クラウドストレージって何？自社に合ったクラウドストレージはどうやって選ぶ？

クラウド活用

2018.08.29

最近は個人だけでなく法人でもクラウドストレージの利用が広がっています。しかし、法人で利用する場合はいろいろな要件をチェックする必要があります。ここでは、クラウドストレージとは何か、法人利用の場合には何に注意すればよいかをご紹介します。

クラウドストレージとは

クラウドの概要や用途については、以下の通りです。

クラウドストレージとは何か

クラウドストレージ（Cloud Storage）とは、インターネットを介して提供されるストレージ（データを記憶する装置）のサービスです。オンラインストレージ（Online Storage）と呼ばれることもありますが、同じことを意味します。

クラウドストレージはIDとパスワードがあればどこからでもアクセスできるうえ、必要に応じて容量を増やすこともできます。そのため、クラウドストレージは低コストかつ使い勝手のいいストレージと言えるでしょう。

しかし、一言でクラウドストレージと言っても、有料・無料、個人向け・法人向けなど、内容や機能もさまざまです。

ここでは、法人目線でクラウドストレージサービスを選ぶ際のポイントや、いくつかのクラウドストレージサービスについてご紹介します。

何に使われるのか

クラウドストレージは、以下のような用途で使用することができます。

ファイルの保存

作成したファイルをクラウドストレージにアップロードし、保存することができます。自社でデータサーバーを用意する必要がなく、大きなファイルを保存する場合でもパソコンの容量を気にする必要がありません。

ファイルの転送、共有

クラウドストレージはどこからでもアクセスできるので、別な場所からも保存したファイルにアクセスできます。そのため、ストレージを共有している相手であればメールでは送れないような大きなファイルを大量にやりとりすることもできます。また外出中にスマートフォンやタブレットなどを使ってデータベースにアクセスし、外出先で作業や確認を行うこともできます。

プロジェクトのフォルダごとに共有範囲を変更し、プロジェクトチームごとに使い分ければ、スムーズに複数のプロジェクトを進行することもできるでしょう。

ファイルのバックアップ

クラウドストレージの多くは自動的にバックアップやバージョン管理を行ってくれます。よってファイルを消去、紛失するリスクを減らすことができます。

災害やトラブルへの対策

クラウドストレージではクラウド上にファイルが保管されるため、自社の周りで地震や火事などの災害があっても、データがなくなることはありません。

また、社内（ローカル環境）にファイルを保存している場合は社内のネットワークに障害が起きるとファイルを利用できませんが、クラウドストレージにファイルを保存していればオンライン環境でファイルを利用することができます。さらに、急なトラブルにより仕事用のパソコンが壊れたといった場合でも、他のパソコンやスマートフォンなどを使って、すぐにデータを引き出すことができます。

クラウドサービスとクラウドストレージとの違い

クラウドサービスという言葉もよく耳にしますが、クラウドサービスとはクラウド上にあるさまざまなサービスの総称です。クラウドストレージは、このクラウドサービスの中の1つです。

クラウドサービスでは、次のようなさまざまなサービスが提供されています。

グループウェア、社内SNS、会計システムなどのシステム
MA（マーケティングオートメーション）やBI（ビジネスインテリジェンス）、名刺管理などのツール
Email、オンライン学習サービス、ECサイト運営、セキュリティ、アクセス解析などのサービス
クラウドストレージ、レンタルサーバーなどサーバースペースのレンタル

クラウドストレージ以外にも、クラウドストレージに似た機能を持サービスもあります。

ERP、タスク管理ツール、チャットツールなど

ある程度のストレージスペースを持っています。プロジェクトやタスクで使用するファイルを保存して、社内外からアクセスするためのものです。

NAS（ネットワークハードディスク）

データを自分の所有するストレージに保存し、ネットワーク経由でどこからでも使用できるストレージ装置です。

ファイルの転送サービス

インターネットを利用して大容量のファイルをやりとりできるサービスです。登録不要で、無料で使用できるものもあります。

クラウドストレージのメリットとデメリット

クラウドストレージには、大きなメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。

クラウドストレージのメリット

クラウドストレージには、次のようなメリットがあります。

低コストで管理が楽

クラウドストレージの料金は、ユーザー数や使用容量による従量制です。必要な分だけ使うことができるので、不要なスペースや機能の分まで料金はかかりません。

また、セキュリティ、メンテナンス、トラブル対応など、サーバー管理のさまざまな作業をベンダーに任せることができます。

クラウドストレージの料金だけで、自社でストレージを全て用意した場合にかかるハードウェア、ソフトウェア、システム構築、人件費、および運用中の保守管理の担当者やバックアップ・リスク管理にかかる費用も不要になります。つまり、ストレージ維持にかかる費用をクラウドストレージの利用料に一本化できるため、可視化でき、予算も立てやすくなります。

すぐに、柔軟に使える

多くのクラウドストレージは、インターネットで申し込むことができます。試用する場合も申し込んですぐに使える場合が多く、容量が足りなければ、インターネットでプラン変更を申し込めばすぐに容量を増やすことも可能です。クラウドサービス全般を扱っているベンダーの場合は、豊富なアプリケーションを利用することもできます。

ファイルの共有、一元管理

クラウドストレージはいつでもどこからでもアクセスでき、フォルダごとに細かく権限を管理できます。

よって、プロジェクトごとに細かく権限設定を行い、リモートワークを行う社員や社外スタッフとのプロジェクトをスムーズに進めることができます。同じファイルを操作するので、ファイルを一元管理でき、「バージョン違いのファイルが多発する」というトラブルを防げます。

耐久性・安全性が高い

クラウドストレージの多くは、耐久性や安全性、可用性に優れています。定期的な自動バックアップやレベルの高いセキュリティや災害対策がなされ、データ消失のリスクはかなり小さいと言えます。

また無停電電源装置や自家発電装置等などの環境整備を行っているベンダーもあるため、予期せぬ災害などへの耐久性も高く、データが消失していなければ、トラブル発生時にも迅速なリカバリーが可能です。

機密保持

クラウドストレージのセキュリティは、多くの会社の自社サーバーよりも堅牢です。

さらに、クラウドストレージならどこからでもアクセスできるので、記録媒体を使ってデータを持ち歩く必要がありません。IPアドレスや端末ごとのアクセス制限を行うことで、社員が私物のパソコンやスマートフォンを使うこと（シャドーIT）を防止し、情報漏えいやウィルス感染のリスクを大きく減らすことができます。

クラウドストレージのデメリット

一方、クラウドストレージには、次のようなデメリットがあります。

細かなカスタマイズがしづらい

クラウドストレージでは、提供されるメニューが決まっています。自社向けに細かくカスタマイズすることはほぼできないと考えるべきでしょう。オプションの機能もありますが、自社でストレージを用意する場合と比べると、自由度は低くなります。

情報漏洩リスク

情報漏えいの大部分はスタッフのミスから発生します。クラウドストレージ自体のセキュリティが高く不正アクセスには強くても、IDとパスワードがあればアクセスできてしまうため、ユーザーのセキュリティ意識を高め、情報管理を徹底する必要があります。

とくに社外スタッフにもアクセスを許可する場合は、権限の設定に気をつける必要があります。

一社に依存するリスク

クラウドストレージを使うということは、企業の重要なデータをベンダーの管理にゆだねることになります。そのため、障害が起こったときはベンダーの対応を待つ以上のことはできません。

またベンダーのメンテナンス、サービス終了、ベンダー側の事故や障害などの理由でサービスが使えなくなるリスクもあります。

法人はどのようにクラウドストレージを選べばいいのか

法人がクラウドストレージを選ぶ際に気をつけるべきことは、以下の通りです。

クラウドストレージを選ぶ前に

クラウドストレージは、個人向けサービスから始まったものが多くあります。個人向けのサービスを法人で使うことはおすすめしません。

個人向けのクラウドストレージは基本的に無料ですが、これは機能が少ないからです。容量の大きさ、セキュリティ、バックアップなど、法人利用に必要な機能が不十分であることが多いでしょう。

法人利用であれば、基本的に法人向けのクラウドストレージを選びましょう。

無料プランではなく有料プランを利用する

前述の通り、クラウドストレージの無料プランは基本的に個人向けです。有料でも法人向けのプランを使いましょう。いきなり有料プランを申し込むのが不安な場合は、無料の試用プランを使うことをおすすめします。

