経費管理情報共有

サンプルタスク文書名

3-2-6　2021年度　経費予算（営業部）

 

背景

比較的規模の大きな企業様においては、部門単位で経費予算を割り振り、予実績管理を行うことがあります。各部門における予実績管理担当者にとっては、請求書や領収書の清算が正しく行われていることが、適切な経費管理の大前提となります。

ところが、部門のメンバーが全員正しく処理を行ってくれるとは限りません。誤った科目での清算や他のグループの予算№で処理してしまうことによって、経費の使用実績を正しく管理することができなくなってしまいます。部門のメンバーに何とか正しく精算処理をしてもらうために苦労されている担当者様が、意外とたくさんいらっしゃるのではないでしょうか？

 

ご提案内容

経費の処理ミス防止のための対策に悩んでいらっしゃるご担当者様は、サンプルタスク文書「2021年経費予算（営業部）」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、管理対象のメンバーに割り当てられている経費を、使用目的ごとに予算№、割り当てるべき勘定コードなどとともに、その金額を周知して、正しく精算してもらうための便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「3-2-6　2021年度　経費予算（営業部）」のイメージ

•タイトル：営業部の情報共有用のおしごとルームの中で経費予算のタスク文書であることがわかるように「2021年度　経費予算（営業部）」とタイトルに表示しています。
•状態　 ：このタスク文書が今期分の予算であることを「実施中」で表しています。
•タグ：営業部の中で共有する様々な情報の中から検索しやすい様に「経費/予算」「2021年度」などのタグを付与します。
•本文：各課ごとに配分された予算金額や一般の社員がよく使う費目の予算№や費目コードをわかりやすくまとめています。

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3-2ｰ6　2021年度　経費予算（営業部）　の構成

項目

内容

使う人
•部門単位で経費の振り分けと管理をこなっている企業様の各部門の経費予実績管理の担当者が作成し部門のメンバーが利用します。

利用範囲
•企業の部門内の全メンバー、複数の利用者。

おしごとルームの作成単位
•部門で共有したい情報用のおしごとルームを作ります。

タスク文書の作成単位
•年度別に経費予算管理用のタスク文書を作ります。

タグの使い方
•自部門の情報共有用のおしごとルームの中から経費予算管理用のタスク文書を探しやすい様に「年度」「経費」　などのタグを付与します。

 

特長１　よく使う費目は精算に必要な情報を一覧表で整理

使用する機能：折りたたみブロック、表作成

タスク文書の先頭にはメンバーが日常よく使用する経費のコードおよびグループごとに割り当てられている部門コード、予算№を表形式で整理しています。一般の従業員が経費精算システムで精算処理を行う際のミスを防止します。【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　予算一覧はEXCELのシートを添付

使用する機能：表作成、ファイル添付

一般の社員がよく使う交通費などの予算はタスク文書の中に表を直接作成して一目で確認ができるようにしますが、その他の経費はEXCELの表で経費一覧表を作って掲載することで情報を共有します。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　決裁基準など経費仕様に関するルールも添付

使用する機能：文書リンク添付

経費予算管理のタスク文書の中には予算の明細だけでなく「金銭使用に関する決裁基準」や「出張旅費規程」などお金の使用に関する規定集を掲載しています。

サンプルでは、実物のファイルを添付していますが、それでは、各部門ごとにファイルをコピーして貼り付ける形になり、改訂時の作業が煩雑になります。実際の運用では、原本ファイルはかんたんキャビネットの共有キャビネットにおいて、そのリンクをタスク文書に貼り付ける形が良いでしょう。

【画面③】

 

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【画面③】

 

運用

1.まず、はじめに部門で使う情報共有用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。（すでに部門の情報共有用のおしごとルームを作成済みの場合は、その中にタスク文書を作成します）
2.次に部門の情報共有用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして経費予算情報共有用のタスク文書のフォーマットを作成します。
3.フォーマットが決まったら、そのフォーマットをコピーして今年度用の経費予算情報共有用のタスク文書を作ります。
4.タスク文書ができあがったら保存場所をメンバーに周知します。
5.メンバーは経費処理の際に、このタスク文書を使って処理すべ勘定コード、予算№などを確認します。
6.予実績管理の担当者は、間違いの多い処理などをこのタスク文書の中にトピックスとして書き込み、メンバーの処理ミスを極力減らすよう努力します。

 

効用

1.よく使う予算の処理コードを公開することで、個々人の経費精算のミスを防止し処理時間を短縮できます。
2.金銭使用に関する決裁基準などを周知することで、正しい手続きを経てからお金を使うことが徹底できます。誤った手続きにより差し戻しされたり、処理をやり直すなどの無駄な時間を軽減します。
 
 

 

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