仕事（タスク）管理はなぜ必要なのか？タスク管理によって業務を効率化する方法
業務効率化
複数の仕事が同時進行しているとき、頭で次の行動を考えているつもりでも、つい何かが抜けていたり、合理的に動けていなかったり、という状況が起こりがちです。ミスやうっかり忘れを防いで、いつ何をどうしたら効率よく動けるかを判断するために、「仕事（タスク）管理」が必要です。今回は、効率的で漏れのない仕事を継続するために、タスク管理を行うメリットと、タスク管理をスムーズに行うためのポイント、そのために必要なツールをご紹介しましょう。
タスク管理を行うメリットとは？
タスク管理とは、複数の仕事の量やスケジュールを適切に調整することで、仕事をスムーズに進めるよう管理することをいいます。たとえばプライベートで、約束がダブらないようにダイアリーにスケジュールをメモしておくことがありますが、その仕事バージョンがタスク管理と考えてください。
タスク管理を行うと、主にこんなメリットがあります。
- 複数あるタスクを整理して管理することで、仕事を段取り良く進められる。
タスク管理を行うと、いつどの仕事をどれだけやったら効率が良いかを判断できるので、仕事を段取り良く進められるようになります。
- 別の仕事が突然入ったときでも、すぐに対応できる。
よくありがちなのが、「別の仕事を引き受けてしまったけれど、仕事スケジュールがパンパンでとても納期に間に合いそうにない」というような状況です。こうしたことも、タスク管理を行うことで仕事の空き状況が把握できるようになるので、どれくらいの仕事を新たに受けられるかが分かり、無理な受注を回避することができます。
- はっきりとした目的意識を持って仕事に取り組める。
タスク管理を行うと、自分がどんな仕事をどういう目的でやっているかが明確になるので、はっきりとした目的意識を持って仕事に取り組めるようになります。
タスク管理をスムーズに行うためのポイント
では、どうすればスムーズにタスク管理ができるのか、具体的な方法を確認していきましょう。
パソコンか手帳かにこだわらず、自分がもっとも使いやすい方法で管理をする
タスク管理と言うと、パソコンをイメージする人も多いかもしれませんが、じつは手帳を使っているビジネスマンは意外と多いのです。手帳はパソコンよりも自由にいろいろ書き込めて、バッテリーが切れてしまう心配もなく、常に持って歩けるというメリットがあります。パソコンか手帳かということにこだわらず、自分のもっとも使いやすい方法を選ぶことが大切です。
ただし、チームで情報を共有する場合は、パソコン上の管理ツールを使ったほうが圧倒的に便利です。タスク管理を行ううえで、仕事環境などに合わせて何が必要かを見極めて、管理方法を選択するようにしましょう。
現在ある仕事を徹底的に洗い出し、それぞれに期間を決めて実行計画を作成する
タスク管理を行うにあたっては、現在ある仕事をひとつ残らず洗い出し、それぞれの仕事の納期を明確にし、それに向けた実行計画を作成する必要があります。単純なことのようでいて、意外とできていないのがタスクの洗い出しです。すべての仕事内容をしっかりと把握することが、タスク管理のスタートラインとも言えます。
それぞれの仕事ごとにリストを作成し、優先順位を付けて並べる
仕事の洗い出しが終わったら、それぞれの仕事ごとにリストを作成し、優先順位の高いものから順に並べ替えましょう。そして、終わったタスクを順次削除していくという方法をとります。このようにして、自分がやるべき仕事の全体像を把握すると同時に、今やるべきことを明らかにすることで、優先順位に沿った効率的な行動が取れるようになります。
タスク管理を行うために必要なツールは？
では、次にタスク管理を行うために必要なツールをご紹介しましょう。
アナログの手帳
アナログではありますが、依然として人気の高い手帳。手帳を使ってタスク管理を行う場合は、週ごとにページが分かれていて、左にスケジュール、右にメモ欄があるものを選ぶと便利です。また、あとで書けばいいと考えてしまうと、書き忘れなどの原因になります。小まめに手帳に記入することを心がけましょう。
付箋
タスク管理のために意外と使っている人が多いのが、付せんです。手帳の時間軸にタスクを書いた付せんを貼り、優先順位を考えながらパズルのように移動させ、タスクが終了した時点で付せんを外すという管理方法は自由度が高く、飛び入りの仕事が発生しやすい業種には向いています。必要に応じて色分けもできるので、とても便利な方法と言えます。
クラウド型のグループウェア（iQubeやGsuite、Aipo.comなど）
クラウド型のグループウェアも、タスク管理を行うにはとても便利なツールです。業務の効率化に役立つ「iQube」や、必要なものすべてがパッケージになった「Gsuite（旧Google Apps for Work）」、チーム内の情報共有に便利な「Aipo.com」など、種類もさまざま。便利機能もギッシリと詰まっているほか、無料で使える機能も充実しています。
プロジェクト管理ツール（チャットワーク、Trello、Wunderlistなど）
チャットワークやTrello（トレロ）、Wunderlist（ワンダーリスト）などのプロジェクト管理ツールを利用するのも、賢い方法です。「チャットワーク」は、チャットルームにいるメンバー同士で、タスク内容を確認し合うことも、互いにタスクを依頼することもできます。継続的なチーム作業のタスク管理にはとても有効な機能が備わっています。「Trello（トレロ）」は、スケジュールの進捗管理が簡単にできるツールで、個人でもチームでも使うことができます。「Wunderlist（ワンダーリスト）」は、ToDoリストやタスクの管理が行いやすいツールです。ToDoリストは他のメンバーとも共有できるので、チームで使うのにとても便利です。これらの機能の多くは、無料で使うことができます。
タスク管理をすることで、仕事がスムーズに進められる
タスク管理を行うことで、仕事の優先順位が明確になり、納期に遅れるなどのトラブルも回避することができます。また、現在抱えている仕事量を把握しておくと、あとどれくらいの仕事に対応できるのか、時間的なゆとりをどれくらい持っているのかが明確になります。そうなると、仕事のみならず、スキルアップに使える時間も把握できるので、自分磨きを継続的に行えるようにもなります。そうして、仕事がよりスムーズに進められるようになると、より多くの仕事も受注できるほか、ステップアップも視野に入れたスケジュール管理ができるようになります。ぜひ次のステップに進むためにもタスク管理から実践してみましょう。
参考：