カレンダーを共有すれば連絡ミスもなくなってトラブル知らず！
業務効率化
スケジュールやタスクを共有できるカレンダーアプリが増えてきています。必要なスケジュールを登録したカレンダーを共有しておけば、予定の連絡漏れもなくなり、ミスやトラブルを大きく減らすことができるので、利用しない手はありません。定番のGoogleカレンダーだけでなく、家族で使えるものやビジネス用のものなどさまざまなカレンダーアプリがあります。この記事では、スケジュールを共有するアプリやその選び方を紹介します。
カレンダーアプリでスケジュールを共有する
カレンダーアプリを利用すると、アカウントごとのユーザーデータができます。そのデータをカレンダーアプリ上で共有することで、同じ予定を複数のユーザーが見ることができるのです。そうすることで、チームで同じプロジェクトについてのスケジュールを共有したり、予定についての伝達ミスを防いだりすることができます。
数あるアプリのなかで人気なのはGoogleカレンダーの共有機能です。最近はほかにもスケジュール共有機能のあるカレンダーアプリがたくさん提供されており、家族でのスケジュール共有など、さまざまな形で使われています。
カレンダーアプリでスケジュールを共有するメリット
連絡ミスがなくなる
スケジュールを伝えるという行為が必要なくなり「伝えたはず」「聞いてない」などという連絡ミスを防ぐことができます。ただし、定期的に共有しているカレンダーをチェックするようにしないと、意味がありません。
操作は自分のカレンダーに予定を登録するだけ
多くのアプリでは、自分のカレンダーにスケジュールを追加するだけで、自動的に相手に見えるようになります。余分な操作は必要ありません。
スマホアプリならいつでもどこからでも元のデータを見ることができる
カレンダーアプリの多くは、スマートフォン用のアプリになっています。予定を別なアプリに手作業でコピーする必要はなく、元のデータをそのまま見ることができるので、誤記や書き漏らしなどのミスがありません。
カレンダーアプリを選ぶポイント
カレンダーアプリを選ぶときは、次のようなポイントがあります。
ビジネスで使うか、プライベートで使うかを決める
ビジネスに使うなら、職場の雰囲気によってはGoogleカレンダーの共有機能を使うか、会社で使用しているプロジェクトの進捗管理システムがあれば、そちらを利用することをおすすめします。プロジェクトごとのタスク管理など、カレンダーアプリにはない機能が必要だったり、より強いセキュリティ機能があるからです。
使いやすさ、画面の見やすさ
スケジュールを共有せず、自分ひとりで使うのだとしてもアプリ自体が使いやすいことは重要です。たとえば操作しやすいこと、画面が見やすく、表示方法を好みによって（日・週・月など）変えることができること、などの条件があります。
Googleカレンダーと同期できるか
Googleカレンダーは、ほとんどの端末で使用することができるので、Googleカレンダーを基本のカレンダーとして使っているユーザーは多いでしょう。またGoogleカレンダーはたいていのスケジュールアプリと互換性があるため、Googleカレンダーを通すことで、異なるスケジュールアプリのデータを同期することもできます。そのため、Googleカレンダーと同期できるかどうかは使いやすさに直結するポイントだと言えるでしょう。
料金
カレンダーアプリは、長く使うものなのでランニングコストも気になるところです。無料のもの、最初に1回料金を払うだけのものと、毎月利用料金を支払うものがあります。どの程度なら予算の範囲内なのか、あらかじめ決めておきましょう。
タスクも管理できるか
カレンダーアプリはおもにスケジュールを管理するものですが、いっしょにタスクと期限を管理できるものもあります。ビジネスに使うなら、タスク管理機能が欠かせないでしょう。またプライベート用でも、タスク管理があるととても便利です。タスク管理機能のあるカレンダーアプリでは、たいていスケジュールだけでなくタスクも共有することができます。
通知機能があるか
たいていのカレンダーアプリでは、その日にある予定やタスクを通知してくれます。音声やバイブレーションなどどのような通知が可能なのか、通知関連の機能も確認しておきましょう。Googleカレンダーと連携できるアプリであれば、Googleカレンダーの方で通知するように設定することもできます。
マルチデバイス、マルチプラットフォームか
カレンダーアプリはほとんどがスマホアプリです。しかし、現在は1人のユーザーがAndroidスマホとiPhoneの両方を持っていたり、スマホだけでなくタブレットを持っていたりすることも少なくありません。仕事用のスマホとプライベートのスマホを持っていることもあるでしょう。また、PCとも同期したいというユーザーも多いです。その場合、さまざまなOSや端末で使えることは重要なポイントになります。
バックアップ機能はあるか
最近は紙の手帳を持たず、スマホのスケジュールアプリだけでスケジュールを管理している人が多いはず。そのデータがなくなっては、すべての予定がわからなくなってしまいます。万一の場合に備えて、バックアップ機能のあるものを選びましょう。
基本はGoogleカレンダーのスケジュール共有
