イベント準備情報共有

サンプルタスク文書名

「3-２-1　伝達事項」　「3-2-2　Q&A」「3-2-3　制作物管理」「3-2-4　展示会準備スタッフ一覧」

背景

展示会の準備など、多部門の複数の人がひとつのチームになって、作業を進めなければいけないシーンがあります。ひとつのチームになって仕事をしなければいけない一方、それぞれの部門から集まってくるメンバーに、個々の役割や納期をきちんと伝えて、皆が納期にあわせて準備を進めてもらうことは容易ではありません。部門間で協力するとなれば、それぞれの事業所が異なっていたり、全員の都合が良いスケジュールが無いなどの理由で、一か所に集まって会議が開けないということも珍しくありません。そのような場合、皆様の会社ではどのような工夫をされているのでしょうか？

 

ご提案内容

イベント準備などの準備を任され、ワークグループを立ち上げて仕事を進めなければならなくなった方は、サンプルタスク文書　「3-２-1　伝達事項」　「3-2-2　Q&A」「3-2-3　制作物管理」「3-2-4　展示会スタッフ一覧」が参考になるかもしれません。 これらのタスク文書は、会社の中の大勢の人たちが協力しあって展示会の準備作業を進める際に、ワンセットでご使用いただくことを意図したタスク文書です。

展示会準備にかかわるメンバーに展示会準備事務局から伝えたい事を共有したり、メンバーからのQ&Aを共有するなど、メンバー間のコミュニケーションや情報共有を行う際に便利なツールです。

 

サンプルタスク文書　４つのタスク文書のセット

「3-２-1　伝達事項」　「3-2-2　Q&A」「3-2-3　制作物管理」「3-2-4　展示会準備スタッフ一覧」

•タイトル：展示会準備のためのおしごとルームで管理する４つのタスク文書の用途を表しています
•状態：このイベントが準備中のものであることを「実施中」で表しています。
•タグ：イベントの種別や実施年度をタグとして付与します。
•本文：タスクの用途ごとに必要な情報を事務局側で記載したり、準備にあたるメンバーが制作物を添付したり確認事項を記載したりします。
 
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展示会開催準備のおしごとルームの中にある４つのタスク文書のセット

項目

内容

使う人
•各種イベントなどを定期的に開催している企業様でイベント準備の役割を担っている事務局や各部門から集まった人々。

利用範囲
•複数の部門の複数の担当者とプロジェクトオーナー、リーダー。

おしごとルームの作成単位
•イベントごとに準備用のおしごとルームをひとつ作ります。

タスク文書の作成単位
•イベントごとのおしごとルーム一つにつき事務局からの「伝達事項」「Q&A」「制作物管理」「メンバー表」の４つのタスク文書を作成します。

タグの使い方
•イベント種別、実施年度など、あとから見たいときに探しやすいタグを設定します。
 

サンプルタスク文書　４つのタスク文書のセット

「3-２-1　伝達事項」　「3-2-2　Q&A」「3-2-3　制作物管理」「3-2-4　展示会準備スタッフ一覧」

【４つのタスク文書の役割】

•伝達事項
主に展示会のプロジェクトリーダーや準備事務局側から準備スタッフに対して指示やお知らせを伝えるために使用します。会議の案内や制作物の指示や納期を伝えます。
•Q&A
事務局側の指示や伝達事項に対して準備メンバー側から質問を投げかけ、事務局側の回答をメンバー全員が共有するために使用します。
•制作物管理
事務局や準備スタッフが制作した各種マテリアルを管理するために使います。いろいろな形式のファイルの実体やかんたんキャビネットに保存してあるファイルのリンクなどが添付できます。
•展示会準備スタッフ一覧
準備スタッフが互いに連絡を取りあったり、役割分担を確認したいときに使うアドレス帳です。
 

特長１　事務局からの伝達事項の確認が容易に

使用するタスク文書：伝達事項

使用する機能：表作成、折りたたみブロック

一つ目のタスク文書は展示会準備の取りまとめ役の事務局から、準備に携わっているメンバーに対して指示や事務連絡を行うためのタスク文書です。伝達事項欄は表形式で伝達日、伝達内容、納期などを配置すると良いでしょう。メールでの指示に比べ伝達事項がまとまっていいるため、準備の経緯や納期などを確認しやすくなります。　

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　問い合わせと回答内容を共有

使用するタスク文書：Q&A

仕様する機能：表作成

事務局からの指示に対して質問がある場合は、このQ&A専用のタスク文書上でQ&Aを行います。

たいてい一人の人が疑問に思うことは、他の人も疑問に思っていることが少なくありません。個別にメールでQ&Aを行うよりも効率よく情報が伝わります。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　成果物を共有する

使用するタスク文書：制作物管理

使用する機能：ファイル添付、文書リンク貼り付け

役割に応じて、準備のために制作した成果物は、このタスク文書の中で共有します。そのことによって、準備にたずさわる人が自分以外の人の進捗を知ることができますし、作成に悩んでいる人が、他の人が作成した成果物を参考にすることもできます。ここではファイルを貼り付けていますが、かんたんキャビネットに保存してある文書のリンクを貼り付けても結構です。

 

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【画面③】


特長4　メンバー間のコミュニケーションを取りやすく

使用するタスク文書：展示会準備スタッフ一覧

使用する機能：ファイル添付、文書リンク貼り付け

全社をあげての大きな展示会などでは、普段コミュニケーションをとったことのない人どうし協力して準備を進めることもあります。そのためには、まず互いの役割を理解し、必要に応じてコミュニケーションが取れる準備が必要です。そのために、このタスク文書ではメンバーの一覧を掲載し、各人の役割や連絡先を表形式でまとめてあります。

【画面④】

 

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【画面④】


運用 

1.イベント準備の実務責任者が、イベント準備用のおしごとルームを共有ルームに登録します。
2.次に登録したイベント準備用の共有ルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして、自社のイベントや体制に合わせてタスク文書のフォーマットを作成します。タスク文書は用途に応じて複数作成すると運用がしやすくなります。４つのサンプルタスク文書の構成を参考にしてください。
3.イベントの開催と開催準備の体制が決まったら、フォーマットをコピーして対象のイベント用のタスク文書を作ります。
4.準備メンバーが決まったら、開催準備のキックオフオフを行ってイベントの概要説明をすると同時にタスク文書の運用方法をメンバーに周知します。
5.リーダーはタスク文書をベースにして、制作物の作成や修正の指示を行ない、メンバーは作成した成果物（展示パネルなど）をこのタスク文書に登録し共有します。
6.メンバーは該当するおしごとルームを監視設定することで、事務局からの伝達事項が発生したり他のメンバーと事務局間のQ&Aの発生に気付くことができます。

 

効用

1.メンバー各自の役割分担を明確に伝えることができます。（打ち合わせに出られなかったので役割を理解できなかったという事を防止します）
2.メンバーに均一に情報を共有できます。他のメンバーに対する修正指示などが、他のメンバーにとっても参考になります。
3.各メンバーの作業進捗がわかるので、共同作業に対する意識が高まります。
 
 


 

「3-2-1　伝達事項」をダウンロードする
「3-2-2　Q&A」をダウンロードする
「3-2ｰ3　制作物管理」をダウンロードする
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