特定業務準備マニュアル

サンプルタスク文書名

3-2-5　賀詞交歓会準備マニュアル2021年

 

背景

特定の部門のメンバーが中心になって定期的に行われるイベントの準備を行う際に、作業を担う担当者が前年にもやった作業なので、作業の段取りはイメージできてはいるものの、作業のひとつひとつまでは細かく思い出せなかったり、使用するアイテムがどこに保管してあるのかわからなくなったために、作業の着手タイミングを逸したご経験はありませんか？

また、そんな仕事を新たに任せられたものの、前任者からのきちんとした引継ぎが無かったり、引継ぎからから時間が経過してしまい、どこから手を付けてよいかわからず困った経験はありませんか？

 

ご提案内容

そんな経験をされた方は、サンプルタスク文書「賀詞交歓会準備マニュアル2021年」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、定期的に行われるイベントの準備など、いろいろ段取りを経なければできない仕事の作業マニュアルを可視化するためのツールです。イベントの準備作業マニュアルとして、また効率的な引継ぎツールとして有効です。　

 

サンプルタスク文書「3-2-5　賀詞交歓会準備マニュアル2021年」

•タイトル：準備が必要なイベント名や実施年を表しています。
•状態：このタスク文書（問い合わせ）が、準備中の状況であることを「実施中」で表しています。
•タグ：イベントの分類と実施年をタグで付与しています。
•本文：あらかじめ決まった開催概要、準備作業のスケジュール、各種マテリアルを掲載しています。
 
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3-2-5　賀詞交歓会準備マニュアル2021年

項目

内容

使う人
•毎年、お客様やパートナー企業様を対象に恒例の行事を執り行っている企業様や団体様の企画運営部門の方々が利用します。

利用範囲
•企画運営部門の複数のメンバーとマネージャーが共有利用します。

おしごとルームの作成単位
•企画運営部門単位で作成します。

タスク文書の作成単位
•年度ごとイベントごとにタスク文書を作成します。

タグの使い方
•イベント種別の実施年をタグとして設定します。
 

特長１　過去（前年度）のタスク文書を活用

使用する機能：タスク文書のコピー

このタスク文書は賀詞交歓会の準備を任せられた担当者を想定して作成されています。賀詞交換会は毎年開催されますので、前年度の準備スケジュールや制作物が有効に活用できます。タスク文書はコピーすることが可能ですので、開催概要が決まったら前年に作成したタスク文書をコピーして今回の準備作業の段取りを行いましょう。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　準備作業のスケジュールは前年のスケジュール表を活用

使用する機能：ファイル添付、文書リンク貼り付け

タスク文書には、開催概要、スケジュール、各種制作物を掲載できる様になっています。前年に作成したタスク文書をコピーしたら、開催概要の内容をメンテナンスします。準備スケジュールは前年のスケジュール表（EXCELシート）を今年用にメンテナンスします。イベントの特性上、作業内容は大きく変わらないため、主に日にちや曜日を今年用にメンテします。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　過去（前年度）に作った制作物を活用して効率よく準備を進める

使用する機能：タスク文書のコピー、ファイル添付、文書リンク

コピーしたタスク文書には添付してあるファイルやリンクもいっしょにコピーされますので、それらの制作物は一から作る必要はありません。前年のものをうまく活用して効率的に作業を進められます。

このサンプルタスク文書では招待客リスト、名札、当日の挨拶原稿、プレゼン資料などを掲載しています。

【画面③】

 

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【画面③】

 

特長4　協力会社の担当者や連絡先も重要な情報

使用する機能：URL,メールアドレスリンク

タスク文書にはメールアドレスやURLリンクも貼り付けられますので、招待状の印刷など協力してもらう業者さんの担当者の連絡先やメールアドレスを記載しておくと便利です。特にこの業務の引継ぎを受けたばかりの担当者にとっては、招待状は印刷会社に印刷してもらわないといけないという事が一目でわかりますので心強く感じると思います。

【画面④】

 

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【画面④】

 

特長５　実施予定日は業務の着手日

使用する機能：ヘッダー（実施予定日）

ヘッダー部の実施予定日は、そのタスク文書で管理する業務に取り掛かるべき日にちを表しています。実施予定日を管理することで作業への着手の遅れを防止するのに役立ちます。

【画面⑤】

 

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【画面⑤】

 

運用

1.まずイベント準備に関わる部門が自分の部門名をつけたおしごとルームを共有ルームとして登録します。
2.次に実施するイベントを、サンプルタスク文書を参考に共有ルームの中に作成します。自分達が担当するイベントの準備スケジュールや内容に合わせて、タスク文書のフォーマットを作成します。フォーマットは担当するイベントの特性にあわせて作る必要があるので、サンプルタスク文書をそのまま活用することは難しいかと思います。イベント準備のキックオフ時に、マネージャーと担当者が相談しながら、フォーマットを決めるのが良いでしょう。
3.次回開催時には、過去に作成したタスク文書をコピーして実施計画を作成したり、コピーされた制作物を有効に活用して効率よく準備作業を進めます。
 

効用

1.過去に作成したタスク文書を再活用することで効率よく作業が進められます。
2.タスク文書を組織的に活用すれば、マネージャーが準備状況を把握したり、担当者の業務引継ぎがスムーズに行えるというメリットもあります。
 

 

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