スケジュールを共有したい場合、まず候補になるのがGoogleカレンダーの共有機能です。基本的には対応しているブラウザさえ使っていればどのOSからも使え、スマホには使いやすい専用アプリも用意されているからです。
Googleカレンダーの共有は、設定から行うことができます。ただし、カレンダーを共有するとすべての予定が相手にも見えてしまうので注意が必要です。Googleカレンダーはひとつのアカウントに複数作成できます。そこで、仕事の予定など見せられないものがあるなら、新規にカレンダーをひとつ作成し、それを共有するという方法も可能です。そうすれば、設定を間違えて見せたくないスケジュールを見せてしまうというミスがなくなり、より安全です。
Googleカレンダーでスケジュールを共有するメリット
Googleカレンダーでスケジュールを共有することには、次のようなメリットがあります。
ひとつのアカウントでカレンダーを複数作成できる
目的ごとにスケジュール入力するカレンダーを分け、共有するカレンダーを任意で設定できます。仕事でスケジュールを共有している相手にはプライベートの予定は見せず、家族にはプライベートの予定だけを見せるということも可能です。
Googleのほかの機能とも連携しやすい
Googleカレンダーは、GoogleタスクやGmailなどほかのGoogleの機能ともスムーズに連携できます。
タスクも上に表示可能
Googleカレンダーには、スケジュールだけでなく、期限つきのタスクも表示できます。それによって、仕事の予定やタスクを見ながらプライベートの予定を入れることも簡単です。もちろん、タスクは共有することも共有しないでおくこともできます。
どのデバイスからもアクセスしやすい
Googleカレンダーは対応しているブラウザであればどの端末からも使えます。端末を選ばずに使うことができるので、気軽に使うことができます。
ほかのアプリとも連携しやすい
たいていのカレンダー共有アプリやスケジュール管理アプリは、Googleカレンダーとデータの互換性があります。Googleカレンダーでデータを共有しながら、好きなカレンダー共有アプリやスケジュールアプリを使うことも可能です。
おすすめのスケジュール共有可能なカレンダーアプリ
Googleカレンダーと併用してスケジュールを共有できるカレンダーアプリを紹介します。
タイムツリー
さかんにCMが流れているので知名度の高いカレンダー共有アプリです。CMから家族や友人の間で使うアプリのイメージがありますが、インターフェイスがシンプルなので、ビジネスでも使うことができるでしょう。PCからも使え、カレンダーは複数作成できるので、相手によって使い分けることもできます。
タイムツリーには、既存の予定が変更された場合、自動的に通知する機能があり、ビジネスにもプライベートにもとても便利です。
スケジュールを共有したいときにはLINEやFacebookで招待すればいいというのも手軽です。スケジュールについて連絡があれば、チャットを使ったり、メモもつけたりすることもできます。
公式サイトはこちら タイムツリー
ジョルテ
スマホのカレンダーアプリでは古くからある定番アプリです。当初は1人用でしたが、ジョルテクラウドの導入により、カレンダー共有機能が追加されました。豊富なカスタマイズや着せ替えにより、好みのインターフェイスに変えられるので、ビジネスでもプライベートでも使いやすいアプリです。
自分のカレンダーや共有しているカレンダーだけでなく、イベントカレンダー、各国の祝祭日、六曜などさまざまなカレンダーを取り込んで使うことができます。Facebookと連携したバックアップ機能は便利です。有料プランもありますが、無料プランでも基本的な機能は揃っているので不便はありません。
元々はスマホアプリでiPhoneにもAndroidにも対応しています。ジョルテクラウドのアカウントを作成すれば、PCでも使うことが可能です。
公式サイトはこちら ジョルテ
Yahoo!カレンダー
Yahoo!のサービスのひとつであるYahoo!カレンダーにも共有機能が追加されました。ジョルテ同様、イベントカレンダーなど追加できるカレンダーが豊富にあります。ジョルテと異なり、Yahoo!のIDがあれば使えるので、新しくアカウントを作成する必要のない人が多いのではないでしょうか。
PC版は、Yahoo!メールからのデータ取り込みにも対応しており、宅配便会社からのお届けメールから予定を自動登録することも可能です。
元々はPC版ですが、スマホアプリはiPhone版もAndroid版もリリースされています。
公式サイトはこちら Yahoo!カレンダー
まとめ：カレンダーを共有する場面が広がっている
スケジュール共有と言えば、これまではグループウェアなどで仕事のカレンダーを共有することが主な用途でした。しかしGoogleカレンダーの共有機能が普及しただけでなく、より親しみやすいカレンダー共有アプリがたくさんでてきてスケジュールの共有という方法も一般的になりつつあります。
スケジュールの共有は、いったん設定すればあとは何もしなくても共有するスケジュールを見ることができます。連絡漏れや連絡ミスも減らせて、スケジュール管理がかなり楽になるはずです。一度使ってみれば、その便利さを実感して手放せなくなるでしょう。
参考：