大規模プロジェクト受注管理

サンプルタスク文書名

2-5-2　G社　仙台事業所　社内ネットワークインフラ更新

 

背景

ITの開発案件や工場設備など、大型物件を中心に扱うIT企業様や設備業様では、一つの案件にチームを組んで対応するケースが良くあります。案件発生のきっかけは様々ですが、まずはお客様の窓口になる担当者が、お客様のプランやニーズをヒアリングしてきます。しかし、窓口となる担当者だけでは技術面の知識や専門性に欠けるので、案件受注に向けた提案や受注後の施工、納入までの体制を、どのような形で進めていって良いかイメージするのは難しいものです。

 

ご提案内容

案件を受注するためにチームを組んで準備を進めるやり方を取られている会社様にはサンプルタスク文書「G社　仙台事業所　社内ネットワークインフラ更新」が参考になるかもしれません。このタスク文書は、セールスが案件の情報を入手した後、編成したチームのメンバーに案件概要を伝え、チーム内で作成したドキュメントや新たに入手した情報や商談や打ち合わせの記録などを共有するためのものです。

 

サンプルタスク文書「2-5-2　G社　仙台事業所　社内ネットワークインフラ更新」 

•タイトル：案件名をタイトルに記載しています。
•状態：この案件（タスク文書）が現在対応中の案件か完了した案件かを「実施中」「完了」で表しています。
•タグ：対応中案件のステータス、案件種別、対応拠点を設定しています。
•本文：担当営業区、案件概要、対応チームメンバー、商談履歴が記載できるようになっています。
 
2-5-2-a.png
 

2-5ｰ2　G社　仙台事業所　社内ネットワークインフラ更新　の構成

項目

内容

使う人
•工事などを含む比較的大規模な案件をチームを組んで提案し受注する企業様の対応メンバーとマネージャーが利用します。

利用範囲
•複数の部門の複数のメンバーが情報を共有するために利用。

おしごとルームの作成単位
•扱う商品やサービスの種別ごとに年度別に作成。
•過去案件は別のおしごとルームを作成しライブラリとして活用。

タスク文書の作成単位
•案件別に作成。

タグの使い方
•タスク文書が増えてきた際に目的の案件を検索する際に簡易検索でお客様名をキーワードとして検索。
•案件対応に当たる際に過去の類似案件を検索する際に「案件カテゴリ」タグを使って検索など。

主な検索方法
•特定の月の特定のセールスの活動内容を確認したい場合に詳細検索機能で「営業月」と「セールス名」のタグをキーに検索する。
 

特長１　案件の対応状況を統一した書式でわかりやすく整理

このタスク文書は、顧客担当セールス部門から専門的な知識やノウハウを持ったメンバーに案件対応の協力を求め、そのメンバーとチームを組んで案件対応していく際に利用するタスク文書です。案件ごとに担当窓口、支援メンバー、案件概要、商談進捗状況などがまとめられて共有できます。【画面①】

 

2-5-2-b.png

【画面①】


特長2　折りたたみブロックですっきり表示

使用する機能：折りたたみブロック、表作成

見出しになっている案件名（顧客名）をクリックすると内容が展開され、相談元の情報や案件の概要が記載できるようになっています。【画面②】

 

2-5-2-c.png

【画面②】


特長3　使った資料も併せて管理

使用する機能：ファイル添付、文書リンク添付

商談で使用した資料を添付することもできます。ファイルを添付する方法と、カンタンキャビネットに保存してある文書のリンクを張る方法があります。

【画面③】

 

2-5-2-d.png

【画面③】

 

特長4　過去に実施した案件を検索して対応中の案件の参考情報に

使用する機能：タグ、タグによる絞り込み

過去に手掛けた案件のタスク文書は、専用のおしごとルームに移動して管理するのが良いかもしれません。現在手掛けている案件と類似した案件を、過去に手掛けた案件の中から検索して、内容を閲覧することで仕事の段取りを立てやすくなります。

【画面④】

 

2-5-2-e.png

【画面④】


運用

1.まず営業部門のマネージャーが、高度案件管理用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。
2.次にそのおしごとルームに、サンプルタスク文書を参考にして、自社で手掛ける案件管理用のタスク文書のフォーマットを作成します。会社の取り扱い商品の特性、支援部隊の規模などによっては、フォーマットを大きく見直して使いやすい形にアレンジされることをお勧めします。
3.フォーマットが決まったら、タスク文書の保存場所を顧客担当営業部門に周知して、記載ルールを説明します。
4.顧客担当営業部門の窓口担当者は、高度大型案件の発生都度、タスク文書のフォーマットをコピーして、新たに発生した案件情報共有用のタスク文書を作成し、支援メンバーと共有します。
5.対応するチームは、対象のおしごとルームを通知プログラムの監視対象に登録して、情報の更新があると気づけるようにしておきます。
6.案件に関する新たな情報を入手したり、お客様に提出するドキュメントを作成したり、打ち合わせやお客様に訪問した都度、それぞれが情報を入力します。
 

効用

1.案件ごとに担当セールスと支援者が明確になるため、責任が明確になります。
2.通知プログラムを使って対象のタスク文書を監視できますので、新たな記述があった場合に関係者がすぐに気づくことができます。
 
 


 

このサンプルタスクをダウンロードする