IT資産管理

サンプルタスク文書名

2-6-1　資産№IT002304　社長用

 

背景

従業員数が数千人単位の企業様では、PCやPCの中にインストールされているアプリケーションソフトの情報を、ネットワーク監視型のツールを使って自動的に収集して資産管理を行っています。しかし、高価なシステムを導入してまで管理することに躊躇される企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？確かに高価なシステムを使ってまで、詳細な情報を管理する必要はないかもしれませんが、最低限の資産情報の管理は必要とお考えではないでしょうか。

PCなどのIT機器の資産管理は、経理部門が固定資産台帳で管理しますが、PCのスペックやOSまでは管理してくれません。情報システム目線で、サポート終了が迫ったOSを搭載しているPCを洗い出すなど、情報システム部門では経理目線とは別の視点での管理が必要になります。

 

ご提案内容

社員が使用しているPCのスペックや、OSの情報を継続的に管理しておきたいとお考えの企業様の情報システム担当の方は、サンプルタスク文書「資産№IT002304社長用」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、従業員に貸与したPCの情報を記録し、きたるべきPC入れ替えを計画的に行うための資産管理用のツールです。

 

サンプルタスク文書「2ｰ6-1　資産№IT002304　社長用」 

•タイトル：IT資産管理№と利用者をタイトルに記載しています。
•状態：この資産が現在使用中のものかどうかを「実施中」「完了」で表しています。
•タグ：資産の種別、導入年月日、OSなどをタグに設定しています。
•本文：PCの型式、スペック、OSなどの情報を記載しています。棚卸時に活用できる様に「棚卸チェック欄」を設けています。
 
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2-6ｰ1　資産№IT002304　社長用　の構成

項目

内容

使う人
•情報システム部門でPCやサーバーの管理をEXCELなどのファイルを活用して行っている人が利用します。

利用範囲
•情報システム部門の担当者やマネージャーが情報を共有します。

おしごとルームの作成単位
•IT資産管理用のおしごとルームを資産種別など管理しやすい様に分けて作ります。

タスク文書の作成単位
•資産別に作成します。

タグの使い方
•おしごとルームの作成単位にもよりますが、資産種別、OS、導入年月などのタグを設定します。

主な検索方法
•更新対象PCを洗い出すために「導入年月」をキーに検索したり、サポート終了OSを搭載したPCを洗い出すために「OS」をキーにして検索を行います。
 

特長１　管理台帳はEXCELのファイルではなくタスク文書で作成

使用する機能：表作成

このタスク文書は、資産（PC）を個々の資産別に管理するための作りになっています。EXCELの表で管理する方法もありますが、情報システムの担当者やマネージャーが常に情報を共有して閲覧するためにタスク文書で管理します。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　検索はタグを使って

使用する機能：タグ、タグによる絞り込み

このタスク文書には「導入年月」「資産種別」「OS」のタグが付与されています。「導入年月」をキーにして更新対象の資産を洗い出したり、「OS」をキー持してサポートが終了するOSを搭載したPCを洗い出すなどの検索が行えます。

またメーカーや機種などのタグを設定してリコール

時に対象を洗い出すなどの利用方法もあります。

【画面②】

 

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【画面②】

 

運用

1.まず情報システム部門でIT資産管理を行っている方が、資産台帳用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。担当者お一人で管理されているわけではなく、上司の方や経理部門の方と情報を共有する必要があることを見越して、共有ルームでの管理をお勧めします。
2.次におしごとルームに検索に必要なタグを登録していきます。必要に応じて「導入年月」「資産種別」「OS」「メーカー」などのタグを登録します。タグは検索の際に利用しますので、どんな切り口で資産を洗い出したいか考えながら設定します。
3.タグの設定ができたら、登録したIT資産台帳用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にしてIT資産台帳用のタスク文書のフォーマットを作成します。管理目的にあわせて、フォーマットを見直して、使いやすい形にアレンジされることをお勧めします。
4.フォーマットが決まったらフォーマットをコピーして資産を情報を登録していきます。登録は最初に全部登録しても良いですが、PCの新規導入時や更新時、または資産棚卸のタイミングで実施すると無理なく登録作業が行えます。

 

効用

1.経理部門が保有している資産情報だけでなく、情報システムとして必要な情報を自部門で管理することができます。
2.更新対象資産の洗い出しや、サポート終了OS搭載機の洗いだしに効果を発揮しますので、計画的なPC更新計画立案に役立ちます。

 

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