有料プランと無料プランには、一般的に以下のような差があります。

有料プランは、無料プランよりも利用できるスペース全体の容量が大きい
有料プランは、高度なセキュリティやバックアップなどの災害対策がされている
無料プランは、1ファイルあたりの大きさが制限されていることが多い
無料プランは、ログイン回数や使用期間、機能などに制限がある場合もある

自社のサーバーと使い分ける

多くのクラウドストレージのセキュリティは、一般の企業よりも厳しく管理されています。

データは暗号化や複数の認証方式などで保護されています。当然ベンダーの社員が自由にデータにアクセスすることもできません。バックアップや冗長化により、災害対策も行われています。

それでもセキュリティについて不安がある場合は、重要なデータは社内のデータサーバーに置き、通常のデータはクラウドストレージを使うという運用方法もあります。

必ず試用してみる

クラウドストレージはファイルを保存するだけではありません。テキスト検索に強いもの、他のサービスとの連携に強いものなど、それぞれ特徴があります。

ベンダーの公式サイトには機能や容量の説明が詳しく載っていますが、説明を読むだけでは、使用感はわかりにくいものです。無料お試しプランや試用期間がある場合は、必ず使ってみましょう。

試用するのは全社でなく、特定の部署だけでも構いません。試用した部署が実際の環境での運用に慣れることで、本格的に全社に導入する場合にはある程度のノウハウが蓄積された状態で使い始めることができます。ただし、試用するのはシステム管理部門などITに強い部署ではなく、営業部のような実際に使う機会の多い部署を選びましょう。

自社に合ったクラウドストレージを選ぶ際のチェックポイント

法人におけるクラウドストレージの利用方法は、一般的なファイルの保存や転送だけではありません。大容量ファイルの転送、プロジェクト単位でのファイル共有、外出先からのアクセスなど、重要視するポイントは会社ごとにさまざまです。

クラウドストレージ各社は多様な使い方に対応していますが、それぞれの特徴により得意・不得意があります。自社の使用目的に合ったクラウドストレージサービスを選びましょう。

データ容量

１アカウントあたり、どの程度のデータ容量が割り当てられているかは重要です。自社のデータが主にテキストの文書類なのか、動画や高解像度の画像なのかなど、用途によって必要とする容量は異なるからです。多くのベンダーでは容量ごとに料金プランが異なるので、適切な使用量を見積もりましょう。

ただし、クラウドストレージはプラン変更が気軽にできるので、たくさん使うときだけ大容量のプランに変更することも可能です。

機能

ファイル保存以外の追加機能があるベンダーもあります。特に必要なデータ連携アプリがあれば、うまくデータが共有できるかも確認しましょう。

基本的なことですが、使いやすいインターフェイスかどうかも重要です。

ファイル操作機能

クラウドストレージはファイル管理をメインにしているサービスですので、この部分が使いやすいかどうかは重要です。主に、次のような機能があります。

ファイル更新時に指定のユーザーに通知する機能
ファイルのバージョン管理をサポートする機能
更新できないファイルを指定するファイルロック機能
オンラインでのファイルプレビュー機能

動作環境

クラウドストレージは基本的にWindowsとMacに対応しています。また、AndroidやiOSなどのモバイル端末からも使用できるものも多くあります。

ただし、専用アプリを使用するか、ブラウザから認証するかなどベンダーにより使い勝手が大きく異なります。営業職など外出先からのアクセスが多い場合は、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からの使い勝手も確認しましょう。

料金プラン

多くの場合、法人向けのプランは、初期費用＋月額料金＋オプション料金という料金体系になっています。初期費用は無料のベンダーもあります。

月額料金はユーザー数や使用する容量によって異なります。利用する社員数と必要な容量を大まかに計算してから料金プランを考えましょう。

サポート体制

できるだけ、24時間365日の監視体制ができているベンダーを選びましょう。多くのベンダーはチャットやメールでのサポートを行っています。電話対応や訪問サポートは行わないベンダーもあります。

試用中には、導入時のチュートリアルやヘルプが使いやすいか、サポートがしっかりしているか、トラブル時には対応できるスタッフがいるかも確認します。

海外ベンダーでは日本語のサポートが少ない場合もあるので気をつけましょう。

データセンターの場所

企業によっては、データセンターは国内に限りたいという場合もあるでしょう。その場合は国内のベンダーを利用することになります。また災害対策として遠隔地にデータセンターを置きたいという場合もあるでしょう。このように、データセンターをどこに置きたいかをあらかじめ決めておくとベンダー選びの参考になります。

