長時間労働削減には業務効率化ツールによる業務見直しが効果的！
業務効率化
長時間労働による過労死や働き方改革が話題になり、業務効率化はどの企業にとっても大きなテーマになっています。しかし、ただ業務を効率化するツールを導入しただけでは大きな成果は上げられません。ここでは業務効率化のメリットや進めるためのポイントをご紹介します。
業務効率化は企業側にも労働者側にも大きなメリットがある
無駄な作業を減らすことで残業が減り、時間に余裕ができる
業務効率化を実現するには、無駄な作業を減らす必要があります。作業を減らすことで残業も減ってゆくでしょう。残業が減ると企業側はコストを大きく削減でき、社員側は私生活を充実させることができます。
作業を効率化することで、本来業務に割く時間が増える
情報共有や承認などの定形作業をツールで効率化したり自動化したりすることで、社員は営業や開発など本来の業務に集中することができます。それによって本来業務のスピードやクオリティを上げることができるでしょう。
社員のスキルや仕事量を正確に評価できる
無駄な作業を減らして本来の業務に集中できるようになれば、各社員のスキルを本来業務の成果だけで評価することができます。本来的な業務の量やスキルを正確に把握できるので、それぞれの仕事量が適正かを判断しほかの社員に再度割り振る、社員を再配置するなどの管理業務に役立てることも可能です。
業務を効率化する際に見直すべきポイント
不要な業務や形骸化した無駄な作業はないか？
内容がなくても開かれる定例会議やチャットと資料送付で代替可能な連絡会議など、現在の作業には無駄な業務や形骸化した作業があります。業務報告もグループウェアやチャットツールでできる場合が多いでしょう。現在の業務を見直して「本当に必要なものか」を再検討することが重要です。ほかの方法で代替できるものや、減らしても業務が滞ったりしない作業やルーティンワークなど、減らせる項目はたくさんあります。
現行の業務フローに不要なプロセスはないか？
「必要」と判断し継続する業務でもプロセスの無駄を減らすことは可能です。作業中の無駄なプロセスを減らすことで、業務を効率化できます。本当に必要なものか、ほかの方法で代替できないかを見直しましょう。
職場の環境は適切か？作業を阻害している要因はないか？
職場の環境を改善することでも業務が効率化できます。たとえば、次のような方法です。
- 処理の導線を見直してレイアウトを変更し、効率よく動けるようにする
- 業務を標準化して手順をマニュアルに残し、作業の属人性を減らす
- グループウェアや情報共有ツールを導入して情報共有の効率化や処理の自動化を図る
グループウェアや情報共有システムの導入は、作業を減らすだけでなくミスも削減できるのでおすすめです。
おすすめの業務効率化ツール
業務効率化につながる、グループウェアやBIツール、SFAツールをご紹介します。
グループウェア
グループウェアは、社内で情報を共有するためのシステムです。利用できるのは社員のみに限られます。情報共有だけでなく、SNS的なコミュニケーションや、会議室予約やワークフロー（電子決裁）など社内の事務処理なども行えます。
サイボウズ ガルーン
数十名規模から5,000人以上の大企業までをカバーするグループウェアです。メール、チャット、ファイル共有、掲示板、スケジュールなどの基本機能はもちろん、部門、拠点、プロジェクトなどのカテゴリ別に、社内の情報を集約できるポータル機能が特長です。
https://garoon.cybozu.co.jp/
Chatter
SNSに近いユーザーインターフェースを持ったChatterは、チャットベースで社内の情報共有を行えるグループウェアです。部署別、プロジェクト別などでグループを作成でき、ディスカッション、アンケート、ナレッジ共有、Q&Aなど、過去の事例やノウハウを共有しながらプロジェクトを進めるための機能が充実しています。
https://www.salesforce.com/jp/products/chatter/overview/
ジョブカンワークフロー
1ユーザー300円から利用できるワークフローシステムです。おすすめのポイントは同じシリーズで経費精算、勤怠管理、採用管理、労務管理、給与計算システムがあり、それぞれと連携を取って業務効率がアップできることです。
https://wf.jobcan.ne.jp/
BIツール
BI（Business Intelligence：ビジネスインテリジェンス）ツールは、データを分析したり、その結果をレポートしたりして出力できるツールです。プログラミングやマクロができなくても、クリックするだけで高度な分析が可能。データ分析の内容を見やすい形で可視化できるので、マーケティングや営業活動、企業全体の意思決定など、ビジネスの現場で広く使われています。
MotionBoard Cloud
クラウド型のBIツールです。さまざまな環境にあるデータを取り込むことができ、スマートフォンからもデータを活用できます。
http://www.wingarc.com/cloud/mbc/
Actionista!
ライセンスは会社単位で、社員が増えてもライセンスを買い足さなくて良いのがメリットです。日本製なのでサポートも日本語で気軽に問い合わせできます。
https://www.justsystems.com/jp/products/actionista/
Power BI
Microsoftが提供するBIツールです。ExcelやGoogleアナリティクスなど、さまざまなデータに対応できます。スマートフォンアプリもあります。
https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/
SFA
SFA（Sales Force Automation）は「営業支援システム」と呼ばれています。予算や実績の管理、案件ごとの進捗状況など、営業活動を記録してサポートするシステムです。SFAは営業プロセスを効率化するだけではなく、営業プロセスやノウハウをログとして蓄積し、可視化します。SFAは営業の属人性を低くして営業活動を効率化するためのツールです。
Sales Cloud
人口知能によって案件につながりそうな見込み客をスコアリングできるシステムです。受注した案件と失注した案件の違いが分かるため、営業担当者は次のステップが分かります。
https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/
Microsoft Dynamics365
営業担当やカスタマー担当が必要な機能を装備したCRMのシステムです。Microsoft Officeとの連携も可能です。
https://dynamics.microsoft.com/ja-jp/
SAP CRM
受注情報やクレーム等、顧客情報を一元管理できるシステムです。強力なアナリティクス（分析）機能を有しています。
https://www.sap.com/japan/products/customer-relationship-management/crm-service.html
業務効率化ツールの導入で、長時間労働を見直そう
業務の効率化を行うには、現在の作業プロセスを大きく見直す必要があります。その上で業務効率化ツールを導入すれば、さらに業務を効率化し、短い勤務時間でも生産性を上げることができるでしょう。そうすることで企業側にも社員側にも大きなメリットがあるのです。
参考：