バーチャルオフィスを導入して、自由度の高い働き方と業務効率アップを実現

バーチャルオフィスを導入して、自由度の高い働き方と業務効率アップを実現

業務効率化

バーチャルオフィスという言葉をご存知でしょうか。これには2つの意味があります。ひとつは事務所を設けることなく、住所、電話、郵便などに関して事務所を構えたのと同様の機能を提供している業態やそのサービスを指すものです。もうひとつはICTを活用してネットワーク上に仮想の事務環境を構築するものです。自宅や外出先から情報通信ネットワークを利用して業務を行うのが、後者の意味でのバーチャルオフィスです。今回は後者のバーチャルオフィスについて、メリット、デメリットや構築するために便利なツールなどを紹介します。

情報通信ネットワークを利用したバーチャルオフィスとは

近年、企業が働き方改革への取り組みを進めていくなかで、多様な働き方ができるようになりました。なかでも在宅勤務、施設利用型勤務などテレワークの導入が注目されています。そのほか、働く側からも自営型テレワーク、SOHOなど雇用にとらわれず自分の能力を仕事に活かす人が増えています。

その背景にはICT(情報通信ネットワーク)が充実し、場所や時間にとらわれずネットワークを介して情報を共有しながら仕事ができるようになったことが挙げられます。そして在宅や専用に設けられた施設がオフィスとしての役割を簡単に果たせるようになりました。
またパソコンやスマートフォンを活用する個人が増えたことも、いつでもどこでもオフィスにいるのと同様に仕事ができるようになった大きな要因です。

このように情報通信環境の充実を受け、既存のオフィス以外に、社員の自宅、外出先などをオフィスとして活用すること、あるいはその場所をバーチャルオフィスと呼んでいます。

具体的には、社外にいながらグループウェアを使ってオフィスにいる人とコミュニケーションをとったり、テレビ電話などの会議システムを利用してミーティングを実施したり、社外からインターネットを通して顧客とコミュニケーションをとったりすることなどがバーチャルオフィスと言えるでしょう。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

働き方改革のなかでもテレワークを導入する企業が増加する傾向にあります。同時に導入段階あるいは導入後の課題も顕在化してきてきました。そこで、テレワークを進め、さまざまなバーチャルオフィスが構築されるときに意識しておきたい、メリットやデメリットを紹介します。

企業側メリット

バーチャルオフィスを導入する企業側のメリットには、主に以下が挙げられます。

  • 通勤費の削減
  • 人材確保
  • 非常時における事業継続の可能性の拡大

このなかでも非常時の業務継続は自然災害に見舞われたとき、いち早く業務を再開し、継続するためにも考えておくべき項目です。2011年の東日本大震災の際には、この事業継続計画(BCP)の対策として、テレワークの導入が一時的に増えました。

こうしたメリットから言えることは、削減できるコストを減らしながら、有能な人材を確保し、業務継続を可能にするための手段になるということです。

社員側メリット

一方、社員側にとっては以下のメリットがあります。

  • 育児や介護と仕事が両立できキャリア継続が可能になる
  • ワーク・ライフ・バランスの実現につながる
  • 居住場所の選択肢が広がる

社員側のメリットに共通しているのが、自分の時間を効率的に活用できるという点です。つまり働く場所や時間に拘束されることが少なくなれば、それだけスキルアップやキャリア継続のために長期計画が立てやすいということが最大のメリットといえそうです。

デメリット

そして企業側、社員側ともに最大のデメリットは、下記に挙げられるようなバーチャルオフィスの管理に関わることでしょう。

  • 業務時間が不透明になるため、業務評価が正しく行うことができるのか懸念される
  • セキュリティの確保がしにくくなる
  • 自分の時間を効率的に活用できる反面、プロジェクトスタッフ同士のコミュニケーション不足がおろそかになる可能性がある

バーチャルオフィスの構築に便利なツール

自由な働き方を支えるバーチャルオフィスを構築するためには、前述のデメリットとして懸念されている項目を補うことが必要です。そのための便利なツールを紹介しましょう。

コミュニケーションを充実させるツール

離れることで不足になりがちなコミュニケーションを活性化させるためには、気軽に使えるグループチャットやオンライン会議ツール、プロジェクトや資料の共有などができるツールが活用できます。

Chatwork

グループチャット、可視化したタスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話などの機能を備えたツールです。社内・社外両方のコミュニケーションに使えることや、モバイルで外出先でも使えることで、業務の効率化とコミュニケーションの活性化が期待できます。比較的使い方が簡単で、気軽に使えることも特徴です。
https://go.chatwork.com/ja/

Slack

「チャンネル」をチームワークの場として、チーム別、プロジェクト別、顧客別など、テーマごとに会話を整理でき、チーム内で会話の情報を共有・検索できます。メッセージやファイル、アプリを一元化することで業務短縮とチームのコラボレーションを活性化させます。
https://slack.com/intl/ja/

Microsoft Teams

マイクロソフトが提供するツールで、チャット、音声・ビデオ・ウェブでの会議機能があり、組織の内外で誰ともチャットが可能です。またワードやエクセルなどのファイルを、Office365アプリを使用することで共同編集・共有できます。
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/

勤務状況管理に便利なツール

遠隔での業務は業務時間が不透明になることで、評価が難しくなるという懸念があります。以下のようなツールを用いることで、メンバーそれぞれの業務進捗状況を可視化でき、勤務状況の管理がしやすくなります。

Team ToDo

完了済みTo Doリストを一覧で表示したり、作業状況をグラフで表示したりすることにより、上司はメンバー全員の仕事量や業務の進捗状況を把握できます。報告、連絡、相談をスムーズにするチャットや、早めに残業を意識させるため、就業予定時刻を表示機能もあります。
https://www.team-todo.com/

テレワークタイムカード

テレワークを利用する社員が、出勤・退勤時間をスマートフォンで入力すると、勤務時間の映像をオフィスから見ることができるツールです。日報や交通費精算等の機能もあるため、会計処理がスムーズです。
http://www.telework-ict.info/tool/teleworktimecard.html

あしたのチーム

AIによるクラウドサービスを用いた人事評価制度ツールです。目標設定と面談、評価をクラウドで一元化することで、適切な評価を図ります。コンシェルジュが人事制度の構築をアドバイスします。
https://www.ashita-team.com/

セキュリティを充実させるためのツール

最後に、セキュリティを確保しにくいという課題に対応するのが以下のツールです。

File Server Pad

社内のファイルサーバーのファイルをiPadで時間や場所に関わらず利用できるソフトウェアです。シンプルで直感的にわかりやすい画面が特徴。端末にデータを残さないことでセキュリティを確保します。
http://www.nsdbi.co.jp/service/fileserverpad/

Smart Office Concierge

ITアウトソーシング会社が提供するサービスです。高度なセキュリティ設備の整ったデータセンターをもつサービス会社に業務を外注することにより、セキュリティを高めます。
https://smartoffice-c.jp/

バーチャルオフィスはツールの活用がポイント

バーチャルオフィスは、新しい働き方として需要とともに導入も増加しており、今後も広がることが予測されます。変化に応じてさまざまな課題も生まれますが、上記に紹介したツールなどを上手に利用して、会社の生産性向上につなげたいものです。

 

参考: