3-2-10 R社 コンプリートワークフロー
企業の総務や情報システムの担当者は、業務改善やコスト削減のために機器、ソフトウエア、サービス及び一般資材などの購入を検討する役割を持っています
検討の過程では、展示会や個々のベンダーのショウルームを訪問することがありますが、見学当時は印象も強く残っていますが、後日様々な製品を見学しているうちに、その印象は薄れたり徐々に変化し、結局最後は価格の安さだけで導入製品を決定してしまった、というご経験をお持ちではないでしょうか?
そんなご経験をお持ちの企業様は、サンプルタスク文書「R社 コンプリートワークフロー」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、見学当時確認できたことや印象を、気軽に記録しておけるツールです。整理しておくべき項目を、あらかじめ決めておくことができますので、気軽に記入できます。また、訪問前にチェックポイントを確認することで、複数の製品を同じ目線で見学し、製品を比較することができます。
項目 |
内容 |
使う人 |
•総務、情報システム部門など会社で必要となる備品やシステムを多岐にわたり選定、調達する役割の方が利用します。
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利用範囲 |
•上記部門の複数の担当者とマネージャーが利用します。
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おしごとルームの作成単位 |
•総務、情報システムなどの部門ごとにひとつ作ります。
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タスク文書の作成単位 |
•製品を見学するたびにひとつ作ります。
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タグの使い方 |
•現在、検討中の製品の見学メモ(タスク文書)を集めてみたいときに使います。
•過去の同一商品の見学メモを参考にしたいときに検索キーとして使います。
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使用する機能:折りたたみブロック
このタスク文書では見学の度にタスク文書を作りメモを残すスタイルを採用しています。
記録項目としては、実施概要(訪問日時、訪問先、参加者、見学した製品)、Note、評価・感想、追加情報となっています。
【画面①】
Note、評価・感想は自由記述を前提としています。Noteは事実関係を中心にした記述を、評価・感想は主観を中心にした内容を記述することを意図しています。【画面②】
使用する機能:URLリンク貼り付け
このサンプルタスク文書では訪問した先のベンダーのWeb上のHPのURLリンクを張り付けているように模しています。後日製品のスペックを確認したい場合などに便利です。
【画面③】
タスク文書を作成する際は、検討している製品ごとにあらかじめ関係者で打ち合わせを行い、チェックポイントを設定してタスク文書の中に表を作って記述できるようにします。チェックポイント欄を設けることで、複数の人が複数の製品を分担して見学する場合でも、同一目線での比較が容易になります。【画面④】
使用する機能:タグ、タグによる絞り込み
このタスク文書では、見学の度にタスク文書を作りますので、同じカテゴリの製品を比較してみたい場合はタスク文書の名寄せを行います。名寄せにはタグを使います。画面ではグループウエアに関する見学メモを名寄せしているところを表しています。
【画面⑤】
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