【2019最新版】おすすめのグループウェア5選！人気の無料・有料ツールを紹介
業務効率化
オフィスのIT化が進むなか、日常業務で役立つさまざまな機能を一つにまとめたグループウェアを導入する企業や団体が増えています。そこで、「そもそもグループウェアにはどんなアプリケーションがあるのか」「最初からあまりお金をかけたくないけれど無料版があるのか」「無料でどこまでできるのか」などを知り、自社で活用できそうなものを探してみましょう。今回は選択のヒントとして、無料・有料グループウェアのなかから人気のツールを紹介します。
グループウェアとは
グループウェアとは、企業やグループ活動で日常使われるさまざまな機能を一つにまとめたものです。ネットワークを使って、同じプロジェクトに参加しているメンバー間で情報を共有したり、コミュニケーションを図ったりして、業務の効率を向上させるために使用されるツールであるといえます。よく使われる機能としては、以下のものが挙げられます。
- スケジュール管理機能：カレンダーで個人の予定を管理する他、他のメンバーの予定も共有、把握できます。
- 設備予約機能：会議室などの設備を予約したり、空き状況を把握したりすることができます。
- ワークフロー機能：経費精算や休暇などの申請と承認が、紙の書類を回してサインするのではなく、ネットワーク上で処理できます。
- 文書管理機能：文書やサイズの大きな画像など、さまざまなファイルを一ヵ所に保存して管理し、メンバー間で共有できます。
- メッセージ機能：特定グループやメンバー間の、コミュニケーションに使えます。
その他、勤怠管理のためのタイムカード、報告書や議事録の作成ツール、情報共有のための掲示板、連絡先の管理と共有のためのアドレス帳、タスクごとの進捗管理ができるプロジェクト機能などもあります。
またグループウェアには、無料版と有料版があります。初めて導入する企業やグループはまず無料版で気軽にスタートし、自社にとってそれぞれの機能やツールが使いやすいものであるかを確認し、さらに使い慣れてきたら有料版に移行するという利用も可能です。有料版では豊富な機能が備えられており、業務に合わせたカスタマイズが可能です。
※グループウェアの全貌については「業務効率アップを実現するグループウェアとは？」をご覧ください。
グループウェアを使うメリット
さまざまな機能を持つグループウェアですが、グループウェアを利用することで以下のようなメリットが得られます。
- これまで個別のアプリを使っていた作業や情報をメンバーが同じソフトで処理・共有でき、業務の効率化につながる。
- クラウド型もあり遠隔地からの使用も可能なため、在宅勤務やサテライトオフィスでも使え、働き方改革につながる。
- 業務拡大に伴って増えてきたさまざまな情報を一つのアプリにまとめて管理したり、用途に合わせて加工したりすることができる。そのため情報の有効活用が可能となり、新たなビジネスチャンスを創造できる可能性も高まる。
- 承認プロセスや設備予約、スケジュール管理など、紙媒体で行うことが多い業務をIT化できるため、オフィスのペーパーレスが進む。
おすすめの無料・有料グループウェア５選
では、グループウェアの導入を検討中の企業や団体にお勧めの、人気のグループウェアを五つ紹介します。
サークルスクエア
運用実績18年で改良を重ね、61万超のユーザーが利用しているグループウェアです。スケジュール共有やつぶやき、表示板といったコミュニケーションツールなど気軽に使え、組織運営に必要なさまざまな機能があります。サークルや中小企業、スタートアップ向けといえるでしょう。基本的には無料のグループウェアですが、個人向け、団体向けの有料オプションもあります。
サイボウズOffice
2019年4月にサービスが終了した、無料のサイボウズLiveに使い慣れた企業や団体にお勧めの、有料のグループウェアです。クラウド版とパッケージ版があり、それぞれにスタンダートコースとプレミアムコースが用意されています。クラウド版はユーザーあたり月額500円（契約は5ユーザーから）、パッケージ版は10ユーザー版で63,800円。それぞれにスケジュール、掲示板、ワークフロー、プロジェクトなどグループウェアとしての機能をカバーする14個の機能を搭載し、強固なセキュリティと、ユーザーあたり5GBの大容量が提供されています。
R-GROUP
日本のベンチャー企業が開発したグループウェアで、利用者数制限がなく完全無料。スマホ対応も可能なクラウド型です。20か国語に対応し、海外でも使われています。12種類の機能を装備しているので、まずはコストをかけずにスタートしてみたいユーザーにお勧めです。
iQube
10人までは無料のクラウド型のグループウェアです。外勤の営業パーソンが多い企業にも対応し、スマホ用の画面も提供されています。ユーザー数に制限のない有料のスタンダードプラン、ワークフローやタイムカード機能を追加したプレミアムプランもあります。
GroupSession
国産のグループウェアで、日本企業の文化に合わせた機能と設定が可能です。気軽に始められるユーザー数に制限のない無料版と、月額300円のクラウド版（byCloud）、1万人以上の大企業も利用できるエンタープライズ版（ZION）の3タイプがあり、さまざまなニーズに合わせて選べます。
https://groupsession.jp/index.html
まとめ：グループウェアは、何をどこまで行いたいかで選ぼう
さまざまな機能を持つのがグループウェアですが、事業内容や活動内容によっては、必ずしもすべての機能を使うとは限りません。限られた予算で最大限の効果を得るためには、まず無料版で始め、何がどこまで使えるのかなどを導入前にきちんと把握して選ぶことが大切です。その後、自社にあった機能が分かり、使い方も慣れてきたら必要に応じて有料版の機能を導入するようにしましょう。まずは、ユーザーが多い人気のツールを比較して、ニーズにぴったり合うものを探しましょう。
参考：