ワークフローはクラウド型がおすすめ!業務効率化が大きく進む

ワークフローはクラウド型がおすすめ!業務効率化が大きく進む

クラウド活用

ワークフローシステムは従来から企業のなかでは利用されてきましたが、最近新たに脚光を浴びています。ワークフローシステムにより、業務を大きく効率化できるからです。なかでもクラウド型のワークフローシステムは働き方改革にも対応でき、利用する企業が増えています。ワークフローシステムについて、改めて解説します。

ワークフローとは何か

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事の手続きや流れを表したもので、作業ごとの内容や担当者、役割分担、情報の流れなどを図式化して明確に定義します。入荷から販売までの全プロセスを指すこともありますが、多くは「承認、決済、手続き」のフローが対象です。

ワークフローという概念は昔からありますが、システム化されて企業に導入が進んできたことで、新たに脚光を浴びています。

ワークフローを作成する目的は、業務プロセスを目に見える形にしてプロセスの問題点を把握することにより、業務をスムーズに進めることです。進捗管理、情報改ざんの防止、不正の発見にも役立ちます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、ワークフローで図式化した流れをコンピューターに取り入れシステム化したものです。単独のシステムもありますが、ERPの機能のひとつとして提供されていることもあります。システム化することで、書類や手続きを電子化し、稟議や承認を効率的に行うことが可能です。

ワークフローシステムは、会社全体で導入することもできますが、部門ごとに導入することもできます。

ワークフローシステムの導入が業務効率化につながる

業務を見直してワークフローを作成することが業務効率化につながります。ワークフローを作成する過程で無駄な業務や問題点が発見されるからです。

しかし、書類を利用するワークフローでは、情報を伝達するのに時間がかかります。ワークフローシステムを導入し、書類や情報の停滞を防ぐことで、業務の大幅な効率化が可能です。

ワークフローシステム導入の現状

株式会社ジャストシステムが2017年に実施した「情シスに聞く。ワークフローに関する調査」によると、大企業では85%、中小企業でも35.7%がワークフローシステムを導入しています。さらに、未導入企業の約半数が導入を検討中です。

導入した企業では、36.6%がほとんどの業務で導入しており、導入企業の8割以上が「導入して良かった」と回答しています。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムには、次のようなメリットがあります。パッケージ型でも業務効率化が可能ですが、クラウド型なら、さらに大きな効果があります。

業務プロセスを可視化することによる業務効率化

業務の流れが可視化でき、何がボトルネックとなっているのか、どこで業務が停滞しやすいのかがわかります。ボトルネックとなる部分をコンピューターに取りこみシステム化したり、データ連携により入力を自動化したりすることで、業務の効率化が可能です。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローのシステム化により、書類や承認・決裁業務が電子化され、ペーパーレス化が進みます。それによって紙や印刷の費用、郵送やFAXにかかる通信費などのコストが削減可能です。紙の書類を保管するスペースも不要になります。また、検索によって必要な書類をすぐに取り出すことができるようになります。

書類の電子化によって、プロセスをすべて記録して書類の紛失や改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスの遵守も可能です。

指揮系統の明確化と内部統制の強化

クラウド型のワークフローシステムなら、管理者が出張で会社に不在でも、承認作業が遅れることはありません。承認作業を行う管理者が不在でも、承認フローからを抜いたり、順序を変えて他の管理者に先に承認してもらうなど、イレギュラーな処理を行ったりする必要もありません。常に適正なワークフローを維持できます。

また、ワークフローを変更すると更新前のワークフローでは処理が行えなくなるので、処理の混乱などは起こりません。常に最新のワークフローが機能するシステムになっています。

意思決定の迅速化

承認・決裁の業務はパソコン上で処理できるので、書類を移動させる時間は必要ありません。必要な情報や資料も、すべてシステム上で閲覧可能です。

クラウド型のシステムなら外出先でも承認・決裁作業を行うことができるため、決裁完了までの時間を大幅に短縮できます。さらに、どこからでもアクセスできるため、決裁管理職が承認・決裁作業のためだけに出社したり、外出先から帰社したりする必要はありません。社員からの申請や事務処理も、スマホから操作可能です。

このようにクラウド型のワークフローシステムであれば、時間や場所を限定しない働き方ができるようになり、ワークスタイルの多様化や働き方改革にもつながります。

クラウド型ワークフローシステムのおすすめ3つ

サイボウズOffice

グループウェアの定番で、多くの会社での導入実績があります。ワークフローシステムの機能も持っており、項目を選択することでかんたんにワークフローを作成可能です。
パッケージ版とクラウド版があります。クラウド版は月額500円/1ユーザーで、無料トライアルもあります。
https://products.cybozu.co.jp/office/

X-point

紙の申請書と同じ感覚で使用できるので直感的な操作でワークフローを作成でき、自社に合わせたカスタマイズも可能です。多くのグループウェアとの連携がサポートされています。
パッケージ版とクラウド版があります。料金プランは3パターンで、ユーザーの人数で利用できるプランが決まります。30人以下で使えるX-point Zero版は価格200,000円、ユーザーライセンスが50,000円で、無料トライアルもあります。
https://www.atled.jp/xpoint/

ジョブカンワークフロー

クラウド型のみのワークフローシステムです。「ジョブカン勤怠管理」や「ジョブカン経費精算」「ジョブカン採用管理」の姉妹サービスで、スムーズに連携できます。かんたんでシンプルなUIと、使いやすさが特徴です。
初期費用やサポートは無料です。料金は月額300円/1ユーザーとかなり安価で、無料トライアルもあります。
https://wf.jobcan.ne.jp/

クラウド型ワークフローの導入で業務をスピードアップ

ワークフローシステムを導入することで書類申請や承認にかかる手間が減り、業務を効率化できます。さらにクラウド型のシステムであれば、さらに業務を迅速化でき、多様な働き方にも対応できます。これからのワークフローシステムは、クラウド型が大きな割合を占めていくでしょう。

参考: