店舗マネジメント

サンプルタスク文書名

1-8-1　2021年7月　営業日報

 

背景

外食レストランチェーンを展開されている企業様では、経営者の方が各店舗のマネージャー様と連携をとって、日々の店舗運営を行っています。経営者の方は、店舗にいなくとも各店舗の売り上げや、お客様の来店状況などを把握して、必要に応じ各店舗のマネージャーに適切な指示を出す必要があります。レジと連携した売り上げ管理システムを導入すれば、売上金額や来店者数の状況は把握できますが、お店で起こっている事象や変化を把握することはできません。

お店で起こっていることを、もっと詳細に把握するための良いツールが無いかとお探しの経営者様が、意外と数多くいらっしゃるのではないでしょうか？

 

ご提案内容

売上の管理だけでなく、各店舗で起こっていることを広く把握して店舗運営に生かしたいとお考えの経営者様には、サンプルタスク文書「2021年7月　営業日報」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、店舗のマネージャーがその日の売り上げだけでなく、お店のまわりで行われた大きなイベント、他店で行っているキャンペーンとその影響、お店で起こったインシデントなどを日々報告し共有できるツールです。

 

サンプルタスク文書「1-8-1　2021年7月　営業日報」のイメージ

 

•タイトル：報告月が入力されています。
•状態：営業月のタスクは「実施中」、過去の報告は「完了」で区別します。
•タグ：「インシデント」タグを設け特に何か事件、事故のあった月を検索しやすくします。
•本文：営業日ごとに売上金額、明細、特記事項などが記載されています。
 
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1-8-1 2021年7月　営業日報　の構成

項目

内容

使う人
•外食レストランチェーンなどを展開する経営者やマネージャーの方。
•情報の入力は店舗のマネージャー
•経営者やエリアマネージャーだけでなく各店舗のマネージャーも他店の情報を参考に店舗運営を行うために閲覧を行います。

利用範囲
•経営者並びに複数スタッフが共同利用

おしごとルームの作成単位
•店舗単位におしごとルームを作成。

タスク文書の作成単位
•報告月ごとにタスク文書を作成。

タグの使い方
•「インシデント」タグなど

主な検索方法
•「インシデント」タグを使い事件、事故のあった月の報告書の閲覧を容易にします。
 

特長１　日別の報告は折りたたんですっきり見やすく管理

使用する機能：折りたたみブロック

このタスク文書では折りたたみブロックという機能

を使って報告日別に情報を折りたためるようにして閲覧をしやすくしています。【画面①】

 

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【画面①】

特長２　売上の好不調要因を記載

使用する機能：表作成

売上報告欄では、売上金額だけでなくなぜ売上が良かったのか、悪かったのかその理由を把握することが重要なので金額や来店客数に加え「天候」や気づきを「コメント」として記載してもらいます。警察署からの注意喚起もレポートします。　【画面②】

 

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【画面②】

 

特長３　毎日の食材発注状況も管理

使用する機能：ファイル添付、文書リンク貼り付け

このタスク文書では日々行う食材などの発注の記録も行えるようになっています。表を作って食材ごとに数量を書き込むこともできますが、このサンプルではファクスで送付した発注書をスキャンして直接貼り付ける方式をご紹介しています。【画面③】

 

注：このサンプルでは食材の発注書をスキャンして貼り付けていますが一般的には個人キャビネットに保存してタスク文書にそのリンクを貼り付ける運用がお勧めです。

 

 

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【画面③】

特長４　日々の気づきもレポート

使用する機能：表作成

売り上げとは直接関係なくとも、店舗運営にあたって経営者に知っておいてもらった方が良いことは特記事項で報告します。画面では、駐車場での事故発生を未然防止したいという、店舗のマネージャーの気持ちが報告から読み取れます。【画面④】

 

例：外壁の破損、食い逃げ事件、客同士のトラブル　など

 

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【画面④】

 

運用 

1.まず経営者様もしくは代行の方が、日報管理用のおしごとルームを各店舗ごとに共有ルームとして作成します。
2.おしごとルームができあがったら、その中にサンプルタスク文書を参考にして、自社で使うタスク文書のフォーマットを作成します。サンプルタスクに不足している項目があれば追加します。
3.フォーマットと記入サンプルが出来上がったら運用開始です。経営者様から各店舗のマネージャー様に日報の記載を指示します。
4.経営者様は空き時間に各店舗の報告内容を閲覧して店舗の出店計画、統廃合などの経営戦略の参考にします。

効用

1.各店舗から、個々のメールで報告を受けるのでは無く、各店舗からの報告が一か所に書き込まれる方式なので、確認しやすく報告漏れも一目でわかります。
2.地域のイベントなど、現地でしかつかめない情報を報告してもらうことで、売り上げの好不調の要因、過去の数字とのギャップ要因の分析などが行えます。

 

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