社内行事案内・出欠確認

サンプルタスク文書名

3-2-11　歓送迎会のご案内　3月27日（金）

 

背景

皆さんの会社では、社員の歓送迎会や社内のゴルフコンペなど、業務とは一線を画す会社の行事のご案内や出欠確認を、どのようにして行っているでしょうか？ご案内はメールで、出欠連絡は返信メールで、という会社様が多いのではないでしょうか？参加者の皆さんはご案内のメールを受け取り、出欠をメールで返信するというだけでよいので楽ですが、幹事さんは送信の宛先に漏れが無いようにしたり、返信メールで来る出欠連絡を全部チェックして、出欠表に転記するなどしなければならず、意外に大変な作業です。

 

ご提案内容

会社の行事の幹事に指名された方には、サンプルタスク文書　「歓送迎会のご案内　3月27日（金）」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、会社のプライベートな行事の内容を対象メンバーに掲示板的に伝えつつ、出欠の確認をその掲示板で行える便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「3-2-11　歓送迎会のご案内　3月27日（金）」のイメージ 

•タイトル：イベントの名称と実施日をタイトルに記載します。
•状態：このタスク文書が参加者募集中のイベントであることを「実施中」で表しています。
•タグ：幹事さんが、過去のイベントを開催した場所から、お店を見繕う場合を想定して「店名」や「イベントの種別」などをタグとして設定します。
•本文：イベントの開催日時、場所、会費などに加え、出欠予定表を掲載してあります。
 
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3-2-11　歓送迎会のご案内　3月27日（金）の構成

項目

内容

使う人
•定期的に飲み会やコンペを開催されている会社様の部門、グループのメンバーが利用します

利用範囲
•イベントの開催案内と、参加者の取りまとめのための良いツールが定まっていない会社の、幹事さんと参加募集対象者が利用します。

 

おしごとルームの作成単位
•半分プライベートなイベント専用のおしごとルームをひとつ作ります。。

タスク文書の作成単位
•実施するイベントごとに作成します。

タグの使い方
•「店名」「会場名」「イベント種別」などを設定します。
•幹事に指名された人が過去に実施した会場から開催場所を吟味する際に役立ちます。
 

特長１　開催の趣旨と開催日時を端的に記載

使用する機能：折りたたみブロック

このタスク文書には開催の趣旨を伝える「お知らせ」欄と「開催日時・場所」などを記載する欄をわけて、初めての幹事様でも、わかりやすく伝えられるような構成にしてあります。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　お店のホームページのリンクを貼る

使用する機能：URLリンク貼り付け

場所の案内にはお店のホームページのURLリンクを貼りつけたり、地図を直接貼り付けてお店の場所などを示すこともできます。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　出欠表に書き込んでもらうことえで集計いらず

使用する機能：表作成

タスク文書は案内したメンバーが出欠を書き込めるように作ってありますので幹事さんは出欠のメールを集計する必要がありません。

【画面③】

 

3-2-11-d.png

【画面③】

 

特長4　イベント終了後も活用

使用する機能：ファイル添付

イベント終了後も、当日撮影した記念写真やスナップを、このタスク文書に掲載することで、写真が欲しい人に効率よく配布できます。予定が重なり参加できなかった人にも、当日の様子を伝えられるので幹事さんの仕事が楽になります。

サンプルでは写真の画像を添付しているような作りにしていますが、

実際は写真の画像を「かんたんキャビネット」に保存して、タスク文書にはそのリンクを貼り付けるのが良いでしょう。ひとつひとつファイルを開かなくても、かんたんキャビネットの簡単ビューアでパラパラめっくて写真を閲覧できます。

【画面④】

 

3-2-11-e.png

【画面④】

 

特長5　タグ付けで次回以降の幹事さんが便利に

使用する機能：タグ、タグによる絞り込み

イベントごとに作成するタスク文書にイベントのカテゴリー、お店の名前、キャパシティをタグをとして設定しておけば、初めて幹事に指名された方がお店選びが不得意でも、過去会場となったお店からお店選びができますので便利です。

【画面⑤】

 

3-2-11-f.png

【画面⑤】

 

運用

1.飲み会やゴルフコンペの幹事に指名されたら、まず半分プライベートなイベントの案内を行うためのおしごとルームを、共有ルームとして登録します。
2.次に、登録した社内行事用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして、今回企画されている行事用のタスク文書のフォーマットを作成します。
3.開催概要（日時・場所）が決まったら、お知らせ欄に開催の趣旨を、「日時・場所」欄にお店、会場、日時、会費などを記載します。
4.文章ができあがったら、その下に案内を出す人の名前をあらかじめ入れた出欠確認表を作成しましょう。この一覧表に〇・×を付けていただくことで後から出欠の確認を行います。

 

効用

1.案内文書の中に画像やURLリンクの貼り付けなどができますので、表現豊かなご案内ができます。
2.出欠確認表をあらかじめ組み込んで案内ができますので幹事さんの出欠集計作業が楽になります。
3.当日撮影した写真のデータの配布も楽に行えます。

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