2-6-2 PC 利用ガイドライン
会社では業務の効率化のために様々な機器やサービスを社員に提供しています。多くの機器やサービスの提供を行うことにより、情報システム担当の方はその分サポート業務に追われることになります。PCの貸与、入れ替え、廃棄から社内システムの利用申請など様々な問い合わせを受けることになります。また、各種申請は新入社員の入社、中途入社、異動、退職など様々な機会にて行われます。これらの対応を限られたスタッフが電話やメールで対応するには限界があります。
PCの貸与、入れ替え、廃棄から社内システムの利用申請など、様々な問い合わせに限られたスタッフで対応されている情報システム担当の方には、サンプルタスク文書「PC 利用ガイドライン」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、電話やメールで受けていた社内からの問い合わせに関する回答を、掲示板形式でわかりやすく周知するためのツールです。
このタスク文書は「IT機器・サービス利用規定」という情報システム部門が管理するおしごとルーム内に掲載されているタスク文書の中のひとつと想定して作成しています。
項目 |
内容 |
使う人 |
•情報システムに関して社内の問い合わせを電話やメールに頼っており、問い合わせ業務の削減を行いたいとお考えの情報システム部門やご担当者が運用します。
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利用範囲 |
•情報システム部門の担当者が情報を提供し全社員が閲覧します。
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おしごとルームの作成単位 |
•社内システムに関する情報提供用として専用のおしごとルーム(IT機器・サービス利用規定)を作ります。
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タスク文書の作成単位 |
•利用機器・サービス、提供情報別に作成します。
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タグの使い方 |
•機器名(PC、スマートフォンなど)、提供情報種別を表すタグを設定します。
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主な検索方法 |
•詳細検索でタグを組み合わせて必要な情報を検索します。
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使用する機能:折りたたみブロック
このタスク文書は、会社で提供するIT機器やサービスの利用規定を社員に提示するためのおしごとルーム内に作られたタスク文書を想定しています。
おしごとルーム全体では新規利用申請から故障・修理、廃棄・利用停止に至るまでのガイドを示していますが、このタスク文書に限ってはPCの「利用ガイドライン」を提示するためのものになっています。掲載内容は利用ガイドライン、会社貸与PC一覧などとなっています。それぞれの項目は折りたたみブロックで見出しを残して折りたたんでいます。 【画面①】
使用する機能:ファイル添付、文書リンク添付
見出しをクリックすると内容が展開されて表示されます。掲載内容はテキストだけでなく、表を挿入したり必要に応じてファイルやリンクを添付することができますので、わかりやすく表現でき問い合わせ業務の削減に役立ちます。【画面②】
使用する機能:階層化タグ(親タグ・子タグ)による絞り込み
タスク文書(掲載事項)ごとにタグを付与しておけば、おしごとルームの中にタスク文書(資産)が増えても、探したいタスク文書を簡単に検索することができます。このタスク文書が掲載されているおしごとルームは、IT機器・サービスに関する利用規定なので利用したい機器(サービス)伝えたい事(知りたい事)別にタグが設定されています。
タグは階層構造にできますので、このサンプルタスク文書では親タグに「知りたい事」「利用機器・サービス」を設定して、その下の階層に01利用ガイドラインなどの子タグを設定しています。階層化タグの設定は「知りたい事/01利用ガイドライン」の様に親タグと子タグを「/(半角スラッシュ)」でつなげることで設定できます。
【画面③】
使用する機能:タグ、詳細検索
利用者の「知りたい事(お問い合わせ内容)」を増やしたり、会社で提供する利用機器やサービスが増えてきた場合にタグの一覧から目視で目的の情報(タスク文書)を探しづらくなります。
そのような場合は詳細検索機能を使った検索が便利です。詳細検索画面から探したい情報に関連するタグを複数指定することで、探したいタスク文書により早くたどり着くことができます。
画面では「PC」に関する「利用ガイドライン」に関するタスク文書を探したい場合に検索キーワードとして目的のタグを検索条件として入力した時のものです。【画面④】
【画面④】
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