掲示板（人事・総務・経理）

サンプルタスク文書名

2-1-4　人事規定集

 

背景

会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？

 

ご提案内容

そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。

「2-1-4　人事規定集」は、人事部門が従業員の皆さんに会社のルールを周知するためのものです。

 

サンプルタスク文書「2-1-4　人事規定集」のイメージ

•タイトル：人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中で人事規定を掲示するためのタスク文書であることがわかるように「人事規定集」とタイトルに表示しています。
•状態：このタスク文書が現在有効な規定を掲載中であることを「実施中」で表しています。
•タグ：人事／総務／経理掲示板の多くのタスク文書の中で、目的のタスク文書を検索しやすい様に情報提供元の部門や提供している情報の種別などをタグとして設定します。
•本文：規定ごとに実際の規定が示された文書を添付してあります。あわせて制定年月、改訂年月も掲載しています。
 
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2-1-4　人事規定集　の構成

項目

内容

使う人
•人事部門の担当者が作成し全社員が利用します。

利用範囲
•複数の利用者。全社員

おしごとルームの作成単位
•人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。

タスク文書の作成単位
•人事規定集専用のタスク文書を作成します。

タグの使い方
•人事規定を検索したい場合に連想するキーワード（ 例：人事、ルールなど）をタグに設定しておきます。

主な検索方法
•詳細検索で「人事」「ルール」などのキーワードを入力して検索。
 

特長１　情報を整理、分類して見やすく掲載

使用する機能：折りたたみブロック

このタスク文書では、最初に規定の改定などのお知らせ欄を設けています。その下には「就業関連」「金銭関連」「各種支援制度」に分けて、規定集を整理して掲載できるようにしてあります。それぞれの項目は、折りたたみブロックという機能を使って、見出しを残して折りたたまれています。【画面①】

 

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【画面①】

 

特長２　実際の規定文書や申請書はファイル添付

使用する機能：表作成、ファイル添付

「就業関連」の見出しをクリックすると内容が展開されます。展開先では表形式で情報が整理されており、「規定名」「規定集（ファイル）」「制定年月日」「改訂年月日」が掲載されています。このタスク文書では、規定集はPPTで添付されていますが、PDFに変換して掲載することもできます。【画面②】

印刷物をキャビネットで共有するのと異なり、複数の人が同時に閲覧できます。

 

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【画面②】

 

特長３　タグを設定して誰でも目的のタスク文書の検索が容易に

使用する機能：タグ、詳細検索

人事のおしごとルームの中にタスク文書が増えてきたら、目的のタスク文書を目視で検索するが難しくなってきます。目的の情報が「人事規定集」というタスク文書に掲載されている、という事がわかっていれば探しやすいですが、どんなタイトルが付いたタスク文書に必要な情報が掲載されているかわからない時は、なかなか目的のタスク文書にはたどり着けない場合もあると思います。

　

例えば、自社の再雇用制度について調べたいと思ったときには、詳細検索のタグ選択画面の中に発見した「再雇用」というタグと「ルール」というタグを指定して検索します。【画面③】

 

　その結果、目的の「人事規定集」のタスク文書がヒットするという仕掛けです。【画面④】

 

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【画面③】

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【画面④】

 

運用 

1.まず人事部門の担当者が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に、人事規定集専用のタスク文書を作ります。
2.人事規定集用のタスク文書は、サンプルタスク文書を参考にしながら自社で活用しやすい様にレイアウトします。もちろんサンプルタスク文書そのままのレイアウトで作成されても構いません。
3.フォーマットができあがったら、その中に実際の規定集や制定日、改定日などの情報を登録していきます。もともとWordなどのアプリケーションソフトで作成した規定集であれば、PDFに変換してから添付します。紙の規定集は、スキャンしてPDFファイルに変換して添付します。
4.すべての情報が登録し終わりましたら、社内に公開します。
5.従業員は人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中から詳細検索などから検索用のキーワードを入力して目的の人事規定集のタスク文書を検索し、内容を閲覧します。

 

効用

1.規定集の周知が漏れなく行えますので、社内からの問い合わせの削減に有効です。
2.紙と違い規定集が持ち出される心配がありませんので、いつでもだれでも必要な時に規定集の閲覧を行えます。
 
 

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