製品仕様書管理

 

サンプルタスク文書名

1-1-1 製品仕様　XX-1234

 

背景

製造業様では、お客様のご要望や自社の製品開発の過程で、製品の仕様を見直すことがあります。仕様変更は幾度となく繰り返されることもあり、それによって管理する情報も徐々に増えていきます。それらの仕様をきちんと管理していないと、リピートオーダー時に誤って仕様の異なる製品を納入してしまう恐れがあります。製品の仕様はいわゆる「仕様書」だけでは管理できず、図面、イラストなどの付帯情報もあわせて管理する必要があります。リピートオーダー時、注文したい製品の情報を、お客様から十分にいただけるとは限りません。製品の特長やだいたいの注文時期で、製品を特定しなければならないこともあります。それらの書類やデータを保存先のファイルサーバーから検索する場合、「ファイル名」だけが頼りのため、見つからなかったり、取り違えなどが発生しているのが現状ではないでしょうか？　

　たくさんのファイルの中から、関係するファイルを抽出することはできますが、似たようなファイル名が付いたファイルが整然と並んでいるだけでは、それらのファイルどうしの関係性やそのファイルが持つ意味まではわかりません。また、類似したファイル名の一覧から、正しいファイルを選択するのにも神経を使います。結局ファイル名からだけでは内容が判別できず、いちいちファイルを開いて確認しなければならないのが現状ではないでしょうか？

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの方は、サンプルタスク文書「製品仕様　XX-1234」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は、製造業様が製品の仕様を管理される際に必要となる情報を製品ごとに一か所に集めたものです。
　情報は、製造担当者向け、営業担当者向けなど情報の種別ごとに必要な情報が分類、整理された上で掲示されていますので、必要な情報にすぐにたどり着けます。 

 

サンプルタスク文書「1-1-1　製品仕様　XX-1234」のイメージ

•タイトル：製品名が入力されています。
•依頼者：顧客名が入力されています。
•タグ：検索に使う製品種別、納入年月などが付与されています。
•本文：折りたたまれた見出しの中に実際の情報が格納されています。

1-1-1-ab.png

 

1-1-1　製品仕様　XX-1234の構成

項目

内容

使う人
•生産工程が比較的単純な製造業で設計、製造、営業に関わる人。

利用範囲
•製造、営業などに係る複数の従業員が共同利用

おしごとルームの作成単位
•お取引先ごとにおしごとルームを作成

タスク文書の作成単位
•製品ごとにタスク文書を作成

タグの使い方
•製品種別、受注年月、納入年月など

主な検索方法
•過去に手掛けた製品を「製品種別」や「納入年月」のタグを使って検索。

 

 

特長１　情報を見やすく整理して表示
使用する機能：表の挿入、折りたたみブロック 

タスク文書には単なる文字の羅列だけでなく、必要な情報を表を使って整理したり、項目ごとに分類し折りたたんで掲示できますので、目的の情報を探しやすくなっています。

折りたたまれている項目をクリックすることで、その項目の記載内容が展開して閲覧できます。【画面①】

 

 

特長２　添付された資料の使い途をわかりやすく説明
使用する機能：ファイル添付（実体をサムネイル埋め込み）

図面やイラストなどのドキュメントも添付でき、サムネイル表示することができますのでファイル名だけが表示されているのと比較すると、添付されているドキュメントのイメージを把握しやすくなっています。添付されたドキュメントはダブルクリックすることで関連付けられたアプリケーションソフトが起動して、閲覧したり印刷することができます。【画面②】

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【画面①】

 

 

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【画面②】

 

 

特長３　検索方法はいろいろ
使用する機能：タグ、詳細検索、タグによる絞り込み

製品が増えてくると、たくさん並んだ製品名から目的の製品を目視で探すのは大変です。目的の製品のタスク文書を探す方法はいくつかありますが「製品名」「受注年月」「納品年月」といった製品に纏わる付帯情報をタグとして付与し、検索時に利用することで、簡単かつ正確に製品を見つけることができます。画面はT工業様のおしごとルームの中で2019年12月に納入したドア関連商品を検索する際の詳細検索画面を表しています。【画面③】

 

また、左のツリーエリアから受注年月のタグを選択すると、右の表示エリアに選択したタグが付与されたタスク文書を表示してくれますので、お取引先から「〇年〇月頃発注した商品の追加オーダーをしたい」という連絡を受けた場合に便利です。【画面④】

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【画面③】

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【画面④】

 

 

運用

1.まず開発や生産技術管理部門の方が、このサンプルタスク文書を自社で使いやすい形にアレンジして、社内の統一フォーマットを決めます。フォーマットは製品群やご用途にあわせて複数作成しても結構です。
2.フォーマットが決まったら、取引先の顧客ごとにおしごとルームをいくつか作ります。おしごとルームの中に実際の製品ごとにタスク文書をいくつか作成します。
3. 説明用のサンプルがいくつかできたら、社内で説明会を開くなどして運用方法を周知します。周知が完了したら社内に公開します。（共有ルームに移動します）
4.必要に応じ、過去に生産した製品の情報をタスク文書としてまとめ、社員の方々は必要に応じ過去の製品の仕様を確認して、お客様への正しい製品説明や生産時の品質や仕様の維持を図ります。
5.生産が完了して納品、検収をいただいた時点で、ヘッダーの「状態」を「実施中」から「完了」に切り替えます。 


効用

1.リピートオーダー時など、簡易検索やタグを使って製品番号や納入年月で対象製品のタスク文書を検索できますので、顧客との打ち合わせに必要な情報にすぐにたどり着けます。
2.製品ごとに必要な情報がひとつのタスク文書にまとめられていますので、探す場所を迷うことなく情報にたどり着けます。
3.完了したタスク（製品）と仕掛かり中のタスク（製品）を分類して表示できます。
4.必要な情報を常に共有できますので、設計、開発部門の方々が営業など他部門のリクエストに応じて、 その都度技術情報を提供する手間を軽減します。