タスク管理で仕事を制す!クラウドを利用した効率よい仕事の進め方

タスク管理で仕事を制す!クラウドを利用した効率よい仕事の進め方

クラウド活用

日々複数のプロジェクトが行われる仕事の現場で、タスク管理を行うことは重要です。タスク管理を制するか否かは、仕事の成果に影響を与え、ひいては人生を左右すると言っても過言ではないでしょう。現在ではクラウドを利用したタスク管理ツールも多く、そうしたツールを活用することでオフィス外でも効率よく仕事を進めることが可能です。今回はクラウドを利用して、タスク管理をするメリットやデメリット、おすすめのツールを紹介します。

タスク管理とは

英語のTaskは仕事や作業を意味しますが、会社で一般的に使われるタスクとは「やるべきこと」という意味合いで使われています。同様の意味ではTo Do(やること)という言い方も頻繁に使われています。タスクの場合、主に大きい単位のプロジェクトを実行していく際に発生する小さい単位の業務の遂行を指します。

具体的にタスク管理とは、仕事の内容と作業を管理することです。とくに複数のチームでプロジェクトを行う場合に、「誰が・何を・いつまでにやるのか」ということを決めて、正しく進行するよう状況を確認するなど「管理」することが重要になります。とくに複数のチームで煩雑なタスクを管理するには、紙を使うよりツールを使うのが効率的かつ効果的と言えるでしょう。

ツールは大きく「クラウド型」「オンプレミス(インストール)型」に分かれます。クラウド型はインターネットを経由して提供会社からのサービスを受けるもの、オンプレミスは自社でシステムを購入し、自社に適したツール機能を構築して、運用するものです。今回は初期費用や構築・運用技術において利用しやすいクラウド型のツールについて見ていきましょう。

クラウドを利用してタスク管理をするメリットとデメリット

クラウドを利用してタスクを管理する場合、さまざまなメリットやデメリットがあります。

メリット1:共有できる

クラウド型のツールを利用してタスク管理をするメリットは、第一に複数のメンバーで仕事の進捗状況を共有できることです。共有することで、個人差などで進捗状況に差ができた際に、溜まったタスクを余裕のあるメンバーに振り分けて調整したり、メンバー同士でフォローやアドバイスをし合ったりすることもできます。ほかのメンバーが客観的な視点で確認をし、問題点に気づくことで、トラブルを未然に防ぐ可能性も高くなります。

メリット2:オフィス外で使用できる

クラウド型のツールはインターネットを介しているので、パソコンや携帯端末を使えばオフィス以外の場所でも使用できます。移動中や出張先でも使用できるため効率がよくなるうえ、急な予定変更などにも対応可能です。

メリット3:便利な機能でミスを防止できる

さらに、通知機能などを上手く活用することにより「うっかり忘れてしまう」を防ぐこともできます。便利な機能を使いこなせば、煩雑な業務が重なる状況でも、今やるべきことを整理でき、順序立てて効率よく仕事を進めることができるのです。

メリット4:費用が安いから使いやすさを優先してツールを選べる

最初にも触れましたが、自社でサーバーを置いてシステムを構築するオンプレミス型と比べ、クラウド型は初期費用が低コストに抑えられることも大きなメリットです。つまり、自社に特化したシステムを構築した結果、うまく運用できなかった場合、掛けたコストが無駄になることも考えられます。しかし、低コストで導入できるクラウド型であれば、使いにくいものであれば別のツールへと乗り換えを検討することも容易になり、結果、社内のタスク管理をツールで行える環境を整備することにつながりやすいと言えます。

デメリット

一方、デメリットもあることを認識しておく必要があります。クラウド型ではデータが社外に保管されていることで、セキュリティ面に不安を感じる企業も多いようです。また、利用するときにはインターネット環境が必要となることも、場合によっては不便な状況となるでしょう。

とはいえ、大幅な効率アップや利便性を考えると、クラウド型のタスク管理ツールは有効的と言えそうです。注目されているクラウド型のタスク管理ツールをいくつか紹介しましょう。

おすすめしたいクラウド型のタスク管理ツール

Trello

タスクカードをボードに貼って情報を管理する形式のツールです。進捗状況に合わせてカードの順番を変えたりリストを加えたりします。付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使え、視覚的にタスクのバランスや進捗状況の全体を把握できます。担当者のアサインやタスクの締め切りも設定できて、カードに紐付いた詳細やコメント、質問などを追加できます。わかりやすくさまざまな分野に利用できるため、初心者にもおすすめです。

サービスは基本無料ですが、機能に応じて有料のプランもあります。海外のサービスですが、日本語対応もしています。英語ページ右上のアカウントボタンから「Change Language...」→「日本語」を選ぶと日本語で利用できます。
https://trello.com/

Jooto

Trelloと同じく、ボードとタスクカードを使って情報管理を行うツールです。Trello同様、視覚的でわかりやすいため、初心者におすすめです。無料で利用できますが、有料の機能には生産管理や工程管理で便利なガントチャート機能を搭載しています。
https://www.jooto.com/

Backlog

主に開発やマーケティング、人事・総務などで使われているプロジェクト管理ツールです。登録メンバーに対しプロジェクトごとにひとつのプラットフォームを作ります。ガントチャートの表示で、作業工程や進捗状況が一目でわかります。
また、メッセージのやりとりで、作業の割り振りなど指示も出せるため、業務が滞っていればすぐに対応ができます。

料金プランは2000円/月から利用できます(30日間の無料お試し期間あり)。
https://backlog.com/ja/

Asana

プロジェクト・タスク管理ツールとして注目を集めています。もともとFacebookの開発者が作業効率化のために開発したツールです。複数の人が複数のプロジェクトを同時進行させているような場合に向いています。タスク管理、スケジュール管理、メンバー間のコミュニケーションを行うことができます。タスクは誰がいつまでにやるかがひと目で分かり、カレンダー画面でメンバー全員のスケジュールを一度に見られるので便利です。
タスクの下にサブタスクを作ることができ、タスク内でのチャットやファイルの共有も可能です。
また、外部ツールとの連携が充実していて、Googleカレンダーやガントチャートを連携させておくことも可能です。

1契約で15名まで無料で使え、有料プランにアップグレードすることで活用範囲を広げられます。海外のツールなので、グローバルな業務のプロジェクトにはおすすめですが、日本語が未対応なことと、連携ツールが英語圏のものが多いという点では使いにくいかもしれません。
https://asana.com/

使いやすさを確認することが大切

クラウドを活用したタスク管理ツールは、業務の効率化に多くのメリットをもたらしてくれます。さまざまなツールがあり、それぞれに違う利点があるので、どのツールにするのかを決めるのに迷うところです。まずは、試用期間を利用して、導入前に動かしてみましょう。実際にツールを利用し、使いやすさや目的との適合性を確認することが重要です。また、複数の管理ツールをうまく併用するのもよいでしょう。

参考: