製品発売日程管理

サンプルタスク文書名

1-1-2 新製品発売日程(MFP3434)

 

背景

製造業様では、設計や開発部門だけでなく、様々な部門が関わり連携しながら、製品を世の中に送り出しています。商品の発売までには、会社によっても異なりますが、社内への通達、販売代理店様の研修などいくつかのステップを踏みながら発売を行います。そのスケジュールをステップごとに関連区と共有して、一体感を持って準備を進めたいのですが、なかなかよい方法が見当たりません。

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの方は、サンプルタスク文書「新製品発売日程（MFP3434）」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は、製造業様が製品の発売準備を進める際に、製品ごとに発売前に行うステップ（イベント）を整理して、確認しやすくしたタスク文書です。

情報は発売予定の製品ごとに整理しますが、製品ごとに折りたたんで表示できますので閲覧者が知りたい商品の情報にたどり着けやすくなっています。

 

サンプルタスク文書「1-1-2　新製品発売日程（MFP3434)」のイメージ 

•タイトル：製品名が入力されています。
•依頼者：担当者名が入力されています。
•タグ：検索に使う発売時期、製品カテゴリなどが付与されています。
•本文：新製品の発売までのスケジュールを表の中に簡潔に記載しています。新製品の特長がテキストで箇条書きで簡潔に表現しています。
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1-1-2　新製品発売日程（MFP3434)の構成

項目

内容

使う人
•製造業で新製品の発売準備に係る複数の従業員。

利用範囲
•複数の人が共同利用

おしごとルームの作成単位
•新製品の発売日程専用のおしごとルームを作成します。

タスク文書の作成単位
•製品ごとにタスク文書を作成します。

タグの使い方
•発売時期、製品カテゴリなど

主な検索方法
•詳細検索（「発売時期」と「製品カテゴリ」を組み合わせて検索します。
 

特長１　製品ごとにタスク文書を作成。必要な情報だけをシンプルに記述。

使用する機能：表作成

会社の業務標準で決められている発売までのステップ（イベント）を商品ごとにいつ実施予定なのか一覧表に整理して表示できます。必要に応じ商品の特長や販売予定価格なども記載すると便利です。

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【画面①】

 

特長２　発売時期や製品カテゴリのタグを付与して検索性を向上

使用する機能：タグ、詳細検索

並行して多くの商品の発売準備が進行していても、発売時期や製品カテゴリ及び発売の完了した製品と未完了の製品のタグでタスク文書（製品）を絞り込めますので検索が早く行なえます。

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【画面②】

 

運用

1.まず発売準備担当の代表メンバー数名が集まって、自分の会社のルールや商品特性に合わせて、このサンプルタスク文書をアレンジします。フォーマットは製品群ごとに異なったものを複数作られても結構です。
2.フォーマットが決まったら、発売日程専用のおしごとルームを共有ルームとして共有フォルダー上にひとつ作ります。作成したおしごとルームの中に、実際の製品ごとにタスク文書をいくつか作成します。
3.説明用のサンプルがいくつかできたら、社内で説明会を開くなどして運用方法を周知します。
4.周知が完了したら社内に公開します。製品の主担当者は、自分の担当する製品の情報を新たなタスク文書に記載します。
5.発売準備に関係するメンバーは対象のおしごとルームを監視先に設定します。
6.発売スケジュールが変更になったら、主担当者はタスク文書内の記載内容を修正します。タスク文書が修正されると関係するメンバーに通知が届きますので内容を確認します。
7.発売が完了したらヘッダーの「状態」を「実施中」から「完了」に切り替えます。

 

効用

1.タスク文書が増えてきても発売準備中の製品だけをピックアップしたり、発売時期や製品のカテゴリで絞り込み検索ができます。
2.製品ごとに必要な情報が決まったフォーマットでひとつのタスク文書にまとめられていますので、不特定多数の人が情報を閲覧しやすくなっています。
3.掲示板方式で情報を共有し、情報の修正があった場合には通知も飛ぶため、関連部署への連絡漏れが防げます。

 

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