イベント準備進行管理

サンプルタスク文書名

1-9-1　イベント企画　春だ東北食品祭り

 

背景

会社として何か大きなイベントを行う場合、昨今では広告代理店さんや、イベント企画会社さんに準備や運営を委託するのが一般的です。イベントの企画や運営を委託された企業様では、イベントで使う様々なマテリアルの準備を、複数のメンバーで分担して行う必要があります。作成するマテリアルや準備事項が多ければ多いほど、それらの制作進行管理は煩雑を極めます。多くのスタッフに漏れなく顧客企業との打ち合わせで決まったことや、それに伴って変更を強いられる作業内容や納期を、漏れなく伝える事に苦労されている企業様が数多くいらっしゃるのではないでしょうか？

 

ご提案内容

イベントの企画や準備を行う企業様や開催するイベントの準備責任者に指名された方にはサンプルタスク文書「イベント企画　春だ東北食品祭り」が参考になるかもしれません。このタスク文書は準備進行中のイベントに関して、準備が必要なマテリアルごとの担当者を明確にし、それらの制作状況を把握するのに便利なツールです。

 

サンプルタスク文書「1-9-1　イベント企画　春だ東北食品祭り」のイメージ

•タイトル：イベント名が入力されています。
•状態：そのイベントが準備中か過去に行ったものかを「実施中」、「完了」で区別します。
•タグ：そのイベントのカテゴリをタグとして付与します。
•本文：イベントの実施準備に必要な情報を記載したり制作したマテリアルを添付します。
 
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1-9-1　イベント企画　春だ東北食品祭り　の構成

 

項目

内容

使う人
•顧客からイベント企画や準備を請け負う広告代理店様。
•プロジェクトのリーダーが情報をまとめ準備に当たるスタッフと情報を共有します。

利用範囲
•プロジェクトリーダー並びに複数の準備スタッフが共同利用

おしごとルームの作成単位
•顧客ごとにおしごとルームを作成。

タスク文書の作成単位
•イベント単位でタスク文書を作成。

タグの使い方
•「イベントで扱う商品、サービス」「テーマ分類」「メインターゲット」などのタグを付与　します。

主な検索方法
•新たなイベントを請け負った際に過去に行った類似のイベントの内容を「タグ」を　使って検索します。

特長１　百貨店の催事場の規格をイメージ

このタスク文書は百貨店の催事場で災害復興支援

のための「うまいもの市」のような催しものを行う準備の

中で活用するツールを想定して作成しました。

 

 

特長2　文字と表で見やすく情報を整理

使用する機能：表作成

フォーマットとしては「催事概要」の説明文に始まって、催事準備の「スケジュール表」と続きますが、文字や表を組みあわせて見やすくレイアウトしてあります。【画面①】

 

 

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【画面①】

特長３　出展業者はリストで見やすく管理

使用する機能：表作成、折りたたみブロック

特に「出店業者リスト」は業者名、担当者、連絡先

などが一覧表になっていますので、担当者の誰もが出店業者と連絡が取れます。出展業者が多く、表が縦に長くなって、全体のレイアウトが見えずらくなった場合は折りたたみブロックを使って見出しだけを残して折りたたんで表示することができます。【画面②】

 

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【画面②】

 

特長４　写真や画像データも掲載

使用する機能：ファイル添付、折りたたみブロック

会場設営図や過去開催時の写真などの画像データを添付することもできます。【画面③】

 

 

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【画面③】

特長５　過去のイベントを検索して参考に

使用する機能：タグ、詳細検索

新たなイベントを請け負った際に過去に手掛けたイベントの内容や準備物を参考にしたい場合タグを活用した検索が行えます。

画面では、過去竹坂屋百貨店で実施した東北復興をテーマに行った食品市のイベントに関するタスク文書を検索するために、キーワードとなるタグを検索条件として選択している状態を表しています。【画面④】

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【画面④】

運用

1.まず、イベント準備責任者様もしくは代行の方が、サンプルタスク文書を参考にしてイベント企画管理用のおしごとルームを、依頼元の企業様ごとに共有ルームとして作成します。
2.おしごとルームができあがったら、その中にタスク文書のフォーマットを作成します。サンプルタスクに不足している項目があれば追加します。
3.必要に応じフォーマットをコピーして、過去に行ったイベントごとにタスク文書を作って情報を入力します。この際、あわせてタグの設定を行います。過去の実績からどんなテーマ、どんな地域、どんな商品やサービスを扱うイベントかを分類するためのタグを設定していきます。
4.フォーマットと記入サンプルが出来上がったら準備完了です。実際のイベント開催の話が持ち上がったら、あらかじめ作成しておいたタスク文書のフォーマットをコピーして、実際のイベント準備用のタスク文書を共有フォルダーに作成します。
5.実際に開催されるイベント用のタスク文書ができあがったら、イベントの概要やスケジュールを記述した上で、必要に応じ企画書を添付してイベント準備のキックオフを開催します。
6.イベント準備の中で制作したマテリアルは、仕掛かり中から完成品まで現物以外はこのタスク文書の中で共有するようにします。
7.関係するスタッフは通知プログラムで関与しているおしごとルームを監視対象に登録して、タスク文書の更新があるたびに内容を確認しながら準備を進めます。
8.内容の更新が発生したタスク文書は赤色で表示されます。
 

効用

 

1.現物以外の制作物は、このタスク文書の中で管理されますのでイベント準備責任者が準備の進捗状況をリアルに監視できます。
2.イベント準備に係るスタッフが情報を共有できますので、責任者からの伝達事項に漏れが無くなり、作業ミスや納期遅れを抑制します。
3.それぞれの役割分担ごとの作業進捗が、皆で共有できますので準備作業に一体感が生まれます。
4.過去に行った類似したイベントの準備物やスケジュールの閲覧が可能ですので、新たにイベントの準備を行う際の計画立案の参考になります。
 

 

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