重点顧客対応履歴

サンプルタスク文書名

3-2-8 新潟〇〇株式会社 お客様訪問メモ

 

背景

営業活動でお客様を訪問した際は、何等かの手段で訪問時のコミュニケーション内容や、得られた情報を記録しているかと思います。SFAなどの専用のツールを使われている企業様もいらっしゃるかと思いますが、専用ツールの導入は敷居が高い、と感じている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか?現状ではお客様への訪問レポートはもっぱらメールで報告を受けていて、お客様への提出書類なども添付はされているものの、その都度データを保存しないと消えてしまうことがあるといった困りごとを抱えているマネージャー様もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの企業様は、サンプルタスク文書「新潟〇〇株式会社 お客様訪問メモ」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、お客様の訪問記録を整理して保存しておけるツールです。メールとは異なり、あらかじめフォーマットを用意しておくことができますので、報告項目の見出しを入力したり、報告事項を頭の中で整理する手間が省けます。

 

サンプルタスク文書「3-2-8 新潟〇〇株式会社 お客様訪問メモ」

•タイトル:担当するお客様名をタイトルにしています。
•状態:このタスク文書(お客様)で商談が進行中であることを「実施中」で表しています。
•タグ:商談中の商品カテゴリをタグで付与しています。
•本文:表形式でフォーマットを定め、訪問日ごとに一行を使って商談状況を記載します。
 
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3-2-8 新潟〇〇株式会社 お客様訪問メモ の構成

項目

内容

使う人

お客様を担当している営業担当者が利用します。

利用範囲

営業部門の複数のセールスとマネージャーが利用します。
個人で利用しても良いですが、マネージャーや他のセールスが閲覧する場合もあります。

おしごとルームの作成単位

営業担当者別に作ります。

タスク文書の作成単位

担当するお客様事に作ります。

タグの使い方

商談中の製品やサービスをタグとして設定します。
同一商品の商談切り口でお客様を俯瞰する際に使います。
 

特長1 お客様事にタスク文書を作成

使用する機能:表作成、ファイル添付

このタスク文書は担当するお客様事に作成します。ヘッダーのタイトル部にはお客様名を記載しています。「状態」はこのお客様で現在商談が発生しているかを管理するために使います。「納期」は直近の商談のクロージング予定日を「実施予定日」は、次回の訪問日として利用するのが良いでしょう。

タグには現在実施中の商談の対象商品やサービスを設定するとよいでしょう。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2 表を使って情報を整理

使用する機能:表作成、ファイル添付

このタスク文書では、表を使って商談情報を整理しています。訪問日、目的、結果など、記録すべきポイントをあらかじめフォーマット化しています。一回の訪問ごとに表の中の一行を使って記録します。上から下へ時系列順に記録していきます。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3 重点販売商品の商談状況はタグによる検索でチェック

使用する機能:タグ、タグによる絞り込み

個人別のおしごとルームを共有ルームとして作成し、タスク文書(お客様での商談メモ)をマネージャーや他のセールスと共有する運用の場合は、タグを付与しておくと便利です。例えばマネージャーが今月の重点販売商品の商談件数を調べたい場合は、右のツリー表示の中で「実施中(商談中)」の中の重点商品のタグをクリックすれば、その商品を含む商談が発生しているお客様のタスク文書だけがピックアップされます。画面では「テレワーク」に関する商談を選択して、3件のタスク文書(お客様)が検索されたことを表しています。

【画面③】

 

また、決定見込み度合いをA:一か月以内,B:3か月以内,C:半年以内などのランクに分けて管理したい場合は、それらをタグに設定してください。そうすれば、Aランクだけの案件を抽出して、来月の売り上げ予測を行うなどの使い方ができます。

 

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【画面③】

 

運用 

1.まずはマネージャーが、お客様訪問記録用のおしごとルームを、営業担当者単位で共有ルームとして作成します。
2.次に登録した個々の営業担当者のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして、自社の営業スタイルに合わせてタスク文書のフォーマットを作成します。フォーマット作成に当たっては、マネージャーと営業のリーダーが相談して、管理したい項目の量と記入のしやすさとのバランスを取りながら、フォーマットを決めるのが良いでしょう。
3.タスク文書はコピーできますので、最初に一つ作ったら、各営業担当者ごとのおしごとルームにコピーします。
4.フォーマットが決まったら、各営業担当者に展開します。
5.各営業担当者は、フォーマットのタスク文書をコピーして、お客様ごとにタスク文書を作成します。それぞれのお客様にあわせてヘッダー部を編集します。訪問後、それぞれの顧客での訪問記録を入力します。

 

効用

1.訪問先での商談の記録だけでなく、提出した書類を電子化して記録できますので、そこで起こったことを漏れなく記録できます。(必要に応じて音声データも記録できます)
2.タスク文書を組織的に活用すれば、マネージャーが準備状況を把握したり、担当者の業務引継ぎがスムーズに行えるというメリットもあります。