車両・ドライバー管理

サンプルタスク文書名

1-4-1 〇村大輔 車両№12-34

背景

運送業様では人手不足が続いています。そのため、ドライバーや車両の確保は重要な経営課題となっています。安定した仕事量を維持するためには契約ドライバー、管理している車両の適切な管理が必要になります。

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの運送業様は、サンプルタスク文書「〇村大輔 車両№12-34」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は運送業様が自社で管理されている車両やドライバーの情報を整理して一か所にまとめて管理することができます。

事務所の限られたスペースで車両、ドライバー、運行記録など様々な情報を管理しなければならない運送業様にとって便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「1-4-1 〇村大輔 車両№12-34」のイメージ

 

•タイトル:ドライバー名と車両№(プレートナンバー)が入力されています。
•状態:現在契約中のドライバーか過去に契約実績のあったドライバーかを表しています。
•タグ:検索に使う車両の種別(4トン・リフト付きなど)やドライバーの免許更新年月が付与されています。
•本文:契約ドライバーの氏名、所有している免許証、車検証の写しなどの情報が掲載されています。
 
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1-4-1 〇村大輔 車両№12-34の構成

 

項目

内容

使う人

運送業様でドライバーや車両の管理を行う方が情報を共有します。

利用範囲

経営者もしくは管理者など複数の人が共同利用

おしごとルームの作成単位

車両・ドライバー管理用にひとつおしごとルームを作成

タスク文書の作成単位

ドライバー・車両別

タグの使い方

車両種別、車検年月、免許更新時期などを付与

主な検索方法

以下の用途に応じ詳細検索を実施します。

配車管理:車両種別
車検管理:車検満了年月
免許更新管理:免許更新時期
 

特長1スキャンした画像を利用して情報登録

使用する機能:表作成、ファイル添付

タスク文書では文字や表を組み合わせて情報を

整理して掲載できますが、スキャナーで読み取った情

報を添付することもできます。そのためドライバーの

免許証や車検証の情報は免許証や車検証をその

ままスキャンした画像で登録しています。【画面①】

【画面②】

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【画面①】

1-4-1-c.png

【画面②】

特長2 動画や音声の情報を記録可能

使用する機能:表作成、ファイル添付

タスク文書では動画や音声の情報も管理できます。運転日報として利用する場合は、メーターや給油費用

のデータだけでなく、必要に応じドライブレコーダーの動画データを記録として残すことができます。【画面③】

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【画面③】

特長3 情報が増えてきたら折りたたみブロックで情報をすっきり見やすく整理 

使用する機能:折りたたみブロック

タスク文書には様々な情報が記載できますが、掲載

情報が増えた場合に全体のレイアウトがわかるように

「折りたたみブロック」という機能を使って、項目だけを残

して情報を折りたたんで見せる機能が備わっています。

【画面④】

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【画面④】

 

特長4 タグの付与で対象のドライバーや車両の種別を分類

使用する機能:タグの付与

タスク文書には検索のためのタグを付与することができます。配車の際に必要な車両を検索したり、車検満了が近い車両を洗い出す際に便利です。

タグはおしごとルーム単位で設定して、それぞれのタスク文書に付与します。【画面⑤】付与されたタグはタスク文書のヘッダー部に掲載されます。【画面⑥】

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【画面⑤】

1-4-1-g.png

【画面⑥】

特長5 付与されたタグで検索、絞り込み

使用する機能:タグによる絞り込み

タスク文書はタグとして付与した条件にあった車両やドライバーを検索して絞り込むことができます。左の画面から「4トン/リフト付き」を選択すると右の画面に4トンのリフト付き車両を保有しているドライバーのタスク文書が表示されます。その他、免許更新が近いドライバーを洗い出したい場合は、詳細検索画面から、免許更新年と更新月のタグを選択して検索を行なえば来月に免許更新を行う必要のあるドライバーのタスク文書が検索できます。車検が近い車両の洗い出しも同様に行えます。【画面⑦】

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【画面⑦】

運用

1.まず、車両やドライバーの管理を行うためのおしごとルームを作成します。複数のスタッフでドライバーや車両を管理している場合は、おしごとルームを共有ルームとして作成します。
2.サンプルではドライバー・車両管理用のおしごとルームをひとつ作成することを想定していますが、契約ドライバーが多ければ、長距離専門のドライバーと近距離専用ドライバーでおしごとルームを分けても良いかもしれません。また保有する車両が多ければ、車両の種別ごとにおしごとルームを分けても良いかと思います。
3.次にサンプルタスク文書を参考にして、自社が扱いやすいようにタスク文書を作成します。おしごとルームができあがったら、その中にタスク文書のフォーマットを作成します。サンプルタスクに不足している項目があれば追加します。
4.フォーマットが出来上がったら、フォーマットをコピーして管理している車両やドライバーごとにタスク文書を作成します。作成したタスク文書に車両やドライバーの情報を入力します。
5.ひと通り情報の入力が完了したら運用開始です。ドライバーの免許更新の働きかけ、車検のスケジュールを元にした車検、車両交換の予算措置、運ぶ荷物の量に応じて車両を行う配車管理などでご活用ください。

 

効用

1.文字、写真、図面などの様々な情報をまとめて電子的に管理できますので、事務所のスペースを有効に活用できます。
2.タグを使った検索ができますので、ドライバーの免許更新忘れ、車検切れの防止に効果を発揮します。