ファイル共有は、社内サーバよりクラウド？情報共有で気をつけるポイントとは
クラウド活用
多くの業界にペーパーレス化の波が押し寄せています。多くの企業が紙の書類を減らすため、ツールを導入して書類の電子化を進めていますが、安易に導入したための失敗事例も少なくありません。ペーパーレス化を前提としたファイル共有ツールを活用するには、メリット・デメリットを理解した上で計画的に導入する必要があります。
ファイル共有システムの種類
自社ファイルサーバ
社員のパソコン間で直接ファイルのやりとりができなかったときには、CDやUSBメモリなどの電子媒体を記憶するデバイスを使用しないとファイルを自由に操作することができませんでした。しかし、このような状態が続くと最新のファイルがよくわからないといった不具合が発生してしまいます。そこで、自社でサーバを構築し、社内のあらゆるデータを一括管理するためにできたのが、自社ファイルサーバです。基本的には、社内イントラネット網を利用し情報が共有できる仕組みになっています。
クラウドストレージ
自社ファイルサーバは便利なのですが、外部との連携が難しく、離れた拠点へのアクセスができないといった不便もありました。これを解決したのがクラウドストレージです。基本的にはサーバ運営会社と契約し、インターネット経由でファイルのやりとりができます。最近は、自社サーバからクラウドストレージに切り替える企業が非常に多くなっています。
グループウェア
ファイル共有をさらに効率的に行えるのが、グループウェアといわれる情報共有や社員間のコミュニケーションを行うことができるシステムです。グループウェアは、小規模な事業所から大企業まで幅広くメリットを享受できます。また、メールだけではなくスケジュールの共有や会議室の予約などの設備予約、勤怠管理や電子決裁（ワークフロー）などもパソコン上で実行できるような機能が充実していることもポイントです。
ファイル共有システムのメリット・デメリット
自社ファイルサーバ
外部からのアクセスができないため、セキュリティが高いことがメリットです。また、データの受け渡しを簡単に行うことができます。しかし、最初に購入するサーバが高額なことと、サーバ室設置や専門の技術者（SE）が必要なため、人件費がかさむことが問題になりやすいといえます。また、アクセス権の設定のようにシステムが複雑なこともデメリットに挙げられるでしょう。
クラウドストレージ
会社にサーバがなくても自由にアクセスできるのがクラウドストレージのメリットです。そのため、場所を選ばず仕事ができ、在宅勤務のように多様な働き方が可能になります。また、サーバがいらないので導入コストが安価なことに加え、アクセス権限の設定も専門家でなくともできます。
一方、インターネット回線を介してアクセスすることになりますので、アクセススピードやセキュリティ対策は業者に委ねられます。そのためにサービス業者の選定には慎重を期する必要があります。もし、クラウドサーバが故障・トラブルに見舞われたとき、データ復旧までは業者次第ということもデメリットとして加味しなければならないでしょう。
グループウェア
ファイルの共有はもちろん、チャットやビデオ会議、社内決裁（ワークフロー）などの機能が利用できることがメリットです。業務の効率化やスピードアップにつながります。デメリットとしては、導入の手間がかかる（製品が多くあるため選定が大変である）、チャットグループや掲示板の作成がスムーズにしづらい（管理者の承認が必要となる）といったことが挙げられます。
ファイル共有システムの導入に関しての注意点
ファイル共有ツールを導入して、失敗するケースも少なくありません。それでは、問題点はどのようなことなのか、どのようなことに留意しながら進めていくのがベストなのかを考えてみます。
導入推進部署と業務遂行部署の問題意識
通常、ファイル共有ツールの導入にあたっては、情報システム課などIT技術に詳しい部署が担当することが多いでしょう。しかし、導入にあたっては推進する部署と実際に運用する部署の問題意識の相違が見られるようです。
今まで、紙媒体中心の業務を行っている部署が、突然ファイル共有ツールによってペーパーレス化を強引に導入すると、問題が生じます。情報を電子化するにあたっては、こうしたギャップを埋めながら進めていくことが不可欠です。
ITリテラシーの違い
パソコンの知識や理解不足からくる社員間の温度差も導入の障害にもなる可能性があります。社内回覧や掲示などに至るまで、紙媒体を利用している会社や業界も少なくありません。
ITリテラシーが高くない人が「パソコンは難しそう……」と感じているところに、書類の電子化ツールをいきなり導入しても理解はされないでしょう。
まず、ITリテラシーを高めていくような地道な努力から始めなければなりません。お互いの妥協する線を見極め、徐々に導入していくことが重要なことなのです。
導入に対しての意義に対する理解度
ファイル共有システムを導入する際に、「なんとなく便利そうだから」いうような抽象的な観点で導入を決定しないようにしなければなりません。
どうしてファイル共有化が必要なのか、導入したらどのようなメリット・デメリットがあるのかを全社的に検討することが必要です。そのためには導入するにあたり検索性を重視するのか、保管の利便性を重視するのかなど、導入意義を理解してもらうために各部署の意見をよく聞き、不満や要望を吸い上げることが大切です。
導入前にしっかり検討したいファイル共有化の意義
ファイル共有や文書管理システムの導入は、企業の重要な課題の1つです。しかし、ライバルが導入したからとか、世の中の流れだからなどという安易な理由で導入すると失敗する可能性が高くなります。そのためにも、導入のメリット・デメリットを把握することが大切なのです。
参考：