるでしょう。

4.ワークフローシステムを選ぶポイント

企業によってそれぞれ問題点や課題は異なります。単純に業務プロセスに問題があっても、ワークフローシステムを導入すればすぐに解決することはありません。重要なのは、自社の現状に合わせたワークフローシステムを選択することです。ここでは、自社に最適なワークフローシステムを選ぶためのポイントをご紹介します。

  • ワークフローシステムを利用する目的を明確にする

業務効率をアップさせることが目的であることはもちろんですが、ペーパーレス化の徹底や、クラウドサービスの活用など、ワークフローシステムを導入することで「何を実現させたいのか」を明確にすることが重要です。目的を明確化せずに中途半端な使い方になってしまうと、思ったような効果を発揮できない場合もあります。自社のボトルネックを改めて検討したうえで選択しましょう。

  • オンプレミスかクラウドか自社の状況に応じて選択する

自社で活用している社内システムとの連携を念頭にしている場合、クラウドよりもオンプレミス（自社でのシステム構築）の方が連携はしやすくなります。しかし、オンプレミスはクラウドに比べ初期費用が高く、メンテナンスや管理を自社で賄う必要があるといったデメリットもあります。何を優先するか検討したうえで、オンプレミスもしくはクラウドを選択するようにしましょう。

    • 会社の成長に合わせて使い方が変わることを考慮する

コストを抑えスモールスタートとしたものの、会社が成長して人員が増えた際に、それに対応できないタイプのワークフローシステムだった場合は、別のシステムに変更しなければなりません。新規事業などに着手すれば、ワークフローシステムの使い方が変わる可能性もあります。導入の時点である程度、企業の将来的なビジョンを考慮に入れて選択すれば、無駄な手間やコストを抑えられます。

  • 自社に合った操作性や使い勝手を考える

自社の働き方や使い方に合っているシステムを選ぶことも重要です。スマートフォンでの決裁を目的としているのであれば、モバイル対応したシステムが必要ですし、複数の承認や決裁ルートがある場合、途中のルート変更が可能なタイプが必要です。また、あまり複雑なシステムにすると、社員に対する教育コストがかさんでしまう、導入したものの誰も使わない、などといった問題が起こりえます。多くのワークフローシステムは無料試用期間がありますので、操作性や使い勝手を十分に試したうえで選択するようにしましょう。

  • どういった外部システムと連携が取れるのか確認する

グループウェアやSFA（セールス・フォース・オートメーション）など、外部システムと多く連携が取れるタイプのワークフローシステムを選択することで、業務効率は各段にアップします。連携が取れない場合は、それぞれのシステムを別々に立ち上げて作業をしなくてはならないため、従業員の負担が増えてしまいます。自社が活用しているサービスや、今後利用を検討しているサービスと連携が取れるかどうかを確認して選びましょう。

5.ワークフローシステムの比較

実際に販売されているワークフローシステムをいくつかご紹介します。自社にとって最適なシステムを選択するうえで参考にしてください。

1ユーザー300円から利用できるワークフローシステムです。おすすめのポイントは同じシリーズで経費精算、勤怠管理、採用管理、労務管理、給与計算システムがあり、それぞれと連携を取って業務効率がアップできることです。また経費精算システムは通常1ユーザー400円ですが、ワークフローシステムと両方を申し込むことで合わせて600円に割引され、さらにほかのサービスを利用すると月額で1ユーザー50円以上の割引サービスがあります。機能制限はあるものの無料で利用できるタイプもあるため、まずはワークフローシステムがどういったものか試してみたいといった場合にもおすすめです。

主な機能として、企業独自のフォーム作成機能、申請の進行具合を一目で確認できる申請一覧機能、申請承認+コメント機能、クリックのみで簡単に承認経路作成できる機能、条件によって承認経路を分岐させる機能、申請承認通知機能を有しています。さらに英語に対応し、スマートフォンでも申請承認ができるスマートフォンアプリも用意されています。

20ユーザーまでは無料で有料版と同じ機能を利用できるため、スタートアップ企業や少人数の中小企業におすすめのワークフローシステムです。また、21ユーザー以上でも月額1ユーザー300円で利用でき、比較的低価格。さらに電話やメール、チャットでのサポート体制が整っているため、問題が起きた際にもスピーディーに解決できます。

SmartFlowのコンセプトは、「ワークフロー（申請・承認管理）をもっと簡単、もっと便利に。」です。このコンセプトが示すように、シンプルでわかりやすい操作画面、標準のテンプレートのほか、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でオリジナルテンプレートの作成、スマートフォン対応など機能面も充実しています。さらに、さまざまなサービスと連携を可能にするWebAPIも公開されているため、自社でカスタマイズすることでより便利なシステムとして活用することができます。

月額1ユーザー1,200円の事後精算プラン、月額1ユーザー960円の事前購入プランがあり、どちらのプランも200ユーザー以上の場合、利用料金は半額になります。大企業や人員の増減が多い企業向けのワークフローシステムですね。10ユーザーまでであれば、ファイル保存量1GBなどの制限はあるものの、有料版と同じ機能を無料で利用できるタイプも。さらに、大学などの教育機関なら、100ユーザーまで無料で利用できるプランがあります。

主な機能として、業務プロセスを簡単に作成できるモデリング機能、業務情報をオンラインで受け渡しができるタスク処理機能、業務進捗をリアルタイムに監視できるモニタリング機能、業務プロセス管理のシステム全体を3種類のシステム管理権限で運用する事ができるシステム管理機能等が利用可能です。他にも多言語対応、スマートフォン対応など豊富な機能を有しています。また、Googleのグループウェアツールである「G Suite」との連携機能があるため、G Suiteを活用している企業であれば、より業務効率をアップさせることができます。

オンプレミス（パッケージ）タイプとクラウドタイプが用意されているため、自社の状況に応じて選択できるワークフローシステムです。クラウド版は初期費用5万円で月額1ユーザー400円から、オンプレミス版は50ユーザーで50万円から利用可能です。なお、クラウド版は30日間の無料お試し期間が設けられています。サイボウズが提供しているグループウェア、「ガルーン」「Office」、業務アプリ構築サービスの「Kintone」と連携できるため、サイボウズのサービスを活用している企業におすすめのワークフローシステムです。

collaboflowの一番のおすすめポイントはofficeソフト、Excelを使ってフォームをデザインできる点です。使い慣れたExcelを活用してフォームデザインが可能なため、社員教育コストも抑えることができます。申請経路の設定も経路パーツを並び替えるだけで完成させられます。条件分岐もパーツ化されているので柔軟に設定できるところも魅力。スマートフォン、Macにも対応しています。

スタートアップ企業や中小企業におすすめの月額1ユーザー300円のプランと、500人以上の規模の企業でも利用可能なプラン（価格は個別）が用意されているため、規模にかかわらず利用できるワークフローシステムです。どちらのプランも30日間の無料試用ができます。また保存容量追加、フォーマット作成・ワークフロー構築代行、管理者トレーニング、基幹システム連携、カスタマイズ機能開発などさまざまなオプションサービスもあり、より柔軟な利用が可能になっています。

機能は、文書作成・申請機能、設定したルートに沿って回付する機能、手書き機能、自動採番、スマートフォン対応などのほか、管理者機能として既存の書式をそのまま利用できる既存書式登録機能、商品やサービスの単価データ管理ができるマスターデータ機能、外部のシステムからStreamlineのデータを自動取得できる自動データ連携（API）機能があります。またGoogleのGoogle Apps for Work 、マイクロソフトの Office 365の2つのグループウェアとのシングルサインオン連携を標準サポートしているため、利用に応じてワークフロー機能を追加することができます。さらにどのような問い合わせにもほぼ1営業日以内に回答するサポート機能もあり、安心して活用できます。

オンプレミス（パッケージ）タイプのみで、数百人以上の規模の企業におすすめのワークフローシステムです。ライセンス費用は、短期間に容易にワークフローシステムを実現する統合プラットフォームのスタンダードタイプで4,800,000円、R@bitFlowで備えている機能の全てを装備しているエンタープライズプランで10,000,000円です。

主な機能は、申請書作成、フォーム作成、組織・役職、個人などのルート作成機能、公開掲示板、Q&A掲示板、PDF印刷、組織人事管理、滞留処理、ログ管理などがあります。またWebブラウザに対応したアプリケーションのため、申請・審査処理、メール送信、文書保管・閲覧、検索、PDF印刷などを専用ソフトを使わずにすべてWebブラウザで処理することができるうえ、クライアントごとのバージョンアップやライセンス管理の必要もありません。さらにCSV形式データの書き出し・取り込みや、統合Windows認証（OSにログインするだけでR@bitFlowへログインできる機能）など、業務効率を上げる機能も豊富です。

月額1ユーザー500円（初期費用10万円）から利用可能なクラウドタイプのワークフローシステムです。最大ユーザー数は1,000名のため、中小企業から大企業まであらゆる企業におすすめです。すべての機能を利用できる30日間の無料体験もあります。またサイボウズoffice、サイボウズGaroon、SharePoint、desknet’s NEOとの連携も可能です(初期費用各50,000円、月額20,000～35,000円)。さらにオプションでeFormMaker（Webフォーム作成ソフト）月額利用サービス(月額5,000円)、SSL利用サービス(月額8,000円)もあります。

主な機能は、申請書作成、文書作成時の入力ミスを防ぐ人力支援機能、申請後の自動採番、押印機能、集計したデータのグラフ表示、「eFormMaker」を使っての自社フォーム作成などがあります。また、iPhoneやサイボウズOfficeなど連携したグループウェアからの閲覧が可能です。

 

6.業務プロセスの改善で働き方改革の実現を！

決裁・申請ルールの明確化、迅速化は業務の効率化を生み出し、長時間労働の是正に大きな役割を果たします。また、ワークフローシステムの導入によって、紙文書のペーパーレス化をできれば場所を選ばずに働ける環境が創出されることも大きなメリットとなります。上司が会議や出張で不在の場合でも承認が得られる、テレワークにより在宅で業務を続けることが可能になるなど、ワークフローシステムを導入することは、働き方改革の実現に大きく貢献します。非効率な業務遂行に悩む企業はもちろん、従業員不足や従業員の健康問題に不安を抱える企業もぜひ、ワークフローシステムを導入することで、業務プロセスの改善をしてみてはいかがでしょう。