会議議事録管理

サンプルタスク文書名

2-8-1　会議議事録　SD1課定例会議　2021年12月20日

 

背景

会社の中ではスポット的に開催される臨時の会議や、週ごと月ごとに定期的に開催される会議など様々な会議があります。そのため会議ごとに開催通知や議事録を作成することに多くの時間を取られている方々がいらっしゃいます。会議を運営するには、事前に議題を明確にして、その議題が情報の周知なのか、討議なのか、何かの結論を出すためのものなのかなど、目的をはっきりさせて実施する必要があります。そのために事前に会議開催案内を通知し、決定事項やアクションアイテムを議事録に残すわけですが、もっと効率よく会議運営を行えないものかとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

 

ご提案内容

会議のコーディネーターが、会議の在り方を見直して、さらに有意義な場にしたいとお考えの場合、サンプルタスク文書「会議議事録　SD1課定例会議　2021年12月20日」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、会議の案内、議事録の発信を効率的に行い、会議を有意義な場として活性化させるのに便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「2ｰ8-1　会議議事録　SD1課定例会議　2021年12月20日」 

•タイトル：このタスク文書で管理する会議体の名称と会議の開催日をタイトルで表しています。
•状態：このタスク文書が現在継続的に開催されていることを「実施中」で表しています。
•実施予定日：この会議体の次回開催日を表しています。
•タグ：会議で扱ったテーマや議題をタグで付与しています。
•本文：過去に開催した日時や話し合われた議題のサマリー、今回行われた会議での議事内容、使用した資料、次回開催日と議題などが記載されています。
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2-8ｰ1　会議議事録　SD1課定例会議　2021年12月20日　の構成

項目

内容

使う人
•会議を効率よく運営したい。会議で決まった事柄やアクションアイテムを徹底したいと感じている会議のコーディネータ様が活用します。

利用範囲
•会議に関わるメンバーや上位職の方々が利用します。

おしごとルームの作成単位
•部署単位で議事録用のおしごとルームを作ります。

タスク文書の作成単位
•会議体別、開催日別にタスク文書を作成します。

タグの使い方
•会議開催区、議題などを表すタグを設定します。

主な検索方法
•詳細検索でタグを組み合わせて過去の議事録の中から見たい議事録を検索します。
 

特長１　会議アジェンダと議事録を共通化

使用する機能：表作成

このタスク文書は、会議体別、会議実施日別に作成しています。定期的に開催される会議のアジェンダと議事録を兼用する掲示板のような機能を持っています。定期的に開催される会議では、必ずしも毎回開催案内を発信する必要はなく、会議終了時に次回の開催日時と場所を決めて、このタスク文書の会議開催日欄に記述して会議を終了します。

【画面①】

 

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【画面①】

 

特長2　実施した会議ごとに見やすく整理

使用する機能：折りたたみブロック

実際の議事録は、開催日ごとに折りたたみブロックという機能を使って、開催日時を見出しとして議事内容は折りたたんで表示できるようになっていて、閲覧したい会議内容にたどり着きやすくなっています。

【画面②】

 

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【画面②】

 

特長3　次回の開催日時を決めて会議を終了

使用する機能：折りたたみブロック

見出し（開催日時）をクリックすると議事録が展開されます。議事内容の記録としても使いますが、次回の会議の議題をあらかじめ記載しておくことで次回の開催案内の役目も果たします。

【画面③】

 

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【画面③】

 

特長4　議題をタグに設定して検索を容易に

使用する機能：タグ、詳細検索

 

タスク文書は会議体別、開催日別に作成しますので、会議を重ねるごとにタスク文書（議事録）が増えていきます。大量の議事録の中から、過去に行われた特定のテーマに関わる議事内容や、決定事項を確認したい場合は、タスク文書ごとに話し合ったテーマや議題をタグとして付与します。

【画面④】

 

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【画面④】

 

SD１課で行われた会議の中で、ドライブレコーダー管理システムについて話し合った会議議事録を検索する場合には、詳細検索画面から該当するタグを選択して検索します。

【画面⑤】

 

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【画面⑤】

 

運用

1.まず、部署ごとの会議のコーディネーターが、議事録用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。おしごとルームの中にはすでに継続的に行っている会議体のテーマをタグとして登録しておきます。
2.次に登録した議事録用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして、議事録用のタスク文書のフォーマットを作成します。開催する会議のテーマに関係なくフォーマットを作成します。
3.フォーマットができたら、各グループの会議の主催者やコーディネーターに展開します。各主催者やコーディネーターは、すでに開催が決まっている会議の開催日や開催日時を入力して、折りたたみブロックなどを活用して会議のアジェンダや、議事内容の記述スペースを作成します。
4.次回の会議の内容が記述出来たら、共有ルームに保管して会議のメンバーに周知します。
5.会議のメンバーには、あらかじめ該当のおしごとルームを通知プログラムで監視するように促すと、主催者が次回の議題登録時などに参加者に通知が飛びます。

 

効用

1.タスク文書の作り方や会議体の運用方法を見直すことで、会議のための無駄な準備作業が削減できます。
2.会議の開催通知を掲示板方式に変更することで、議題の担当者が自分が会議で使う資料を事前に自ら登録し、会議時に投影されるタスク文書（アジェンダ）から資料を開いてプロジェクターに投影するなどして会議のペーパーレス化や事前の準備作業の削減が行えます。
3.タグを付与することで過去の議事内容の検索が容易になります。

 

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