採用候補者情報管理

サンプルタスク文書名

2-２ｰ1　2021年度　新卒採用候補　〇木一郎

 

背景

人事部門には新卒学生の採用業務があります。応募人数が多いと、一人一人の履歴書や書類審査結果、面接記録、提出書類の管理が煩雑になりがちです。最近ではWeb上の人材募集サイトにて、エントリー（応募）受付が行えるため、その面では業務改善が進んでいます。

しかしその後採用審査が進んでいくうちに、紙の書類が増えてきます。それらの紙書類は従来通り紙のフォルダーにまとめてキャビネットに保管、という従来通りの管理方法から変わっておらず、この点においては業務改善が進んでいない、という企業様は意外と多いのではないでしょうか？

 

ご提案

新卒の採用過程で発生する多くの書類の管理を電子で行い、採用関係者で共有したいとお考えの人事担当者様には、サンプルタスク文書「2021年度　新卒採用　〇木一郎」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は、人事部門のご担当者様が採用過程で発生する多くの書類を、電子で適切に管理し人事担当者間、面接担当者などと情報共有するための便利なツールです。

このタスク文書はバックオフィス業務の一環ですが、「人事・総務・経理掲示板」とは別に「〇〇年度新卒採用候補者情報」という独立した掲示板に掲載されることを想定しいます。

 

サンプルタスク文書「2-2-1　2021年度　新卒採用候補　〇木一郎」のイメージ

•タイトル：採用候補の学生の氏名を記載しています。
•状態：この候補者が現在セレクションに残っているか否かを「実施中」、「完了」で区別します。
•タグ：採用試験のどこまで通過しているかの「ステータス」と「専攻学部」をタグとして付与しています。
•本文：学生のプロフィールやエントリーシートの内容、採用試験の答案や面接の結果を記載したシートや採用内定後に提出してもらった書類などを記録しています。
 
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2-2ｰ1　2021年度　新卒採用候補　〇木一郎　の構成

項目

内容

使う人
•新卒採用予定の企業様の人事部門の新卒採用担当の方や、採用試験や面接にかかわる方々が利用します。

利用範囲
•採用にかかわる複数の社員、役員が利用します。

おしごとルームの作成単位
•人事部門が年度別に採用専用のおしごとルームを作成します。

タスク文書の作成単位
•採用候補者別にタスク文書を作成します。

タグの使い方
•専攻学部や採用試験のステータス（例：一次面接通過）を設定します。

主な検索方法
•卒業見込み証明書や健康診断書を提出してもらうために「最終面接通過」者だけを絞り込んで表示させたい。
•最終面接に残った理系出身者が少ないので理学部出身者で二次面接通過者をもう一度洗い出したい　など
 

特長１　候補者ごとにタスク文書を作成

使用する機能：表作成、ファイル添付、折りたたみブロック

このタスク文書では、採用候補者ごとにタスク文書を作成して、本人の主要な情報や提出書類、面談結果などを整理して管理することを想定しています。希望勤務地欄、希望職種欄、及びその後収集する必要がある書類欄は、折りたたみブロック機能を使って、見出し部分を残して折りたたんでいます。【画面①】

 

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【画面①】


特長２　提出された書類はスキャンして貼り付け

使用する機能：表作成、ファイル添付

「提出書類」の見出しをクリックすると内容が展開されます。このタスク文書では、応募者に提出を義務付けている「学業成績書」「健康診断書」「身元保証書」を添付する欄をあらかじめ設けておいて、書類の提出都度スキャンしてタスク文書に貼り付け、提出漏れが一目でわかるように工夫しています。【画面②】

 

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【画面②】


特長３　面談記録も面接官が記入したまま保管

使用する機能：表作成、ファイル添付

面談時の手書きのコメントも、面接者の情報とともにスキャンして添付しておけます。【画面③】

 

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【画面③】


特長4　タグの付与で採用業務を効率化

使用する機能：タグ、タグによる絞り込み、詳細検索

 

タスク文書にタグを付与することで、多くの採用候補者の中から探したい候補者（タスク文書）を絞り込んで表示することができます。どの段階まで試験を通過したかを「ステータス」というタグを作って管理すれば、例えば二次面接通過者に次の面接の案内を出したいときに「二次面接通過」タグで検索をすれば対象者が絞り込めます。【画面④】

 

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【画面④】

 

また、学部のタグを付与しておけば、最終面接を通過した理系の学生が少ないので、理系で最終面接に残れなかった学生の中から再度セレクションを行いたいというときは、詳細検索で「理学部」「二次面接通過」のタグで検索を行うと良いでしょう。【画面⑤】

 

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【画面⑤】


運用

1.まず人事のご担当者様が、新卒採用業務が始まる前に、次年度の新卒採用管理用のおしごとルームを共有ルームとして作成します。
2.おしごとルームができあがったら、その中にサンプルタスク文書を参考にしながら、新卒の学生の情報を管理するためのタスク文書の自社のフォーマットを作成します。
3.新卒採用の時期になったら、必要なタイミングで学生の情報をエントリーシートなどからコピー＆ペーストするなどして、フォーマットをコピーしたタスク文書に転記します。
4.タスク文書は一人の学生ごとに作りますが、応募のあった候補者全員分のタスク文書を作成する必要はありませんので、採用審査のどの過程でタスク文書を作成するかは、各社でご判断ください。
5.採用試験結果や面接試験で使った面接シートなどは、スキャンしてタスク文書に貼り付けて保存します。学生に提出してもらった書類も、スキャンし電子化して管理します。
6.採用試験の各段階で対象の学生を絞り込みたい場合は、詳細検索機能を使ってタグで絞り込みます。
7.セレクションの各段階で落選した学生のタスク文書に関しては、ヘッダー部の「状態」を「実施中」から「完了」に変更します。
8.新しい年度の採用試験が始まる前には新しいおしごとルームを作成して採用の準備を行います。
 

効用 

1.採用候補者一人一人の情報が、ひとつのタスク文書に電子的にコンパクトにまとめられますので、事務所のスペースを無駄なく使えます。
2.タスク文書の内容は、採用試験の面接官などと共有できますので、人事部外の関係者との情報提供の手間が軽減されます。
3.タグを使って対象者を絞り込めますので、採用業務の効率化が図れます。
4.学生に提出を求める書類の置き場所を、フォーマット上にあらかじめ作っておけますので、未提出の書類があった場合に一目でわかります。
 


 

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