ロボットで業務が劇的に変わる？RPAとは

業務効率化

2018.08.30

労働人口不足が深刻化すること、また、働き方改革によって作業効率を図ることが企業成長にとって大きな課題となる、という見通しから、今RPAが注目されています。ロボットができる仕事の領域は拡大の一途をたどっています。あなたが毎日、時間に追われながらこなしている作業は、ロボットが引き受けてくれるかもしれません。ここでは改めてRPAとは何か、メリットや導入のポイントについて紹介します。

RPAとは？

RPAはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、ロボットによる業務自動化のことをさします。「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれ、AIの技術などを用いて、機械がオフィス業務を代行します。人間が行う業務処理の手順を機械に設定しておくことで、さまざまなアプリケーションを用いてのデータ入力や情報チェックなどの代行が可能です。以前から工場などの生産ラインに産業ロボットは活用されていましたが、RPAの開発によりバックオフィス（事務や管理業務を担っている部署）におけるホワイトカラー業務（企画・管理業務）を代行できる機能が拡大しました。

業務代行というと、派遣や業務委託といったアウトソーシングを思い浮かべるかもしれません。しかし、アウトソーシングはあくまで人の手を借りることであるため、仕事を覚えてもらって作業が順調に進むようになったとしても、個人的な都合で退職したり、健康状態や精神状態が業務に影響したり、引き継ぎがうまくいかなかったりすることもあります。さらに、このような正確性や効率に課題が残ると同時に、人件費もかさみます。その点、機械に代行させる場合は正確性を保ったまま、疲労や健康などを考慮する必要なく長時間の業務を任せることが可能です。プログラムを一度設定すれば、プログラムした作業を忘れることはなく、機械的な限界を迎えるまでは退職の恐れもないという点が、人への業務委託とは大きく違うところです。

RPAのメリット

ここで、RPAのメリットを事例とともに見てみましょう。

生産性がアップする

先にも述べたように、RPAは機械による作業であることから、大量の仕事を短時間で処理できるうえ、正確です。エラーなどによりプログラムが停止してしまう場合を除けば、自動的に仕事や処理を進めてくれます。圧倒的に効率がアップするため、生産性が上がります。そして、大量の作業を機械に任せることで、人はより創造的な仕事に集中でき、新しいアイデアも生まれやすくなると言えるでしょう。

従業員約300人を抱える家電メーカー「ツインバード工業」では、取引先からExcelに入力された受注データがメールで送られてきます。パスワードは別メールで送られてくることもあります。同社では、添付されたExcelデータを解凍して印刷し、基幹システムに手作業で入力していました。時間がかかるうえ、メールの見落としや入力ミスが多いことも課題でした。そこでこの過程をRPAで自動化し、年間約480時間の削減に成功しました。

（出典）今、働き方改革で注目されているRPAとは｜株式会社内田洋行ITソリューションズ

コストを削減できる

RPAの導入にかかる費用は、派遣社員一人を雇うよりもずっと少なく、多くの効果が期待できます。1台のRPAの導入で2～5人分の仕事量をこなせると言われています。

2014年から先駆けてRPAのパイロットプロジェクトを進めてきた三菱東京UFJ銀行では、2年で約20種類の業務にRPAを適用し、年間で1万時間の作業を削減しました。同行では2023年度までに、RPAやデジタル技術の導入で9500人分の労働量削減を目指しています。

（出典）三菱UFJ、自動化で１万人分の労働量削減へ｜日本経済新聞

「RPAが人から仕事を奪う」と危惧する声がありますが、決して人の仕事がすべて無くなるわけではないでしょう。RPAの機能を活用するにはあくまで人によるサポートが不可欠だからです。RPAは日本の労働人口不足の問題を解決してくれるひとつの方法であり、人にしかできないこととRPAができることを分担して共存することで、より生産の量や質を高めていくことができるのです。

人間関係のトラブルがない

人は感情を持ち、さまざまなバックグラウンドや仕事以外の生活という側面もあるだけに、業務がうまく回らないこともあります。優秀な人ばかりを集めても、人間関係がうまくかみ合わないため良い結果を出せないという例はよくあること。最近ではセクハラやパワハラなどの問題も聞かれます。RPAはそういった職場のトラブルや従業員の心身の病気などを心配しなくてよいことも、メリットのひとつと言えます。

RPA導入のポイント

ではRPA導入のために、何が必要となるでしょうか。その効果を最大限に活用するには、以下のようなポイントを念頭に導入するとよいでしょう。

導入目的の明確化
RPAができることとできないことの把握
業務の洗い出しと選別
RPAツールの選定
試験的導入

まずは、なぜRPAを導入するのかを明らかにしておきましょう。「人件費を削減し、商品価格を下げたい」「作業効率を高め、残業をなくしたい」「ミスをなくして、サービスの質を向上させたい」など目的を明確にすることで、後のツール選定時や効果測定の指標となります。
RPAが担うことができる業務は、主にデータ処理や雇用管理、情報収集と分析、自動メッセージなどですが、物を運ぶといった作業はできません。また機能レベルも日々更新されていますので、RPAに何ができるかを事前に把握しておくことはとても大切です。RPAで何ができるかを把握したら、自社のオフィス業務の洗い出しを行い、RPAが担うことと人間が行うことを選別します。
こうしてRPAが担う業務のリストができたら、それをもとに導入するRPAツールを選定しましょう。
「やってみなければ分からないこと」は必ず発生します。いよいよ導入する際には、一度に全社で開始するのではなく、一部で試験的な導入を行うことが肝要です。