ビジネスにポータルサイトを活用!社内ポータルサイトのメリットとは

ビジネスにポータルサイトを活用!社内ポータルサイトのメリットとは

業務効率化

ニュースサイトやアフィリエイトサイトをはじめ、さまざまなサービスのポータルサイトがあります。ポータルサイトをビジネスに活用する方法の一つとして、社内ポータルサイトの作り方を考えます。

社内ポータルサイトの特徴とメリット

社内ポータルサイトが、ニュースなどのWebサービスのポータルサイトと大きく異なる点はどこでしょうか。違いの一つとして、使用範囲が公開されているか、それとも限定されているか、が挙げられます。

社内ポータルサイトとは、企業が社員向けに公開する、社内でのみ利用可能なポータルサイトです。社内で業務に使うためのアプリケーション・メール・掲示板・社内SNSなどが、社内ポータルサイトには準備されています。言わば仕事にアクセスするための入り口、それが社内ポータルサイトなのです。

この社内ポータルサイトは、基本的に業務を効率的に遂行できるようにサポートするのが目的です。社内ポータルサイトを活用することで、どのようなメリットがあり、どのように効率化がもたらされるのでしょうか。

  • 業務に必要なツールが集約されている
    業務に必要なマニュアルや書類のフォーマットなどが、特定のパソコンにしか入っていない、または、システム上のいたるところに点在しているとしたらどうでしょうか。必要な情報を探し出すまでに、多くの時間を無駄にしてしまいます。業務で使うさまざまな情報やツールが集約されているのが社内ポータルサイトです。社内ポータルサイトさえ開けば、簡単に、素早く求める情報へとたどり着くことができます。
  • 社内での情報共有がすばやく簡単にできる
    社内の多くの人に知らせたい情報を紙で回覧する場合、大きな事業所ではすべての部署の回覧が完了するまでに数日掛かるといったことも稀ではありません。しかし、社内ポータルサイトによる回覧では、一瞬ですべての人に情報が共有されます。また、日々の業務でかならず開く社内ポータルサイトで情報が届くため、掲示板に掲出する場合のような「見ていない人」が発生する可能性も低くなるでしょう。また、ペーパーレス化の促進にもつながります。
  • 社内の業務連絡と交流が活性化
    他部署の人の意見も聞きたいときや、勉強会のメンバーを募集したいといったときにも、社内ポータルサイトが活躍します。電話やメールによるスケジュール調整では多くの時間が必要になったり、また他部署への問い合わせは部門間で気を遣ったりと、難しい場面もあります。社内ポータルサイトに準備されたSNS機能やメッセージ機能を使えば、気軽に、しかも、瞬時に情報を共有することができます。

また、業務連絡のみでなく、企業の方向性や理念などを伝える場という意味でも、コミュニティとして活用することができます。たとえば、企業トップの訓示を文書化し社内ポータルサイトの1つのコンテンツとして掲載することで、社員全員に会社の方向性を浸透させることが可能です。また、会社全体で取り組む新プロジェクトについての情報を掲載し、意識向上につなげるといった使い方もできます。

社内ポータルサイトを成功させるためには

社内ポータルサイトは、社内に散らばるさまざまな情報や、日常的に業務で使う機能を一箇所に集めることで、社員の利便性を向上させるのが目的です。

しかし、「とにかく一箇所に集めればいい」という考えで作ってしまうと、逆に利便性を損なう結果になりかねません。たとえば、道具を保管する棚で考えてみましょう。日常的に使う道具が、ただ乱雑にそこにおかれているだけでは、かえって作業効率を落とすことになります。これと同様に、社内ポータルサイトも、必要なツールが整然と置かれていなければ、業務効率を下げてしまう結果になる可能性があるのです。

社内ポータルサイトを成功させるには、「見やすさ」「交流のしやすさ」「セキュリティ」の3つが大切なポイントになります。

  • 見やすさ

    日常的に使う社内ポータルサイトは「見やすい」という点も重要になります。見やすいことで使い勝手がよくなるだけでなく、見ていて不快にならないという点も大切です。毎日見ても不快にならず、自然となじめるデザインが理想といえます。

  • 交流のしやすさ

    社内ポータルサイトには、交流の場としての機能を備えることも有効です。社員の日常風景などを投稿できる交流機能を設置することで、「親しみやすい」「見やすい」と感じる社内ポータルサイトにすることができます。

  • セキュリティ

    社内ポータルサイトは業務で使うものである以上、社外秘の情報が共有されることもあります。親しみやすさも大切にしながら、ITインシデントに対するセキュリティと、社員のリスク意識が非常に重要です。

グループウェアとの融合

社内ポータルサイトを作るとき、重要となる「見やすさ」「交流のしやすさ」「セキュリティ」を満たすにはどうしたらいいでしょうか。

この3つを満たしながら、社内ポータルサイトに求められる機能の大部分をカバーすることができるシステムがあります。それがグループウェアです。多くのグループウェアには、次のような機能が備わっています。

  • メールや掲示板の機能
  • ライブラリ管理・共有機能
  • スケジュール管理・共有機能
  • 申請書類の決済機能

これらの機能を利用すれば、利便性の高い社内ポータルサイトを構築することが可能です。

ポータルサイトを通して手に入れる便利さ

ポータルサイトは、ユーザーに「便利さ」を提供する場所になります。また、社内ポータルサイトではこれに加えて、業務の効率化も提供する存在でなければなりません。適したツールを組み合わせて使うことで、より効率的な社内ポータルサイトの構築が可能になるでしょう。

参考: