2-1-2 事業所ガイド
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか?
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-2 事業所ガイド」は従業員の皆さんに会社の事業所の場所、行き方、事業所に用意されている各種設備の案内案内を行うためのものです。
項目 |
内容 |
使う人 |
•全国に複数の事業所を展開している会社の総務部門が作成し社員に公開します。
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利用範囲 |
•他の事業所を訪問する必要のある社員が利用します。
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おしごとルームの作成単位 |
•人事/総務/経理掲示板のおしごとルームを作成します。
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タスク文書の作成単位 |
•事業所ガイド専用のタスク文書を作成。
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タグの使い方 |
•事業所の情報が見たいときに連想するキーワード( 例:事業所、ガイドなど)をタグに設定しておきます。
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主な検索方法 |
•人事/総務/経理掲示板のおしごとルームの中で「事業所」「ガイド」のタグを選択して検索 など。
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使用する機能:表作成、ファイル添付
各事業所の情報が単に文章としてまとまられているだけでなく、図やファイルの添付も可能なので現地の地図や事務所内の座席表などを添付することも可能です。伝えたい情報をわかりやすく伝えることができます。
【画面①】
最初にでてくる画面で、このサンプルタスク文書「事業所ガイド」で得られる情報をコンパクトに解説していますので、すべて閲覧してから「結局知りたい情報が載っていなかった」という事が無いように工夫しています。【画面②】
使用する機能:表作成(行の挿入)、ファイル添付
紙と違って縦にどこまでもスクロールすることが可能なので、事業所が増えても次々と情報の追加が可能です。レイアウトを気にしながら情報を追加する必要がありません。【画面③】
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