面談記録

サンプルタスク文書名

2-8-2　面談記録　〇田一郎（2020年4月度）

 

背景

会社の中の組織マネージャーは、部下に対して定期的に面談を行い、業務上の悩みや働き方に関する相談を受けたり、アドバイスを行う場を持つと思います。定期的に面談を行っていると、そのコミュニケーションの結果、得られた情報量はかなりの量になりますが、それらはきちんと記録され、次回以降の面談時やマネージャーの異動があった際の引継ぎなどの場面に生かされていますでしょうか？

 

　　

ご提案内容

定期的に行っている部下との面談の内容に充実感がなかったり、表面的な会話しかできていないと感じているマネージャー様にはサンプルタスク文書「面談記録 〇田一郎（2020年4月度）」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は部下との面談の記録を文字や、添付ファイルなどに残し、次回の面談や引継ぎ時に有効活用するための便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「2-8-2　面談記録　〇田一郎（2020年4月度）」

•タイトル：面談対象者の名前と実施月をタイトルで表しています。
•状態：このタスク文書がすでに実施済の面談記録であることを「完了」で表しています。
•実施予定日：次回の面談日を表しています。
•本文：面談対象者のプロフィール、今期の目標、実際の面談記録を記載しています。
 
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2-8-2　面談記録　〇田一郎（2020年4月度）の構成

項目

内容

使う人
•部下と定期的に面談を行っているが、過去の面談内容を記録して指導に役立てたいと感じているマネージャー様が利用します。

利用範囲
•主にマネージャーが部下の面談記録用に使います。

おしごとルームの作成単位
•自分が担当するセクションの面談記録用にひとつ作ります。

タスク文書の作成単位
•面談対象者別、月別にタスク文書を作成します。

タグの使い方
•特定の個人の面接結果の履歴を追いたい場合などは、人別のタグを設定します。実施年月別に閲覧したい場合は実施年月のタグを設定します。
 

特長１　個人別、面談ごとにタスク文書を作成

使用する機能：表作成、ファイル添付

 

このタスク文書では、面談対象者別・面談月ごとにタスク文書を作成します。

タスク文書の先頭に、個人の基本情報がまとめられており、マネージャーから見たここ最近の関心事をメモしておきます。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　面談の内容は自由に記述

使用する機能：折りたたみブロック

 

このタスク文書では、実際の面談は月に１回行なっていると想定しています。記録はマネージャーの個人的な備忘録となりますので、自分がわかりやすいように自由に記述します。当日の面談から気づいた部下の悩み事に対して、役立つ情報があった場合にメモしておき、次回の面談時や日常の会話の中でアドバイスします。【画面②】

 

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【画面②】

 

運用

1.まず面談を行うマネージャーが、自分が担当する組織用におしごとルームを登録します。会社の経営層や人事部門の担当者が、部下との面談制度を推進するようであれば、人事部などがリードして、あらかじめマネージャーごとに、面談用のおしごとルームを作成しておくのも良いかもしれません。
2.次に登録した面談用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして面談用のタスク文書のフォーマットを作成します。
3.フォーマットができたら、マネージャーはフォーマットをコピーして部下別、面談月別にタスク文書を作成します。
4.マネージャーは部下個人のプロフィール、今期の目標、気がかり事項などをあらかじめ入力しておきます。
5.月一回の面談実施ごとに面談の記録を行います。
6.月が替わったら、作成済のタスク文書をコピーして新たなタスク文書を作成します。
7.部下の指導に迷った際には、過去の面談記録を改めて閲覧してアドバイスのヒントを探します。

 

効用

1.面談開始前に、過去の面談内容を確認することで、部下との会話の糸口や重要チェックポイントの確認ができます。
2.マネージャー同士の引継ぎ時に、タスク文書ごと引き継げますので、部下の過去の仕事ぶりや個人的な悩みの情報を、後任のマネージャーに伝えやすくなります。
 

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