画面ショットの説明

画面ショットは「【総務】各種申請書フォーマット集」を開いたときの画面です。各種申請書の分類が表示されています。（画面①）この分類をクリックすると画面が展開されて各種申請書が表示されます。（画面②）画面②は２画面にわたって分割表示されていますが実際には縦にスクロールすることで途切れなく表示されます。

 

このサンプルタスク文書の特長

1. このタスク文書は、総務部門で管理する各種申請書のフォームを一か所に集めたものです。
2. 各フォームはで「交通費」「人事」などの項目ごとに折りたたんで分類、整理したうえで掲示されていますので目的のフォームが探しやすくなっています。分類項目をクリックすると該当する分類項目が展開してフォームの一覧が閲覧できます。
3. 各書類には、用途、納期、提出先などの情報が表形式で記載されているので申請ごとの運用ルールが一目でわかります。

 

提供者／利用者

【オーナー】総務、管理といった会社全体に各種申請の仕組みを提供される役割の方がこのタスク文書のオーナーとなりメンテナンスを行います。

【ユーザー】社員、契約社員などの方々がこのタスク文書の利用者となります。

 

運用

1. はじめに総務や管理の方がこのタスク文書に自社のフォームを掲示（貼り付け）ます。会社の事情やルールに合わせて自社で使用するフォーマットに差し替えたり担当者名など　を書き換えます。
2. 準備が整ったら社内に公開します。（共有ルームに移動します）社員の方々はフォーマット集から必要な申請書を開き印刷、記入、押印後、それぞれのフォームごとの申請先担当者にメール便で送ります。

 

効用

1. 各種申請書がひとつのタスク文書にまとめられていますので探す場所を迷うことなく総務、管理分門への問い合わせが減少します。
2. 総務、管理部門の方が社員のリクエストに応じて申請書フォーマットを送る手間が省けます。