情報システム掲示板

サンプルタスク文書名

2-6-3　お知らせ　サーバー定期メンテナンス

 

背景

総務部門や情報システム部門の仕事の中には、社内に漏れなく伝えたいことが結構あると思います。会社が小さいうちは、全社一斉メールで伝えてもよかったのですが、会社の規模が大きくなってくると、メールの容量増大によるストレージ領域の圧迫の懸念などから、全社一斉メールの送付もはばかられます。昔ながらのやり方で、社内の掲示板にお知らせの紙を貼り出す方法もありますが、もっとスマートに周知したいものです。

 

ご提案内容

サーバーの定期メンテナンスによる利用停止時間の案内などを、メールを使わずに従業員にスマートに周知したいとお考えの情報システム担当の方は、サンプルタスク文書「お知らせ　サーバー定期メンテナンス」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、社内に重要なお知らせをわかりやすく周知したい場合に使える手軽で便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「2ｰ6-3　お知らせ　サーバー定期メンテナンス」 

•タイトル：このタスク文書で知らせたい内容をタイトルにしています。
•状態：このタスク文書が現在有効（メンテナンス実施前）の情報であることを「実施中」で表しています。
•タグ：掲載している情報の種類を表すタグを設定しています。例：サーバー、メンテナンスなど
•本文：情報の緊急性や重要度、周知内容などを掲載しています。
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2-6ｰ3　お知らせ　サーバー定期メンテナンス　の構成

項目

内容

使う人
•全社への通達をメールなどに頼っている企業様の情報システム部門が社内への情報の周知徹底のために利用します。

利用範囲
•情報システム部門の担当者やマネージャーが情報を提供し全社が閲覧します。

おしごとルームの作成単位
•社内システムに関する情報提供用として専用のおしごとルームを作ります。

タスク文書の作成単位
•お知らせ、案内別に作成します。

タグの使い方
•お知らせしたいシステム名（メール、サーバーなど）やおしらせの内容（例：メンテナンスなど）を表すタグを設定します。

主な検索方法
•詳細検索でタグを組み合わせて必要な情報を検索します。
 

特長１　緊急のお知らせか一般のお知らせかか一目でわかる

使用する機能：表作成

このタスク文書は、情報システム部門からのお知らせを適宜周知するための通達文書を発信（掲示）するための目的を想定して作っています。最初にこのタスク文書が、緊急性の高いものか通常のものか、一目でわかるように工夫しています。文書のタイトルや要旨は自由に記述します。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　表を使って整理して表現

使用する機能：表作成

本文中には文字の他に表を挿入してわかり

やすく表現することができます。【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　特定のWebサイトに誘導も可能

使用する機能：URLリンク貼り付け

本文中にはインターネットのWebページの
URLが貼り付けられますので、必要に応じWeb

ページに誘導することもできます。【画面③】

 

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【画面③】 

 

特長4　通知機能と未読／既読機能で認知度を向上

使用する機能：監視設定、未読/既読機能

掲示板方式なので、社員が掲示板（タスク文書）を能動的に見ない心配があります。そのことに対応するために、対象のおしごとルームを監視して情報が更新されると通知する機能【画面④】を使います。個々人の設定画面で監視設定を促すことで認知度を向上させるのに効果があります。【画面⑤】

 

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【画面④】

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【画面⑤】

 

また、自分がまだ開いていない（閲覧していない）タスク文書を赤色で表示する機能があるので

まだ見ていないお知らせ（タスク文書）に気付きやすくなります。【画面⑥】

 

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【画面⑥】

 

運用

1.まず情報システム部門でシステムの運用やサポートを行っている方が、社内向けのお知らせを行うおしごとルームを共有ルームとして登録します。
2.共有ルームの中には、タグを設定しておくと、検索に便利です。過去のお知らせの内容を振り返って、どうグルーピングすれば検索しやすいか考えてタグを整理してから登録しましょう。
3.次に登録したお知らせ用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして伝えたい事柄別に、いくつかタスク文書のフォーマットを作成します。お知らせごとにフォームが異なると、閲覧者が戸惑うこともありますので、なるべく伝えたい事柄ごとにフォームを統一するのがよいでしょう。
4.お知らせしたいことが発生したら、その都度タスク文書のフォーマットをコピーして、お知らせのタスク文書を作成し、できあがったら社内に公開します。
5.全社員に、該当のおしごとルームを通知プログラムで監視するように促すと、伝達効果が高まります。
6.情報が掲示されてから時間が経過した後に調べたい事柄が発生したら、主に詳細検索を利用してお知らせを検索します。あらかじめ設定されているタグを組み合わせて情報を絞り込みます。

 

効用

1.情報システム担当者など、全社員に情報を周知する役割を持った方が、全社員が閲覧可能な掲示板として使えるため、情報周知の効率アップに役立ちます。
2.利用者に情報の検索手段を提供できますので、情報システム担当への問い合わせを削減する効果があります。

 

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