このような選び方では失敗しやすい

クラウドストレージを選ぶときは、いろいろなチェックポイントがあります。自社の目的や使用法に合ったベンダーや料金プランを選択できないと、かなり使い勝手が悪く、導入は失敗と言えるでしょう。

選定中や試用期間中にはしっかりと自社の要件を吟味し、ベンダーの特徴・料金体系などを確認することが重要です。よくある失敗例を見てみましょう。

ベンダーの経営基盤が弱かった

クラウドストレージでは、ベンダーが突然サービスを停止すると、最悪の場合データが消失するリスクがあります。

また、利用中に料金が上がったり、必要な機能がオプションになったりすると予算以上の経費が必要になり、業績に影響することもあります。

そういったトラブルを避けるためにも、ベンダーの経営基盤はチェックしておいたほうがよいでしょう。

容量の見積もりが甘かった

クラウドストレージは自由にスペースを拡大できますが、容量を増やせば料金も増えてしまいます。そのため、次々容量を増やしていると、予想以上の経費がかかってしまいます。試用段階で必要な容量を確認し、費用の見積もりを立てておきましょう。ごく小規模なシステムなら社内データサーバーの方が低コストになることもあります。

クラウドストレージを運用するうえでの注意点

クラウドストレージを運用するときには、次のようなことに注意する必要があります。

耐久性・可用性

クラウドストレージに保存したデータが消失しないよう、十分に耐久性を持ったクラウドストレージを選ばなければなりません。

そのためには、頻繁に発生する読み書きに対応するディスクを使用しているか、サーバーを複数の施設に分散して冗長性を保つような仕組みが確保されているかなどをチェックします。

クラウドストレージは、365日24時間いつでも利用できる可用性が必要です。そのためには、故障や緊急のメンテナンスなどによる機能停止が少ないクラウドストレージを選びましょう。

これらは既存ユーザーの口コミなどから確認することができます。

セキュリティ

クラウドストレージでは、情報漏えいの危険性を気にする企業も多いはずです。利用前にはベンダーのセキュリティポリシーを確認しましょう。セキュリティについて詳しく説明してあります。また、不明な部分は試用中に確認しましょう。

セキュリティのチェックポイントには、次のようなものがあります。

アクセス権限がどの程度細かく設定できるか
IPアドレスは制限できるか
ワンタイムパスワード、デバイス認証、ゲスト機能は使えるか
データは暗号化されているか
ウィルスチェックを定期的に行っているか

コンプライアンス

クラウドストレージのベンダーは信頼できる会社でなければなりません。ベンダーのプライバシーポリシーをチェックしておきましょう。個人情報の取り扱いについての考え方が記載されています。

バックアップ

トラブルが起きたときに重要なのが、バックアップです。

クラウドストレージの機能としてどのくらいの間隔でバックアップを行っているか、すぐに復旧できるかをチェックしましょう。

運用規定

企業の業務によって、クラウドストレージを運用するために必要な規定はさまざまです。必要な規定を明文化し、社内で徹底させる必要があります。

ユーザーグループごとのアクセス権限
社外スタッフの権限
公開URLの扱い
どのファイルにパスワードを設定するか
どのファイルを自動同期にするか

クラウドストレージサービスの比較

代表的なクラウドストレージサービスについて、その特徴や使えるデバイス、料金プラン、試用期間などをご紹介します。

GoogleDrive

Googleが提供しているサービスです。安定性や耐久性は非常に高く、Googleの高いセキュリティで守られています。ただし、クラウドストレージ単独のサービスはありません。G SuiteとしてGoogleドキュメントなどさまざまなアプリケーションが統合されたものを利用できます。

デバイスは、ほとんどの端末からアクセスできるうえ、Androidにはアプリが用意されており、簡単に使うことができます。

また、料金は3種類のプランが用意されています。料金が上がると、アーカイブ機能や高度な管理機能などが使えるようになります。

Basicプラン：1人あたり600円/月、30 GB
Businessプラン：1人あたり1,200円/月、容量無制限
Enterpriseプラン：1人あたり3,000円/月、容量無制限

