業務改善のポイントは？事例を交えてご紹介

業務効率化

2018.08.29

多くの企業において業務改善を推進していますが、うまく効果が上がらないこともあります。効果的な業務改善を実現するための具体的なポイント、業務改善の進め方、成功した業務改善の事例についてご紹介します。

業務改善のポイント

業務改善にはいくつかのポイントがあります。このポイントを押さえれば、業務改善の効果をより大きくすることができるでしょう。

無駄をなくす

業務を続けていると、不要な定形業務が増えてきます。また、必要な業務でも、業務プロセスに不要な部分がある場合もあります。すべての業務を見直して不要な業務やプロセスを減らすことで、それにかかる時間やコストを削減し、業務を効率化できます。

ムラをなくす

業務を可視化すると、特定の部門や社員に業務が偏っていることがわかります。作業量のムラをなくして業務を再分配することで、業務の偏りを平均化し、残業代などのコストを減らすことが可能です。業務システムを導入して自動化する、バックオフィス業務はアウトソーシングするなどの方法もあります。

情報を共有する

すべての情報を共有して、情報や知識の属人性をなくします。情報共有をすることで、必要な資料やノウハウを探す時間を減らし、業務を代替可能にします。これは業務の偏りをなくすことにもつながるでしょう。

業務改善の進め方

業務改善には、まず業務の見直しが必要です。その後、必要なツールの導入を検討します。

業務を可視化する

業務改善を行う前には、すべての業務を可視化して見直します。業務を可視化することで、無駄な業務の存在や業務の偏り、現状の課題に気づくことができるのです。

情報共有ツールやグループウェアの導入による情報共有

連絡に手書きメモや電子メールを使っていては、情報は送受信者の間でしか共有されません。メンバー全員で情報共有をするためには、新たな連絡方法の導入が必要です。次のようなものが考えられます。

チャットツールを導入して一度のメッセージで全員に情報を共有する
ファイル共有ツールを導入して全員でファイルを共有する
グループウェアを導入してメッセージ、ファイル、そのほか設備予約や決裁など事務的な連絡を共有し、処理を自動化する

業務システムの導入

部門ごとのシステムではなく、全社単位で業務システムを導入して各部門のデータを連携し、処理を自動化しましょう。同時に業務を可視化します。

業務の可視化はすべての企業に必要です。しかし、情報共有ツールやグループウェア、業務システムの導入には、多様な組み合わせがあります。業務システムにチャットツールやグループウェアの機能が含まれていれば業務システムだけを導入することも考えられるでしょう。自社に必要な機能を選び、最適なものを選んでください。

企業の業務改善の事例紹介

実際に社内の業務改善を行い、成果があった企業の業務改善の事例をご紹介します。

営業拠点の多い企業に、チャットツールを導入して、全社で情報を共有する

全国に数十箇所の営業拠点を抱えるサービス業では、連絡は主に電子メールを使っていました。その結果、営業所間や社員間での連絡が複雑化し、多数の電子メールが乱雑に飛び交って情報が遅れることも多く、混乱していたということです。

そこでチャットツールを導入し、営業所内や営業所と本部の間では見える形で情報共有を行うようにしました。その結果、情報共有がスムーズに行われるようになったのです。情報を可視化することで、各営業所の成果や進捗状況も可視化され、本部のマネジメントにも役立っています。

ファイル共有ツールで情報を一元管理し、部署間でも情報共有を行う

これまで紙で情報を処理してきた老舗メーカーでは、部門ごとに書類を棚に保管しており、必要な情報にアクセスするために時間がかかりました。また、紙ベースの処理なので、部門間をまたぐ処理では何枚も書類が必要でした。

そこで、ファイル共有ツールを導入し、設計図面、営業記録、会議の議事録、日報などすべての情報をテキストと画像で一元管理する仕組みを構築。その結果、書類の探索や処理に必要だった時間が削減でき、書類や連絡のコストも削減できました。さらに、過去の記録を新製品の製作やマーケティングに活かすこともできるようになったということです。

グループウェア導入で営業と販売の情報共有を図り、協力体制を強化する

市場の変化により、これまでの販売管理では対応できないと考えた食品メーカーでは、販売管理のために新しい業務システムを導入しました。それにより、食材のトレーサビリティや賞味期限管理の精度が強化され、市場に適応しやすくなりました。さらに、営業・製造・販売の連携を強化するため、グループウェアを導入して全国での情報共有についても強化を実施。結果、営業力が強化され、顧客満足度アップという結果につながったのです。