旅行手配管理

サンプルタスク文書名

1-7-2 大坂〇子様

 

背景

ネットが発達した昨今でも、旅行代理店を訪れて、旅行のプランをご相談にこられるお客様はかなりの数にのぼります。中堅の旅行代理店様では、地元のショップなどと提携して、小回りの利いた魅力的なツアーを企画して、大手代理店にはないサービスを心掛けているかと思います。

その一方、店頭にてご相談を受ける場合、プランの検討、オプショナルツアーのお申込み、提携先のショップとの調整、飛行機の予約便の変更、座席の変更、申込金の入金確認、残額の支払い管理など、旅行代理店の従業員の方が管理しなけばならないことは山のようにあります。

提携した多くの業者と連携して、管理すべき情報をうまく整理するためのツールは、意外と少ないかもしれません。

 

ご提案内容

お客様がお申込みになられた旅行プランに関し、ご出発までに決めなければならないこと、残っている作業(手配)など、きちんと整理して処理漏れ、手配ミスなどを減らしたいとお考えの経営者様は、サンプルタスク文書「大坂〇子様」が参考になるかもしれません。このタスク文書はお客様ごとに、お申込みプランを管理して、提携先の会社やショップごとに残作業などを管理するのに便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「1-7-2 大坂〇子様」 のイメージ

•タイトル:お申込者の氏名をタイトルにしています。
•状態:予約手続きが、完了しているのか、未完了なのかを。「完了」「実施中」で区別します。
•タグ:申し込まれたオプショナルツアーをタグで設定しています。
•本文 :ツアーに参加される方の情報、必要な手続き、お支払い状況などが記載で切るようになっています。
 
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1-7-2 大坂〇子様 の構成

項目

内容

使う人

地場を拠点に観光客向けにレジャーを提供している、様々なショップなどと提携して魅力的な旅行ツアーを提供している中堅の旅行代理店様の経営者やマネージャーの皆さん。

利用範囲

経営者並びに複数スタッフが共同利用。

おしごとルームの作成単位

行先別におしごとルームを作ります。

タスク文書の作成単位

お申込者ごとにタスク文書を作成します。

タグの使い方

オプショナルツアーのタグを設定します。

主な検索方法

提携先のショップとコミュニケーションをとる場合に、提携先が運営しているオプショナルツアーのタグで申し込み案件を絞り込みます。
 

特長1 お申込みごとにタスク文書を作成

使用する機能:表作成

このタスク文書は、お客様ごと、お申込みプランごとにひとつ作成します。ご旅行のお申込者、同行者のお名前や連絡先などを表形式でわかりやすく記載できます。【画面①】

 

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【画像①】

特長2

使用する機能:表作成、リンク貼り付け

お客様がお申込みされた基本プランや、出発日、帰着日、主な移動手段などが記載できます。必要に応じて予約管理システムへのリンクも貼ることができます。【画面②】

 

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【画像②】

特長3 オプショナルツアーの申込み内容も管理

使用する機能:表作成

オプショナルツアーの管理もタスク文書の中で行います。提携先のツアーごとに、お客様と決めておかなければならないことが、表形式でわかりやすく記載されていて、確認結果を追記できます。

 

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【画像③】

特長4 行先別に提携会社一覧を掲載

使用する機能:表作成

行先別に、それぞれの提携先会社一覧を掲載していますので、提携先とオプショナルツアーに関する、連絡、交渉を行いたいときに、いちいち連絡先や営業日、時間帯などを確認する必要がありません。

【画面④】

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【画像④】

特長5 旅行代金のお支払い状況も確認

使用する機能:表作成

旅行代金の入金状況も記載できます。お申込金の入金と残金の入金状況を分けて管理します。

【画面⑤】

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【画像⑤】

特長6 オプショナルツアーはタグで管理

使用する機能:タグによる絞り込み

お客様ごと、お申込みプランごとに作成したタスク文書には、オプショナルツアーのタグを付与しておくと便利です。提携先のショップと連絡を取る際に、ショップごとの申し込み状況を確認しながら会話すると、間違いや手配ミス防止に役立ちます。画面は石垣島ツアーにお申込みされた中でダイビングにお申込みされた方々のタスク文書を検索する様子を表しています。

【画面⑥】

 

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【画像⑥】

 

運用

1.まず経営者やマネージャーの方が、自社が企画するツアー別(行先別)に、おしごとルームを共有ルームとして登録します。
2.次にサンプルタスク文書を参考にして、自社が管理したい項目に沿ってタスク文書のフォーマットを作成します。ツアー別、行先別のフォーマットを作り、その中にあらかじめ提携先の会社やショップが運営するオプショナルツアーの内容を記載しておきます。
3.フォーマットが出来上がったら、いったん保存した後、Windowsの共有フォルダー上に行先別に整理してコピーを保存します。
4.フォーマットと記入サンプルが出来上がったら従業員の方に説明を行い運用開始です。
5.お客様がご来店され、お申込み概要が見えてきたら、Windowsの共有フォルダー上に保存したタスク文書のフォーマットを該当する行先のおしごとルーム内にコピーして、タイトルに「お客様の代表者の方の氏名を記載して保存します。それ以降はお客様のご希望を聞きながら、タスク文書のフォーマットに記載されているオプショナルツアーなどの情報に基づいて旅のスケジュールを決めていきましょう。
6.オプショナルツアーの提携先の会社やショップに連絡を取って会話する際は、その会社が運営しているオプショナルツアーのタグを使ってタスク文書を絞り込んで、お申込み状況を確認しながら会話を進めましょう。
 

効用

1.お客様が申し込まれたツアーやオプショナルツアーの内容を網羅的に管理できます。
2.紙のお申込書を利用する運用と異なり、システムへの転記ミスによるトラブルを防止します。
3.行先別に提携先のオプショナルツアーの内容が確認できますので、接客中にお客様へオプショナルツアーのご案内を行なったり、お客様の質問事項にお答えしやすくなります。