14日間無料で試用できます。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

Dropbox Business

DropBoxは個人向けのサービスから始まった老舗のクラウドストレージです。法人向けには有料のビジネスプラン「DropBox Business」があります。

DropBox Businessでは、無制限のファイル復元やリモート削除、ファイル管理者の移行など、ファイル管理に関する機能が豊富です。また、他のアプリケーションやWebサービスとの連携も豊富で、Microsoft Officeと統合することができシームレスに使うことができます。

デバイスは、Windows、Mac、Linux、iOS、Android、Windows Mobileなど各種の端末に対応しています。モバイル端末にはアプリが用意されており、簡単に使うことができます。

また、料金は3種類のプランが用意されています。料金が上がると高度な管理機能などが使えるようになるほか、Enterpriseプランでは組織規模に合わせて機能をカスタマイズできます。

Standardプラン：1人あたり1,250/月、2 TB
Advancedプラン：1人あたり2,000円/月、容量無制限
Enterpriseプラン：価格は要相談、容量無制限

30日間無料で試用できます。

https://www.dropbox.com/business

OneDrive

Microsoftが提供しているクラウドストレージサービスです。Microsoft製なので、Microsoft Officeとシームレスに連携できます。ビジネス利用を考えて作られたサービスです。

モバイル端末のアプリ単体でもMicrosoft Officeファイルの閲覧が可能で、Office Mobileをインストールしていれば編集もできます。

デバイスは、Windows、Mac、iOS、Android 、Windows Mobileなど各種の端末に対応しています。
また、料金は3種類のプランが用意されています。料金が上がると、高度なセキュリティ、コンプライアンスの機能などが使えるようになります。

OneDrive for Business Plan 1：1人あたり540/月、1 人あたり 1 TB
OneDrive for Business Plan 2：1人あたり1,090円/月、容量無制限
Office 365 Business Premium：1人あたり1,360円/月、1 人あたり 1 TB

OneDrive for Business Plan 1とOneDrive for Business Plan 2はクラウドストレージであるOneDrive単体のプランです。Office 365 Business Premiumは、Microsoft Office365にクラウドストレージが含まれたプランです。

OneDrive for Business Plan 1とOffice 365 Business Premiumは、30日間無料で試用できます。OneDrive for Business Plan 2には試用期間はありません。

https://products.office.com/ja-jp/onedrive-for-business/online-cloud-storage

BOX

クラウドストレージがメインのサービスです。専用サービスのため、ファイル操作機能に特に優れており、プロジェクト管理機能もあります。暗号化など、十分なセキュリティも備えられています。モバイル端末からは、アプリケーションを使ってオフラインで編集し、あとで同期することもできます。

デバイスは、Windows、Mac、iOS、Androidなど各種の端末に対応しています。

また、料金は4種類のプランが用意されています。

Starterプラン：1人あたり550/月、100 GBまで、3人～10人
Businessプラン：1人あたり1,800円/月、容量無制限、3人から上限なし
Business Plusプラン：1人あたり3,000円/月、容量無制限、3人から上限なし
Enterpriseプラン：価格は要相談、容量無制限、3人から上限なし

2週間無料で試用できます。

https://www.box.com/ja-jp/home

楽天クラウドセキュアドライブ・プラス

楽天グループのクラウドストレージサービスです。国産販売会社で国内にデータセンターがあるので、社内規定で海外の販売会社を使用できない企業でも安心して利用できます。

インターフェイスはWindows / Mac OS標準のファイルマネージャと同じ感覚で操作できます。楽天市場と同じ、強固な認証方式とSSL-VPNによる暗号化を使用しています。

デバイスは、WindowsとMacに対応しています。

また、料金は、3種類のプランが用意されています。

シンプルプラン：1人あたり500円/月、10円/1GB、100GBまで、上限100ライセンスまで、初期費用なし
標準プラン：1人あたり700円/月、10円/1GB、500GBまで、上限500ライセンスまで、初期費用なし
サーバー専用プラン：1人あたり700円/月、専用サーバー費17,480円/月から、10円/1GB、10,000GBまで、上限1,000ライセンスまで、初期費用30,000円から、

その他、各種オプション料金が設定されています。

デモ環境で試用できます。

https://cloud.rakuten.co.jp/drive/