背景

商品を作成するうえで、必要な原材料を仕入先に発注し調達を行っている。原材料の仕入れに関わる受注書、発注書はファクスでやりとりするケースが多く、文書量が多くなっている。

過去の取引履歴がすぐ確認できるように、情報を一元管理し「お客様別」や「取引年月別」などで整理して効率化したいが、うまく進められていない。

ご提案内容

RICOH Desk Naviの「おしごとルーム」機能を使って、書類整理を一元管理。

 

特長1

ホームページ感覚で共有情報を整理するページが作れます。ヘッダー部（グレー部分）では、全てのタスク文書に共通な情報として、タイトル、納期、状態、優先度があります。

 

特長2

ボディー部は、白紙の状態から自由にフォーマットをデザインできます。

 

特長3

一つひとつのページごとに表を作って、文字を入力したり、表を貼ることができます。

 

特長4

スキャンした書類を貼り付けることができます。

 

特長5

メールやWebのリンクを貼り付けることができます。

成果

製造に関する様々な情報のフォーマットを一度決めておけば、情報の種類に応じて複数の担当者でも共通のルールで管理が可能に。

 

取引が始まったら営業担当が取引先の会社情報を入力し、製造委託を受ける部品の図面や仕様書を受け取ったらすぐにスキャンすると、労少なく確実に情報が蓄積されました。

 

生産を行うにあたっての加工指示書、購入した原材料の仕様書、出荷検査記録を記入。社内の技術部門、購買部門、営業部門、製造部門などが常に必要な情報を共有することで、生産のリードタイム短縮やミスの防止につながりました。